Как редактировать раскрывающийся список в Excel (с пошаговыми инструкциями)
16 сентября 2021 г.
Как профессионал, вы можете создавать электронные таблицы Excel с различными интерактивными функциями, включая раскрывающиеся списки, для повышения эффективности на рабочем месте. Хотя редактирование раскрывающегося списка просто, если вы создали его на основе таблицы Excel, это может быть сложнее, если вы использовали альтернативный метод. Если вы разработали раскрывающийся список на основе диапазона ячеек, именованного диапазона или записей, введенных вручную, вам может быть интересно, как его эффективно редактировать.
В этой статье мы обсудим, почему вам может понадобиться изменить раскрывающийся список, предоставим пошаговые инструкции по редактированию различных типов раскрывающихся списков и дадим несколько советов, которые помогут вам оставаться организованным при внесении этих изменений.
Зачем редактировать раскрывающийся список в Excel?
Раскрывающийся список — прекрасный инструмент, который многие профессионалы используют для создания форм, которые коллеги могут заполнить или разработать простые для понимания инструкции. Хотя использование этой функции может улучшить совместную работу и оптимизировать процессы, вы можете время от времени обновлять элементы, которые вы включаете в раскрывающийся список, чтобы они оставались актуальными. Например, если вы создаете электронную таблицу Excel для отслеживания проектов, над которыми работает ваша команда, у вас может быть специальный столбец, в котором члены команды могут указать, для какого клиента они завершили проект, чтобы вы могли фильтровать эти данные по имени клиента.
Вместо того, чтобы члены команды вручную вводили имя клиента, вы можете создать раскрывающееся меню, которое позволит им выбрать клиента из уже существующего списка. Это может предотвратить орфографические ошибки, улучшить организацию и упростить заполнение формы. Со временем вы можете закончить работу с некоторыми клиентами и начать работать с новыми клиентами. Научившись редактировать созданный вами раскрывающийся список, вы сможете добавлять и удалять клиентов по мере необходимости. Это означает, что ваша команда может продолжать использовать ту же электронную таблицу Excel для совместной работы.
Как изменить диапазон ячеек в Excel
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы изменить диапазон ячеек в Excel:
Откройте электронную таблицу Excel, с которой вы хотите работать, а затем перейдите к конкретному рабочему листу, содержащему элементы в вашем списке.
Нажмите на ячейки в вашем списке, чтобы добавить или удалить элементы.
Затем щелкните конкретную ячейку, в которой находится раскрывающийся список.
Щелкните вкладку меню «Данные» на панели инструментов в верхней части экрана, чтобы открыть представление данных. Если у вас уже открыто это представление, вкладка «Данные» может быть выделена или подчеркнута.
Открыв окно просмотра данных, нажмите кнопку «Проверка данных» в верхней части экрана. Обычно это появляется между кнопкой «Удалить дубликаты» и кнопкой «Объединить».
В появившемся раскрывающемся меню выберите «Проверка данных».
В открывшемся всплывающем окне нажмите на вкладку «Настройки».
В текстовом поле под словом «Источник» настройте диапазон ячеек раскрывающегося списка. Вы можете либо расширить диапазон ячеек, включив в него новые данные, которые вы ввели на листе, либо уменьшить диапазон ячеек, чтобы исключить данные, которые вы удалили из него.
Нажмите кнопку «ОК», чтобы обновить раскрывающийся список и сохранить изменения.
Как редактировать именованный диапазон в Excel
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы изменить именованный диапазон в Excel:
Откройте электронную таблицу Excel, с которой вы хотите работать, а затем перейдите к конкретному рабочему листу, содержащему элементы в вашем списке.
Нажмите на ячейки в вашем списке, чтобы добавить или удалить элементы.
Выберите вкладку меню «Формулы» на панели инструментов в верхней части экрана, чтобы открыть представление формул. Если у вас уже открыто это представление, вкладка «Формулы» может быть выделена или подчеркнута.
Затем нажмите кнопку «Диспетчер имен» в верхней части экрана. Эта кнопка обычно появляется справа от кнопки «Дополнительные функции».
В появившемся всплывающем окне выберите именованный диапазон, на котором основан раскрывающийся список. Затем обновите формулу «Ссылки», чтобы включить ячейки, которые вы хотите добавить, или исключить ячейки, которые вы хотите удалить.
Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы обновить раскрывающийся список. Затем нажмите кнопку «Да», чтобы подтвердить изменения.
Как отредактировать введенный вручную список в Excel
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы отредактировать вручную введенный список в Excel:
Откройте электронную таблицу Excel, с которой вы хотите работать, а затем перейдите к конкретному рабочему листу, содержащему элементы в вашем списке.
Нажмите на ячейки в вашем списке, чтобы добавить или удалить элементы.
Затем щелкните конкретную ячейку, в которой находится раскрывающийся список.
Щелкните вкладку меню «Данные» на панели инструментов в верхней части экрана, чтобы открыть представление данных. Если у вас уже открыто это представление, вкладка «Данные» может быть выделена или подчеркнута.
Открыв окно просмотра данных, нажмите кнопку «Проверка данных» в верхней части экрана. Обычно это появляется между кнопкой «Удалить дубликаты» и кнопкой «Объединить».
В появившемся раскрывающемся меню выберите «Проверка данных».
В открывшемся всплывающем окне нажмите на вкладку «Настройки».
В текстовом поле под словом «Источник» добавьте или удалите нужные элементы списка. Убедитесь, что каждый элемент в вашем списке разделен запятой.
Нажмите кнопку «ОК», чтобы обновить раскрывающийся список и сохранить изменения.
Советы по редактированию раскрывающихся списков в Excel
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам оставаться организованным и повысить эффективность при редактировании раскрывающихся списков в Excel:
Используйте рисовальщик форматов. Сделайте свои раскрывающиеся списки заметными, используя инструмент форматирования, чтобы применить определенный стиль к этим ячейкам и упростить их идентификацию для ваших коллег. Вы можете выбрать полужирный или курсивный шрифт или изменить цвет фона, чтобы сделать электронную таблицу визуально привлекательной.
Изучите шаблоны Excel. Существует множество доступных шаблонов Excel, которые помогут вам быстро создать электронную таблицу с раскрывающимися списками. Это может сэкономить ваше время и убедиться, что ваше форматирование выглядит профессионально.
Сохраняйте обновления по ходу. Если вы вносите несколько изменений в электронную таблицу, сохраняйте файл Excel каждые несколько минут, чтобы защитить свою работу. Вы можете одновременно нажать клавиши «Control» и «S», чтобы быстро сохранить свой прогресс.
Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.