Как создать профессиональное приветствие по электронной почте

24 февраля 2021 г.

Если вы пишете личное или профессиональная электронная почта, важно использовать правильное приветствие, известное как приветствие. Приветствие, которое вы используете, в конечном итоге создает тон и голос отправляемого вами электронного письма.

В то время как личные электронные письма требуют дружеского приветствия, деловое электронное письмо, например, вашему коллеге, должно быть профессиональным. Поскольку вы будете переписываться с коллегами или руководителями, важно, чтобы вы обращались к ним с уважением.

Хотя правильное приветствие зависит от работодателя, лучше оставаться формальным, пока вы не поймете культуру компании. В этой статье мы объясним, что такое приветствие по электронной почте, различные типы и как выбрать правильный для вашей деловой переписки.

Что такое электронное приветствие?

Электронное приветствие — это приветствие, которое вы используете в начале электронного письма. Тип приветствия, который вы выберете, зависит от человека, к которому вы обращаетесь. Как ты начать свою электронную почту сразу установит ваш голос в электронном письме, поэтому лучше выбрать тот, который адекватно передает голос, который вы ищете. Например, для деловой переписки лучше всего использовать профессиональное приветствие по электронной почте.

Почему приветствия в деловой электронной почте важны?

Выбор правильного приветствия по электронной почте особенно важен на рабочем месте. Он не только задает тон всему письму, но и отображает надлежащий этикет. Приветствия особенно важны, если вы отправляете электронное письмо своему руководителю или выше. Электронные письма такого рода должны оставаться профессиональными, и использование правильного приветствия должно демонстрировать ваше величайшее уважение и уважение.

Типы приветствий по электронной почте

Когда дело доходит до обращения по электронной почте, существует несколько типов приветствий. Чтобы понять, какие приветствия лучше всего подходят для деловой переписки, важно знать разнообразие приветствий. Вот несколько типов распространенных приветствий по электронной почте:

Стандартное приветствие

Стандартное приветствие является наиболее традиционным в деловой переписке. Это просто, уважительно и показывает уровень профессионализма. При использовании стандартного приветствия важно использовать имя человека. Если вы плохо знаете своего получателя, лучше использовать его фамилию. Например, для этих целей лучше использовать «Dear Ms. Doe», чем «Dear Jane».

Пример: Уважаемый мистер Гилберт,

Дружеское приветствие

Дружеские приветствия имеют более неформальный и непринужденный тон. Этот тип приветствия часто используется при обращении к коллеге или другу. Это более прямолинейно и передает более простой голос. Также уместно включить чье-то имя в дружеское приветствие, например «Привет, Джейн». Если вы ищете дружеское, но более официальное приветствие, выберите «Привет». «Привет» в наши дни становится все более распространенным, но оно считается очень непринужденным и лучше всего подходит только для друзей или людей, которые, как вы знаете, приветствовали бы такое непринужденное приветствие.

Пример: Привет или Здравствуйте,

Профессиональное, но сердечное приветствие

Если вы надеетесь выразить профессионализм, не будучи слишком формальным, подумайте о сердечном приветствии. Хотя вы по-прежнему обращаетесь к получателю с уважением, сердечное приветствие также дает вам возможность быть дружелюбным. В ситуациях, когда вы плохо знаете получателя, сердечного приветствия будет достаточно.

Пример: Привет, или Добрый день,

Деловые приветствия по электронной почте, которых следует избегать

Хотя использование неформальных приветствий на рабочем месте стало более распространенным явлением, это не означает, что они должны использоваться или что ваш работодатель предпочитает их. Электронные письма на рабочем месте должны по-прежнему выражать уважение к получателю и нести профессиональный тон.

Вот несколько приветствий, которых следует избегать при создании делового электронного письма:

Для предъявления по месту требования

Не используйте фразу «Для кого это может касаться» в деловой переписке, поскольку она не адресована конкретному лицу. Если вы знаете, к кому обращаетесь, вы должны использовать их имя в приветствии по электронной почте. Использование «Для кого это может касаться» показывает, что вы не нашли время, чтобы найти имя получателя. То же самое можно сказать и об использовании «Уважаемый менеджер по найму» в качестве общего приветствия.

Уважаемые дамы и господа

Хотя важно оставаться профессионалом, это приветствие кажется немного далеким. Как и в случае с приветствием «Для кого это может касаться», использование «Уважаемый господин или госпожа» дает получателю понять, что вы не нашли время, чтобы найти его имя.

Привет

Хотя это небрежное приветствие может подойти для электронных писем между вами и коллегой, оно считается неформальным, и его следует избегать при обращении к работодателю. Избегайте этого приветствия, выбирая то, которое демонстрирует большее уважение к получателю, например «Уважаемый…» или «Приветствую».

Гендерные приветствия

Избегайте использования гендерно-специфических приветствий. Такие приветствия, как «Привет, ребята» или «Привет, дамы», могут быть восприняты как оскорбительные. Вместо этого выберите «Приветствую всех» или «Привет всем», в зависимости от тона, который вы поддерживаете.

Как выбрать электронное приветствие

При выборе правильного приветствия важно учитывать ваши отношения с получателем. Если вы обращаетесь к потенциальному кандидату или коллеге, обязательно выберите официальное приветствие. Если вы отправляете электронное письмо кому-то более расслабленным тоном, вы можете использовать неформальное или дружеское приветствие. Важно проанализировать ситуацию и учитывать получателя при выборе приветствия по электронной почте.

Вот несколько шагов, которые следует учитывать при выборе приветствия по электронной почте:

1. Знайте свою аудиторию

Главный показатель того, как вы должны адресовать электронное письмо, заключается в ваших отношениях с получателем. Например, при отправке письма работодателю важно использовать профессиональное приветствие. Если вы не так давно знаете получателя, также лучше выбрать официальное приветствие. Электронное письмо коллеге, с которым вы общаетесь более непринужденно, заслуживает более неформального приветствия.

2. Знайте цель вашего электронного письма

При написании делового приветствия чаще всего вы будете обсуждать деловые вопросы. С такими темами выберите приветствие, которое задает профессиональный тон. В то время как электронное письмо с объявлением о рождении должно иметь более непринужденное приветствие, деловое электронное письмо должно быть адресовано с максимальным профессионализмом и уважением.

3. Учитывайте восприятие получателя

Важным способом настроить деловую электронную почту для успеха является поиск контактной информации и полного имени получателя. Это даст им понять, что вы нашли время, чтобы найти их имя, и позволит вам соответствующим образом адресовать свою электронную почту. Это также покажет, что вы принимаете во внимание важные детали, и, вероятно, заставит их увидеть вашу электронную почту в более благоприятном свете. Это особенно важно для электронных писем, которые вы отправляете людям, которых давно не знаете. Правильное приветствие поможет вам построить долгосрочные деловые отношения.

Выбор правильного приветствия может помочь вам представить себя с чувством профессионализма и показать вашим коллегам, что вы серьезно относитесь к своей работе. Хотя приветствие состоит всего из нескольких слов, важно выбрать то, которое создаст правильный тон для цели вашего письма и его получателя.