Как создать описание содержания проекта

10 ноября 2021 г.

Когда вы делаете карьеру в области управления проектами, вы можете работать в самых разных отраслях, от строительства до разработки программного обеспечения. Независимо от вашей отрасли, вы должны знать ключевые термины управления проектами, чтобы преуспеть в своей роли. Каждый руководитель проекта должен понимать важность описания содержания проекта и знать, как его разработать. В этой статье мы объясним, почему эта концепция важна, и обсудим, как составить описание содержания проекта.

Что такое описание содержания проекта?

Описание содержания проекта — это документ, в котором обобщаются все аспекты проекта и объясняется, чего ожидать. Как правило, это внутренний документ, предназначенный для обеспечения ясности и руководства для участников проекта. Как участники, так и заинтересованные стороны могут обращаться к описанию содержания проекта для целей планирования и участия.

Описание содержания проекта обычно включает следующие элементы:

• Цели: Общие цели проекта и объяснение того, что сделает проект успешным.

• Результаты: Конечный продукт проекта, такой как офисное здание или программное приложение.

• Временные рамки: даты начала и окончания проекта, а также даты важных вех.

• Бюджет: общая стоимость проекта и его основных компонентов.

• Заинтересованные стороны: участники проекта, такие как менеджер, участники и руководители отделов.

• Ограничения: любые проблемы, которые могут помешать команде завершить проект в соответствии с планом.

• Воздействия: Любые бизнес-процессы или другие усилия, которые проект может задержать или поставить под угрозу.

Чтобы составить эффективное описание содержания проекта, следуйте приведенным ниже рекомендациям.

• Сделайте его максимально коротким и лаконичным. Помните, что заявление является только планом, и сохраните подробные планы для последующих документов, таких как план управления содержанием проекта.

• Убедитесь, что это легко понять. Используйте термины и формулировки, понятные всем получателям, а не жаргон и сокращения. Возможно, вам потребуется распространить описание содержания проекта среди участников и заинтересованных сторон в нескольких отделах.

• Ответьте на важные вопросы**.** В заявлении о содержании проекта должны быть четко указаны преимущества завершения проекта. Например, вы можете объяснить, как проект согласуется с бизнес-целями компании или как результат удовлетворяет потребности рынка.

Различия между описанием содержания проекта и аналогичными документами

В зависимости от характера проекта, которым вы управляете, вам, возможно, придется разработать множество различных документов, чтобы обозначить цели или участников. Объемы работ и планы управления содержанием проекта служат взаимодополняющим, но различным целям.

Объем работ и описание содержания проекта

В отличие от описания содержания проекта, объем работ — это не столько плановый документ, сколько соглашение между сторонами. Объем работ описывает работу, которую подрядчик или консультант соглашается выполнить для организации. Например, типичный объем работ объясняет результаты проекта, сроки, вехи и процесс отчетности о ходе выполнения.

План управления содержанием проекта и описание содержания проекта

Для большинства организаций план управления содержанием проекта следует за описанием содержания проекта. План управления содержанием проекта гораздо более подробен и четко объясняет как различные этапы проекта, так и задачи на каждом этапе. Этот документ также является неотъемлемой частью аудита проекта и отчетности, поскольку вы можете использовать его для просмотра результатов и оценки успеха.

Как создать описание содержания проекта

Вот семь шагов для создания описания содержания проекта:

1. Укажите причину проекта

Начните с обсуждения «почему» проекта. Почему это важно, и почему ваша организация должна сделать это сейчас? Объясните, как это согласуется с одной или несколькими бизнес-целями вашей организации. Например, ваша организация может захотеть увеличить общий доход на 25 %, а проект может быть нацелен на создание эквивалентных продаж.

2. Обсудите ключевые задачи

После согласования проекта с бизнес-целями вашей организации обсудите основную цель проекта. Используйте структуру SMART, чтобы прояснить цель:

• Конкретность. Будьте как можно более точны в том, чего вы хотите достичь с помощью проекта и почему.

• Измеримость: используйте измеримую цель, чтобы упростить ее понимание и отслеживание.

• Достижимость: убедитесь, что любая поставленная вами цель достижима в зависимости от ресурсов и временных рамок.

• Актуальность: Подтвердите, что цель проекта тесно связана с более крупными целями вашей организации.

• На основе времени: предложите крайний срок или контрольные даты, чтобы вы могли отслеживать прогресс и успех.

3. Опишите объем

Затем наметьте объем проекта, объяснив работу, которую будет выполнять ваша команда. Вместо того, чтобы перечислять все задачи, укажите основные этапы. Например, проект лидогенерации вашей организации может включать в себя такие ключевые аспекты, как исследование аудитории, разработка маркетинговых и рекламных кампаний, выбор инструмента управления взаимоотношениями с клиентами и создание процесса, которому должен следовать отдел продаж.

4. Объясните результаты

У каждого проекта есть как минимум один конечный продукт, отражающий общие цели. В зависимости от характера проекта результат может быть физическим, например смартфон, или нематериальным объектом, например цифровым приложением. Например, результатом может быть список подходящих потенциальных клиентов для проекта лидогенерации.

5. Упомяните об исключениях

Когда вы подводите итоги проекта, важно определить элементы, которые не включены в объем. Выполнение этого шага может устранить любые предположения, которые могут быть у типичного заинтересованного лица, и установить соответствующие ожидания. Например, заинтересованные стороны могут предположить, что ваш проект по привлечению потенциальных клиентов включает в себя конверсии или новых клиентов. Если результаты проекта включают потенциальных клиентов, но не клиентов, четко укажите это исключение.

6. Выделите вехи

Затем укажите дату окончания проекта и этапы, которые вы планируете выполнить в процессе. Вехи должны согласовываться с результатами или основными этапами и всегда должны включать сроки. Например, вехи для проекта по привлечению потенциальных клиентов могут включать даты, к которым вы отправляете проект маркетинговой кампании и выбираете подходящий инструмент.

7. Уточните любые ограничения

Каждый проект имеет потенциальные ограничения или факторы, которые могут повлиять на результаты проекта. Уточняя ограничения перед началом проекта, вы можете помочь заинтересованным сторонам понять, что необходимо для успеха проекта. Для проекта лидогенерации все, от имеющегося персонала до проблем с расписанием из-за других важных проектов, может повлиять на результат проекта.