Как создать раскрывающийся список в Excel (с пошаговыми инструкциями)
16 сентября 2021 г.
Если вы хотите, чтобы пользователи заполняли электронную таблицу, создание раскрывающегося списка может помочь улучшить процесс. Эта функция позволяет пользователям выбирать элементы из списка вместо того, чтобы вводить их отдельные значения. Добавление раскрывающихся списков может упростить пользователям заполнение электронных таблиц, а вам — упорядочить данные. В этой статье мы расскажем о двух разных методах создания раскрывающегося списка в Excel и рассмотрим полезные параметры настройки, например, как предотвратить или разрешить недопустимые записи.
Что такое раскрывающийся список в Excel?
Раскрывающийся список в Excel позволяет пользователям выбирать вариант из списка вариантов. Это может помешать пользователям вводить свои собственные значения и упростить быстрое заполнение электронных таблиц, предоставляя заданные параметры.
Раскрывающиеся списки находятся в одной ячейке и доступны, щелкнув значок стрелки раскрывающегося списка справа от ячейки. Щелкнув по этому значку, пользователи могут просмотреть все элементы в списке. Для более длинных списков пользователям может потребоваться прокрутка с помощью стрелок вверх и вниз на полосе прокрутки. Они также могут просматривать длинные списки, наводя указатель мыши на полосу прокрутки и прокручивая колесо мыши.
Как создать выпадающий список в Excel вручную
Вот как создать раскрывающийся список в Excel вручную:
Выберите ячейку, которую вы хотите содержать, в раскрывающемся списке. Если вы хотите, чтобы несколько ячеек содержали один и тот же список, вы можете выбрать несколько ячеек, щелкнув и перетащив их.
Нажмите на вкладку Данные на ленте. Перейдите в группу «Инструменты данных» и нажмите «Проверка данных».
В диалоговом окне «Проверка данных» в разделе «Настройки» щелкните раскрывающееся меню «Разрешить» и нажмите «Список».
Нажмите на поле «Источник» и введите значения, которые вы хотите отобразить в своем списке. Разделяйте каждое значение запятой, убедившись, что вы не ставите пробел после запятой, прежде чем нажимать OK.
Как создать выпадающий список в Excel с помощью таблицы
Вот как создать раскрывающийся список в Excel с помощью таблицы:
Откройте книгу Excel и создайте два листа. Отложите первый лист для заполнения вашими пользователями.
На втором листе создайте таблицу и введите нужные элементы в раскрывающийся список. Если вы уже набрали список элементов, вы можете преобразовать его в таблицу, нажав Ctrl + T.
Выделите ячейку или ячейки на первом листе, в который вы хотите добавить раскрывающийся список.
На первом листе перейдите в группу «Инструменты данных» на вкладке «Данные». Щелкните Проверка данных.
Перейдите на вкладку «Настройки» в диалоговом окне «Проверка данных». Щелкните раскрывающееся меню в разделе «Разрешить» и выберите «Список».
Нажмите кнопку «Источник», чтобы свернуть диалоговое окно «Проверка данных». Затем откройте второй лист и выберите элементы в таблице, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке.
Завершите раскрывающийся список, нажав Enter и выбрав OK.
Если вы не хотите, чтобы пользователи видели второй лист, щелкните правой кнопкой мыши имя листа. Выберите Скрыть.
Редактирование выпадающего списка
Чтобы отредактировать раскрывающийся список в Excel, который вы создали вручную, перейдите в раздел Проверка данных. Затем вы можете редактировать элементы списка в поле Источник. Если вы создали раскрывающийся список через таблицу, вы можете добавлять или удалять элементы, редактируя таблицу на втором листе. Изменения автоматически обновляются в раскрывающемся списке на первом листе.
Как разрешить или запретить другие записи
Важно решить, разрешать или запрещать значения, отличные от параметров в раскрывающемся списке. Настройте, какие записи принимает ваш раскрывающийся список в Excel, выполнив следующие действия:
Нажмите кнопку «Проверка данных», как вы это делали при создании раскрывающегося списка. Нажмите на вкладку Предупреждение об ошибке.
Если вы хотите разрешить неверные записи, снимите флажок «Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных». Нажмите «ОК».
Если вы хотите предотвратить ввод неверных данных, установите флажок «Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных». Нажмите «ОК».
Стили предупреждений об ошибках на выбор
Когда вы предотвращаете недопустимые записи в своем раскрывающемся списке, Excel позволяет вам выбрать стиль предупреждения. Выберите предпочтительный стиль, перейдя на вкладку «Предупреждение об ошибке» в диалоговом окне «Проверка данных». В раскрывающемся меню «Стиль» вы можете выбрать «Стоп», «Предупреждение» и «Информация». Вот дополнительная информация о каждом из трех стилей предупреждений об ошибках:
Останавливаться
Обратите внимание, что Stop — это параметр Excel по умолчанию. С помощью этого стиля предупреждения об ошибке Excel не позволяет пользователям вводить недопустимое значение. Появится сообщение об ошибке, предлагающее пользователю повторить попытку.
Предупреждение
Стиль «Предупреждение» отображает сообщение об ошибке, когда пользователи вводят неверные данные. Однако, в отличие от стиля Stop, у пользователей есть возможность переопределить параметры проверки данных. Если вы выберете Да, Excel сохранит вашу неверную запись. Они также могут выбрать «Нет», если предпочитают выбрать действительную запись. Если пользователь нажимает Enter, Excel автоматически выбирает Нет.
Информация
Информация аналогична стилю «Предупреждение» в том смысле, что пользователи видят сообщение при вводе неверных данных. Они могут пропустить сообщение и завершить ввод. Разница в том, что информационный стиль автоматически сохраняет недопустимое значение пользователя, если он нажимает Enter.
Как создать сообщение об ошибке
Выбрав стиль оповещения об ошибке, вы можете настроить сообщение, которое появляется, когда пользователь вводит неверные данные. Вот инструкции по созданию сообщения об ошибке для раскрывающегося списка в Excel:
Перейдите на вкладку «Предупреждение об ошибке» в диалоговом окне «Проверка данных».
Нажмите на поле Заголовок и введите заголовок.
Введите сообщение об ошибке в поле Сообщение об ошибке.
Заголовок предупреждения об ошибке по умолчанию — «Microsoft Excel». Однако вы можете настроить его на что-то вроде «Неверная запись!» чтобы пользователи понимали, что их запись недействительна. Точно так же сообщение об ошибке по умолчанию: «Введенное вами значение недопустимо». Вы можете изменить его на что-то более дружелюбное, например «Выберите вариант из раскрывающегося списка».
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.