Как сделать пометку в Word (с определением, преимуществами и шагами)

Когда несколько человек работают над одним и тем же документом, возможность отслеживать изменения каждого члена команды может иметь решающее значение. В Microsoft Word вы можете использовать функцию пометки, чтобы удовлетворить эту потребность. Изучение того, как его использовать, поможет вам лучше организовать документы, которыми вы делитесь с коллегами, и улучшит навигацию для всех. В этой статье мы обсудим, что такое пометка, почему это полезно, и рассмотрим шаги по покраске в Word с использованием различных методов.

Что означает пометка в Word?

Красная черта — это встроенная функция документа Word, которая показывает удаление или добавление текста. Удаление текста приводит к тому, что красная линия перечеркивает все удаленные слова. Добавление слов в документ вызывает появление красной линии под вставленным текстом. Инструмент также создает пунктирную красную линию, которая соединяет добавленные или удаленные слова с полем комментария или всплывающей подсказкой на правом поле. В выноске указано лицо, внесшее изменения, и когда. Эти метки также служат рекомендациями, которые вы можете просмотреть, удалить или сделать постоянными.

Красная черта позволяет авторам документа видеть корректировки и обновления, назначая цвета каждому пользователю. Владелец документа видит свои изменения красной маркировкой. Изменения, которые вносят коллеги, отображаются другими цветами. Даже после отключения функции красной линии пометки редактирования остаются до тех пор, пока кто-то не примет или не отклонит изменения.

Почему пометка в Word полезна?

Есть несколько причин, по которым функция красной линии полезна:

• Записывает ваши собственные изменения. Основное преимущество использования красной линии — визуальная маркировка изменений, которые вы вносите в общий документ Word. Это позволяет вам лучше управлять своими изменениями и помогает вашим коллегам быстро находить внесенные вами изменения.

• Записывает изменения, внесенные вашими коллегами: помимо наблюдения за вашими собственными изменениями, вы можете видеть изменения, внесенные другими пользователями. Понимание критических изменений, которые они выполняют, может помочь вам принять более обоснованные решения о том, как с ними справиться.

• Поощряет продуктивное сотрудничество: прежде чем любое изменение в документе станет официальным, Word требует одобрения. Этот тип системы совместной работы гарантирует, что каждый в команде может внести свой вклад и предоставить свой отзыв о том, допустимы ли изменения.

• Организует вашу работу. Красное подчеркивание помогает изолировать определенные слова от остального текста, делая их легко заметными как важную информацию, к которой нужно обратиться. Наличие этих отличительных маркеров может помочь вам лучше организовать работу, которую вы выполняете, и легко вернуться к ней в случае необходимости.

• Улучшает управление временем: если вы работаете с большим документом, выделение может помочь вам сразу определить ключевые изменения, сводя к минимуму время, которое вы могли бы потратить на поиск корректировок. Этот экономящий время инструмент позволяет вам сосредоточить больше усилий на других важных вопросах.

Пометка в Word

Вот методы исправления документов в Word:

Как исправить документ с помощью Track Changes

Чтобы исправить документ с помощью функции автоматического отслеживания изменений, выполните следующие действия.

1. Откройте документ

Для начала откройте документ, который хотите отредактировать или изменить. В зависимости от вашей операционной системы вы обычно можете ввести название документа в строке поиска компьютера. Затем вы можете нажать на файл и открыть его оттуда. Если вы не можете вспомнить конкретное название документа, посоветуйтесь с коллегой или попросите его предоставить вам доступ к нему со своей собственной компьютерной системы.

Вы также можете найти документ, выполнив поиск в папке, в которой он размещен, например, в папке на рабочем столе или в папке с документами. Если вы недавно открывали документ, откройте программу Word и найдите его в списке «Последние».

2. Включите функцию пометки

В открытом документе наведите курсор на панель инструментов в верхней части страницы и нажмите на вкладку «Рецензирование». Это обеспечивает доступ к нескольким инструментам модификации и проверки, таким как проверка орфографии и язык проверки правописания. Включите функцию пометки, щелкнув значок «Отслеживание изменений». Хотя он может выглядеть по-разному в зависимости от версии Word на вашем компьютере, значок часто выглядит как лист бумаги с загнутым углом, красными и серыми линиями и лежащим на нем синим карандашом. Вы также можете включить эту функцию, нажав Control + Shift + E.

3. Выберите правильную разметку

Если включена функция «Отслеживание изменений», откройте раскрывающееся меню «Отображение для просмотра», в котором можно выбрать, насколько тщательно Word отслеживает ваши изменения. Его значок обычно выглядит как два листа бумаги, соединенных синей стрелкой. По умолчанию в раскрывающемся меню установлено значение «Простая разметка», поэтому, если вам нужен наиболее эффективный вариант, выберите «Вся разметка». При этом любой текст, который вы добавляете или удаляете, отображается красным цветом, а к правому полю добавляется всплывающее окно комментария, объясняющее ваши изменения.

Другие стили разметки, которые вы можете выбрать:

• Простая разметка: рядом с отредактированным текстом отображаются красные линии, но явно не указывается, что вы изменили.

• Без разметки: этот параметр не показывает никаких изменений.

• Исходный текст: это зачеркивает линию через удаляемый текст, но не показывает никаких визуальных подсказок для текста, который вы заменяете.

Как исправить документ вручную

Чтобы вручную пометить изменения в документе, выполните следующие действия.

1. Найдите кнопку «Зачеркнутый»

Открыв нужный документ Word, щелкните вкладку «Главная» в верхней части страницы. Обычно это вкладка, отображаемая по умолчанию при открытии Word, и она содержит некоторые из наиболее важных инструментов форматирования текста. В разделе «Шрифт» на вкладке «Главная» найдите значок, на котором буквы A, B и C пересекаются линией. Это кнопка «Зачеркнутый», которую обычно можно найти во второй строке параметров раздела «Шрифт».

2. Найдите кнопку цвета шрифта

Затем перейдите к значку «Цвет шрифта» в разделе «Шрифт» на вкладке «Главная». Он выглядит как заглавная буква А с цветной полосой под ней. Эта функция позволяет вам изменить цвет текста, который вы пишете. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом со значком и выберите красный вариант из отображаемых вариантов цвета. Выбор красного цвета позволяет эмулировать автоматические визуальные эффекты Track Changes.

3. Используйте эти функции при изменении текста

Нажмите и перетащите курсор через текст, который вы хотите изменить, чтобы выделить его. Выделение текста означает, что любые используемые вами инструменты форматирования или редактирования будут влиять только на этот раздел. Выделив его, нажмите кнопку «Цвет шрифта», затем кнопку «Зачеркнутый». Этот текст теперь выделен красной чертой. Повторите для любого другого текста, который вы хотите выделить красной чертой.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.