Как составить ежедневный график работы

11 марта 2021 г.

Из-за множества рабочих задач и дедлайнов ваши будни загружены, а иногда и утомительны. Вот где хорошо выполненный ежедневный график может помочь. Расписание тайм-менеджмента может помочь вам планировать свою жизнь, расставлять приоритеты и организовывать важные задачи, чтобы избавиться от беспокойства и повысить производительность. Это руководство поможет вам понять ценность ежедневного расписания, а также даст советы о том, как составить расписание, которому вы действительно будете следовать (и от которого будете получать пользу).

Что такое расписание?

Многие люди используют расписания для записи и запоминания предстоящих событий. Расписания могут организовывать профессиональные задачи, такие как встречи, проекты и задачи, а также личные приоритеты, такие как мероприятия с друзьями, свидания с вашим партнером, тренировки и семейные обязанности. Вы можете построить расписание в любом формате или стиле, который лучше всего подходит для вас.

Почему важно следовать графику?

Имея расписание, вы можете планировать все проекты и встречи заранее. Составление списка и планирование задач, которые вам нужно выполнить, может помочь вам избавиться от любых дел, которые загромождают ваш мозг. Это также поможет вам разобраться в каждой задаче. С рабочим графиком вы можете планировать, когда каждая задача должна быть завершена и сколько времени это может занять.

Составление четкого расписания, которое вы постоянно используете, может помочь улучшить ваши навыки тайм-менеджмента и организаторские способности. Используя расписание, вы можете соответствующим образом планировать каждый проект и сортировать свои задачи. Некоторым задачам можно расставить приоритеты и запланировать их выполнение раньше других.

Как составить расписание

То, как вы составляете свой собственный график, зависит от ваших конкретных организационных потребностей. Некоторые люди наиболее продуктивны, когда планируют весь свой день, другие преуспевают, планируя только более крупные или сложные задачи. Создавая ежедневный график, постарайтесь позволить себе оставаться гибким. Обратите внимание на то, какой метод позволяет вам быть наиболее продуктивным. Вот шаги, которые вы должны предпринять, чтобы составить наилучшее для вас расписание:

1. Найдите предпочтительный шаблон расписания

Когда вы начнете составлять свое первое успешное расписание, ищите различные шаблоны, календари и списки дел. Посмотрите, какие форматы и стили соответствуют вашей индивидуальности и потребностям вашего графика. Возможно, стиль календаря лучше всего подходит для рутины. Возможно, вы предпочитаете шаблон расписания с понедельника по пятницу. Возможно, планирование ежедневных задач работает для вас наиболее эффективно, когда вы используете онлайн-расписание, а не покупаете бумажное расписание в магазине. Посмотрите, какие варианты есть и выберите то, что вам нравится.

2. Создайте список задач или целей для выполнения

Прежде чем вносить что-либо в свое расписание, перечислите свои конкретные задачи, сроки и цели, которых вы хотите достичь. Перечислите их в произвольном порядке. Проанализируйте каждую задачу и оцените, сколько времени она займет. Расставьте приоритеты в соответствии со значимостью задачи.

3. Решите, сколько времени вы потратите на работу и личные задачи

Если вы решите включить личные задачи в свой ежедневный график, обязательно оцените, сколько времени они займут. Как всегда, начните с обязательных профессиональных задач, а затем добавьте личные в доступные временные интервалы. Не забывайте о здоровом балансе между работой и личной жизнью. Рекомендуется каждый день планировать бюджет не менее чем на два часа личного времени.

4. Добавьте задачи в свое расписание

Как только ваши задачи будут организованы, введите их в свое расписание. Попробуйте сначала добавить свои самые важные задачи в более крупные временные интервалы. Добавьте свои рутинные или повторяющиеся рабочие задачи на второе место. Затем добавьте личные задачи в дополнительные открытые промежутки времени. Держите некоторые из ваших временных интервалов открытыми в течение недели, чтобы учесть время для перерывов, отдыха или непредвиденных дел.

5. Постоянно контролируйте и добавляйте в свое расписание

Одним из наиболее важных факторов в расписании является приверженность ему. Могут быть случаи, когда неожиданные события мешают вашему ежедневному расписанию задач. Спокойно переместите эти задачи в другие свободные слоты или соответствующим образом скорректируйте свое расписание. Если вы создаете расписание с большим количеством открытых слотов, должно быть время для гибкости и непредвиденных событий.

Если в течение недели появятся новые события, не забудьте добавить их в свое расписание и пересмотреть его. Постоянный мониторинг и внесение дополнений в ваше расписание может помочь выработать привычку регулярно использовать его.

Советы по составлению расписания и следованию ему

Как только вы составите свой график, старайтесь следовать ему ежедневно. Вот несколько советов, которые помогут вам придерживаться графика, который вы составили для себя.

Определить сумму прибавки

Когда вы строите свое расписание, решите, сколько минут за раз вы хотите планировать. Например, если у вас есть небольшие задачи, которые, как вы знаете, не займут много времени, вы можете запланировать выполнение новой задачи каждые десять минут.

Планирование по временным промежуткам помогает сделать ваше расписание последовательным, ясным и простым для выполнения. Если вы ожидаете, что более крупные задачи будут выполняться в разные дни, измените количество приращений на более крупные временные рамки, например, от 30 минут до часа.

Дайте себе достаточно времени для выполнения задач

При планировании своего расписания обязательно учитывайте, что выполнение определенных задач занимает больше времени, чем ожидалось. Например, если вы считаете, что на выполнение большого проекта может уйти час, запланируйте его завершение за полтора часа. Всегда лучше переоценить и придумать дополнительное время, чем опоздать и рискнуть выглядеть безответственным.

Выполняйте сложные задачи, когда вы наиболее продуктивны

Определите время дня, когда вы наиболее продуктивны, и запланируйте самые сложные и трудоемкие задачи на эти временные интервалы. Завершение сложных задач, когда вы наиболее продуктивны, поможет снизить стресс от соблюдения сроков. Это также может помешать вам откладывать любые нежелательные задачи.

Держите себя от потенциальных отвлекающих факторов

Убедитесь, что ваша рабочая среда не отвлекает. Выключите телефон, закройте все веб-сайты, не связанные с работой, и следуйте расписанию. Напомните себе, что после того, как вы закончите свои запланированные задачи, у вас будет перерыв (который был запланирован), чтобы проверить свой телефон или личную электронную почту.