Как создать эффективную структуру интервью

18 марта 2021 г.

Когда вы занимаете руководящую должность или работаете в отделе кадров, вы обязаны проводить собеседования и нанимать кандидатов, которые отражают потребности вашего отдела или ценности компании. Интервьюеры и менеджеры по найму используют структурированные интервью, чтобы обеспечить продуктивные и честные беседы с кандидатами на работу. Изучив, как создать и эффективно использовать структуру собеседования, вы можете быть уверены, что выбрали наиболее подходящего кандидата на должность.

В этой статье мы определим структуру интервью, рассмотрим, почему важно использовать форматы структурированных интервью, и предоставим список шагов, которые помогут вам определить, как создать структуру интервью.

Что такое структура интервью?

Структура собеседования — это формат собеседования, при котором интервьюеры задают каждому кандидату одни и те же вопросы о должности. Это заранее запланированные вопросы, которые обычно включают вопросы о навыках и профессиональном опыте кандидата. Интервьюеры также задают вопросы о конкретных должностных обязанностях, чтобы оценить уровень комфорта кандидата или относительный опыт. В структурированном формате интервью интервьюеры, как правило, воздерживаются от множества дополнительных вопросов или дискуссий с кандидатами не по теме, чтобы у них было время задать каждый вопрос из своего списка.

Почему важно использовать структуру интервью?

Использование структуры интервью важно для интервьюеров по нескольким причинам. Вот несколько примеров того, как использование структуры интервью может принести вам пользу:

• Дает каждому кандидату справедливую оценку: задавая каждому кандидату одни и те же вопросы, вы даете каждому из них возможность дать свой собственный уникальный ответ. Кроме того, задавая одинаковые вопросы всем, вы гарантируете, что каждый кандидат получит возможность ответить на вопросы о важных навыках или обязанностях на работе. В формате неструктурированного собеседования вы можете не забыть задать кандидату важный вопрос, что упрощает оценку кандидатов, которых вы задали.

• Гарантирует, что интервьюеры связывают навыки кандидата с конкретными должностными обязанностями: ключевой частью структурированных интервью является оценка кандидатов в связи с рассматриваемой должностью. Создание структуры собеседования заставляет вас просмотреть описание работы и задать вопросы о том, какие навыки или опыт кандидат может привнести в работу.

• Помогает работодателям быстро принимать решения о кандидатах: когда интервьюеры используют более неструктурированные форматы интервью, это побуждает к серии дополнительных интервью, чтобы узнать все, что им нужно знать о кандидате. Напротив, структурированные интервью побуждают интервьюеров оставаться сосредоточенными на конкретных темах, потенциально позволяя им узнать больше о кандидате во время одного интервью, чем если бы они следовали неструктурированному формату. Таким образом, структурированные собеседования помогают работодателям быстрее проводить собеседования и нанимать кандидатов для заполнения вакансий.

• Поощряет интервьюера заранее готовить темы: структурированные интервью вдохновляют интервьюеров начинать разрабатывать вопросы и формат задолго до даты интервью. Это гарантирует, что у них есть ряд хороших вопросов, чтобы правильно оценить кандидатов на работу. Это также гарантирует, что интервьюеры укладываются во временные рамки, если им нужно провести собеседование с несколькими кандидатами в один и тот же день.

Как создать структуру интервью

Чтобы провести эффективное собеседование, вам нужно убедиться, что у вас есть установленная структура, чтобы правильно оценить каждого кандидата и спровоцировать продуктивную дискуссию. Вот как создать структуру собеседования, соответствующую доступной вакансии:

1. Оставьте место для вводного периода

При создании структурированного интервью вы должны убедиться, что в начале интервью у вас есть время для знакомства и первоначального разговора с кандидатом. Это помогает кандидату почувствовать себя более комфортно перед началом фактического собеседования. Вот несколько хороших примеров вводных вопросов:

• Как вы сегодня?

• Вы нашли нас в порядке?

• Можете ли вы рассказать мне немного о себе?

• Какие хобби вам нравятся помимо вашей работы?

2. Ознакомьтесь с описанием вакансии

Прочитайте описание вакансии и выделите ключевые навыки и квалификации, которыми должен обладать подходящий кандидат. Кроме того, просмотрите должностные обязанности или ежедневные задачи для этой роли. Используя эту информацию, составьте один список навыков и один список должностных обязанностей. Затем проконсультируйтесь с уже работающими внутренними сотрудниками, чтобы получить больше информации о конкретных навыках и требованиях к работе.

3. Определите, как необходимые навыки соотносятся с должностными обязанностями

Ссылаясь на информацию, которую вы узнали о необходимых навыках и должностных обязанностях для этой роли, сравните, какие навыки необходимы кандидатам для выполнения отдельных должностных обязанностей. Например, менеджер по маркетингу определяет, что кандидат в специалисты по маркетингу должен иметь хорошее межличностное общение, чтобы создавать контент, ориентированный на аудиторию, и выполнять межведомственные проекты с командами продаж и обслуживания клиентов.

4. Создавайте вопросы, отражающие навыки выполнения конкретных должностных обязанностей.

В зависимости от отведенного времени на каждое собеседование составьте список из не менее 10 или более вопросов, которые вы можете задать каждому кандидату. Эти вопросы должны помочь вам определить способность кандидата выполнять определенные должностные обязанности, используя навыки межличностного общения или технические навыки. Вот примеры вопросов на собеседовании о должностных обязанностях, сгруппированных по навыкам:

Вопросы для оценки владения компьютерными программами:

• Какие программы у вас есть опыт использования?

• Как вы использовали программное обеспечение на предыдущих должностях?

• Устраивают ли вас программы, которые вам понадобятся в этой роли?

Вопросы для оценки способностей к командной работе:

• Можете ли вы рассказать мне о случае, когда вы сделали все возможное, чтобы помочь товарищу по команде?

• Какую роль вы обычно берете на себя, работая в команде?

• Вы когда-нибудь не соглашались с коллегой по поводу решения по проекту? Как вы это решили?

Вопросы для оценки навыков решения проблем:

• Извлекая данные для одного из наших списков адресов электронной почты, вы замечаете, что у двух из них очень низкий доход. Каковы ваши первоначальные мысли и реакции?

• Можете ли вы рассказать мне о случае, когда вы не могли решить проблему?

• Вам когда-нибудь приходилось быстро принимать решение, чтобы решить проблему? Каковы результаты?

Вопросы для оценки надежности:

• Можете ли вы привести пример, демонстрирующий вашу пунктуальность в работе?

• Что бы вы сделали, если бы конфликт возник в тот же день, когда у нас была важная презентация для клиента?

• Вы не закончили важную задачу к концу рабочего дня, но крайний срок завтра. Что вы делаете?

5. Создайте шкалу оценок, чтобы оценить каждый вариант ответа.

После того, как вы разработали необходимые вопросы для каждого кандидата, вам нужно создать шкалу оценок, чтобы оценивать каждый ответ, который дает кандидат. Интервьюеры обычно используют пяти- или семибалльную шкалу. Это позволяет вам просмотреть, какой кандидат получил высокие баллы, а также позволяет вам сравнить свои баллы с другими интервьюерами при проведении панельного интервью. Вот пример пятибалльной оценочной шкалы, которая подчеркивает удовлетворенность интервьюеров ответом кандидата и уровнем его навыков:

1 – очень не доволен

2 – не удовлетворен

3 – Ни неудовлетворенный, ни неудовлетворенный

4 – удовлетворен

5 – Очень доволен

6. Добавьте в конце раздел, где кандидаты могут задавать вопросы.

Знакомство с кандидатом и его квалификацией так же важно, как и знакомство кандидата с компанией и ее предложениями. Не забудьте включить примечание в нижней части листа с вопросами, которое напоминает вам о том, какие вопросы у них есть. Это также отличный способ обозначить завершение интервью.

Советы по использованию структуры интервью

Вот несколько полезных советов о том, как использовать структуру интервью при разговоре с кандидатом во время собеседования:

• Используйте активное слушание. Активное слушание включает в себя легкие кивки, словесные подтверждения, улыбку, зрительный контакт и другие положительные сигналы тела. Это важно, особенно во время структурированных интервью, чтобы кандидат чувствовал себя более комфортно и продемонстрировал вашу вовлеченность в беседу даже при зачитывании заранее заданных вопросов.

• Делайте заметки во время каждого ответа: Ведение заметок передает ваш интерес и дает вам точку отсчета при сравнении ответов кандидатов позже. Вы можете сделать краткие примечания под каждым вопросом на листе бумаги или использовать резюме кандидата, чтобы выделить определенные квалификации.

• Делайте подробные записи после каждого интервью. Составление подробных заметок или оценка ответов кандидатов во время интервью может отвлечь вас и интервьюера, поэтому не забудьте использовать время сразу после интервьюера для ранжирования ответов кандидатов и уточнения кратких заметок. Это особенно полезно, если вы проводите собеседование с несколькими кандидатами в один и тот же день, так как позволяет вспомнить больше информации о каждом из них.

• Включите небольшие комментарии или похвалы, чтобы повысить достоверность: хотя вы используете структурированный формат интервью, важно сообщить о своем интересе к их ответам. Это помогает кандидату чувствовать себя ценным, а также способствует более естественному разговору.