Как создать диаграмму матрицы приоритетов действий за 5 шагов
7 декабря 2021 г.
Создание диаграммы — отличный способ визуализировать цели, проекты или задачи. Матричная диаграмма приоритетов действий — это визуальное представление группы задач, которое может помочь командам сосредоточиться на проекте по разделам. Понимание того, что такое матричная диаграмма приоритетов действий и как ее создать, поможет вам воспользоваться преимуществами этого полезного инструмента планирования для вашего следующего командного проекта. В этой статье мы определяем матрицу приоритетов действий, показываем, как создать ее за пять шагов, и намечаем шаблон и пример для справки.
Что такое матрица приоритетов действий
Матрица приоритетов действий — это наглядная диаграмма, которая помогает командам сосредоточиться на отдельных задачах, расставив их по приоритетам. Разделяя задачи и приоритизируя их, команды могут сосредоточить свое внимание и ресурсы там, где они больше всего нужны, выполняя отдельные задачи или более крупные проекты в порядке их важности. Диаграмма также помогает команде измерить влияние каждой задачи или проекта. Обычно матрица приоритетов действий состоит из осей X и Y с одним пересечением. Тело диаграммы состоит из квадрата, который опирается на эти оси и состоит из четырех отдельных квадратов.
Четыре квадрата
Четыре квадрата — это «быстрые победы», «крупные проекты», «дополнения» и «неблагодарные задачи». По вертикали, или оси Y, вы делите квадраты на две части: слабое воздействие и сильное влияние. Это измеряет общее влияние каждого элемента на проект или команду. На горизонтальной оси или оси X вы делите квадраты на дополнительные секции, помеченные как «малые усилия» и «высокие усилия». Этот раздел поможет вам измерить объем работы, который требуется для каждой задачи или проекта. Вы можете заполнить каждый квадрат задачами и обязанностями, которые согласуются с их индивидуальным уровнем усилий и влиянием.
Профессионалы обычно используют матрицу приоритетов действий для более крупных проектов, где они делегируют задачи командам, отдельным лицам или разбивают проект на разделы. Матрица приоритетов действий — это гибкая модель, которая может работать как для долгосрочных или краткосрочных проектов, так и для крупномасштабных операций.
Как создать матрицу приоритетов действий
Создание матрицы приоритетов действий может быть простым процессом, если вы понимаете, как использовать диаграмму. Вот пять шагов для создания матрицы приоритетов действий:
1. Создайте список действий или задач
Составьте список задач или действий, которые необходимо выполнить команде. Вы можете использовать матрицу приоритетов действий для крупных проектов или небольших, более целенаправленных задач. Перечислите свои задачи в произвольном порядке, сотрудничая с командой, чтобы узнать о любых дополнительных задачах, которые могут потребоваться для проекта. Тщательность помогает гарантировать, что каждая задача будет выполнена, а конечный результат будет высокого качества. Например, если вы используете матрицу приоритетов действий для назначения задач в проекте разработки программного обеспечения, включите каждую задачу в процессы разработки, проверки и утверждения.
2. Создайте свою диаграмму
Как только вы закончите свой список, вы можете создать матричную диаграмму. Нарисуйте оси X и Y с одним пересечением, создав квадрат только с двумя сторонами. Отметьте свою ось X с низким и высоким усилием, с низким усилием рядом с пересечением и высоким усилием на противоположном конце оси X. Затем пометьте свою ось Y таким же образом, но с низким и высоким воздействием вместо усилий. Наконец, нарисуйте крест внутри диаграммы, которая разделит ее на четыре квадрата. Пометьте каждый квадрат слева направо и сверху вниз следующим образом:
Быстрые победы
Крупные проекты
Вставки
Неблагодарные задачи
3. Назначьте каждому элементу оценку воздействия и усилия.
Просмотрите список задач или элементов. Назначьте каждому элементу оценку воздействия и усилия. Рассмотрите групповые и индивидуальные усилия и влияние каждого элемента на проект. Предметы, которые требуют много ресурсов, времени и денег, оцениваются выше по усилиям. Например, вы можете присвоить канцелярским задачам один балл за влияние и девять баллов за усилие. Канцелярская работа обычно требует больше усилий, но оказывает гораздо меньшее влияние на проект в целом. Проведение более продуктивных совещаний может получить 10 баллов за воздействие и 2 балла за усилие.
4. Перечислите свои предметы в правильных квадратах
После того, как вы назначите каждому элементу оценку усилий и воздействия, вы можете скопировать свой список на диаграмму матрицы приоритетов действий, перечислив каждый элемент в соответствующем квадрате на основе его оценок усилий и воздействия. Элементы, требующие больших усилий, но оказывающие минимальное влияние, находятся в нижнем правом квадрате, а элементы, требующие минимальных усилий, но оказывающие большее влияние, — в верхнем левом квадрате. Все остальное помещается между этими квадратами в спектре усилия и воздействия. Теперь вы можете посмотреть на каждую задачу с точки зрения ее влияния на весь проект.
5. Выполняйте задачи на основе назначенных в матрице усилий и воздействия
После того, как для элементов действий назначены усилия и оценки воздействия, команда может приступить к выполнению задач в порядке их важности. Сначала вы можете сосредоточиться на задачах с низким или высоким уровнем усилий, в зависимости от вашего стиля работы. Вы также можете корректировать баллы для каждой задачи по мере продвижения проекта и изменения приоритетов. Например, элемент с низкой отдачей и высокой оценкой усилий может стать более приоритетным по мере того, как вы приближаетесь к завершению проекта. Что-то вроде канцелярской задачи, такой как резервное копирование файлов, может приобретать все большее значение по мере изменения объема проекта.
Шаблон матрицы приоритетов действий
Вот шаблон матрицы приоритетов действий, который поможет вам создать собственную:
Низкие усилия Высокие усилия Высокая отдача Быстрые победы Крупные проекты Низкая отдача Заполнители Неблагодарные задачи
Пример матрицы приоритетов действий
Вот пример матрицы приоритетов действий для проекта разработки:
Низкие усилия Большие усилия Высокое влияние – Информируйте клиента о ходе проекта
– Ставить командные цели
– Создать макет
– Выполнение задач кодирования для программного обеспечения
– Проверить код для завершения
– Дизайн компонентов пользовательского интерфейса и UX Низкое воздействие – Установление сроков проекта
– Ставить командные задачи
– Создание логинов для команд – Резервное копирование файлов проекта
– Изучите отзывы клиентов
-Обзор отзывов команды