Как разработать базовый план содержания для эффективного управления проектами

При работе над большим проектом важно, чтобы все ставили перед собой одну и ту же цель, чтобы обеспечить успешный результат. Руководители проектов часто разрабатывают базовый план содержания, чтобы установить цели, ограничения и ключевые результаты проекта. Если вы работаете в области управления проектами, вам может быть полезно узнать, как разработать базовый план содержания. В этой статье мы объясним, что такое базовый план содержания, обсудим, почему он важен, и предоставим пошаговые инструкции, которые помогут вам создать базовый план содержания для вашего следующего проекта.

Что такое базовый уровень области?

Базовый план содержания — это набор документов, определяющих утвержденный объем проекта от начала его жизненного цикла до конца. Эти документы являются важной частью полного плана проекта, который помогает менеджерам определить цели и ключевые результаты. Базовый план обычно включает в себя разбивку структуры работ, список требований к проекту, предполагаемые сроки и бюджет. Установление базового плана в начале проекта может дать вашей команде рекомендации для их повседневной работы и помочь вам получить поддержку от ключевых заинтересованных сторон.

На протяжении всей вашей карьеры в управлении проектами вы также можете слышать о базовом плане содержания, называемом техническим базовым планом.

Почему важно иметь базовый план области?

Наличие базового плана важно, потому что оно гарантирует, что руководители проектов, заинтересованные стороны и члены команды будут работать для достижения одной цели. Руководители проектов также могут ссылаться на базовый план содержания, чтобы отслеживать свой прогресс и измерять свой успех. Разработка базового плана содержания для каждого проекта может принести вам пользу:

• Улучшение коммуникаций

• Предоставление четких указаний и указаний

• Повышение производительности

• Защита от расширения области видимости

• Гарантия того, что ваш проект не сдвинется с мертвой точки

• Повышение качества вашего проекта в целом

• Снижение рисков и задержек

• Повышение удовлетворенности клиентов

• Приоритизация задач в зависимости от важности

• Снижение стресса

• Поощрение командной работы и сотрудничества

• Установление четких ключевых показателей эффективности

• Документирование этапов и сроков

Что входит в базовый план области?

Хотя базовые уровни содержания могут варьироваться от одного проекта к другому, есть некоторые основные элементы, которые большинство менеджеров проектов включают при разработке этих документов, чтобы гарантировать, что у каждого есть информация, необходимая для достижения успеха. Большинство базовых показателей профессионального уровня включают:

• Утвержденное описание содержания проекта: в нем обобщается содержание проекта путем определения основных целей, ключевых результатов и других критических требований.

• Структура декомпозиции работ (WBS): этот раздел базового плана делит весь проект на более мелкие пакеты или этапы, выполнение которых более удобно для команды. Например, руководители проектов могут группировать задачи и ресурсы вместе, чтобы создавать пакеты планирования, контрольные учетные записи и рабочие пакеты для конкретного проекта.

• Связанный словарь WBS: словарь WBS включает описание WBS и дополнительную информацию. Хотя содержание может варьироваться от одного проекта к другому, WBS часто выделяет важные обязанности, предполагаемые проблемы, с которыми может столкнуться команда, а также предполагаемые бюджеты или сроки.

Как используется базовый план области?

Базовый план содержания выполняет несколько важных функций на протяжении всего жизненного цикла проекта. По своей сути этот документ устанавливает соглашение между клиентом, ключевыми заинтересованными сторонами и менеджерами проекта, чтобы гарантировать, что все они понимают, каков желаемый результат проекта и как они планируют его достичь. В дополнение к этому, базовый план области часто используется для:

• Определите и измерьте успех: менеджеры проектов работают с клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие требования должны предъявляться к успешному проекту. В конце проекта менеджер проекта может сравнить результаты, созданные его командой, с базовым планом, чтобы измерить их общий успех.

• Сокращение масштабов: менеджеры проектов, которые придерживаются баланса объемов, могут не брать на себя дополнительную работу, выходящую за рамки их согласованных условий. Это может помочь им уменьшить расползание масштаба и обеспечить своевременную реализацию высококачественного проекта.

• Обзор изменений и ожиданий: клиенты могут запрашивать изменения или дополнительную работу на протяжении всего процесса разработки проекта. Наличие базового плана позволяет менеджерам проектов пересмотреть свое первоначальное соглашение и определить, нужно ли им больше времени или ресурсов для выполнения любых новых запросов, которые делает их клиент.

• Обеспечьте юридическую защиту: клиенты и менеджеры проекта также могут ссылаться на базовый план в конце проекта, чтобы оценить, выполнили ли они оба свое соглашение. Это может быть выгодно, если одна из сторон решит обратиться в суд.

Как разработать базовый план области

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы разработать эффективную основу для вашего следующего проекта:

1. Разработайте описание содержания

Начните с разработки описания содержания, в котором резюмируются цель и основная задача проекта. Перечислите основные требования проекта в этом разделе, чтобы ваша команда понимала, что им нужно сделать. Вы также можете включить любые предположения, которые у вас могут быть относительно проекта, например, потенциальные проблемы, которые вам, возможно, придется преодолеть. Наконец, подробно опишите конкретные ограничения, с которыми вам нужно работать, например, фиксированные сроки или бюджет. Вы также можете указать, какие задачи, функции или результаты не являются частью вашего соглашения. Это может помочь вам предотвратить расползание области в будущем.

2. Создайте СПП

Затем разработайте WBS, определяющую каждый ключевой результат проекта. В Интернете доступно несколько шаблонов, которые могут помочь вам создать профессионально выглядящую диаграмму для вашей WBS, чтобы помочь вашей команде визуализировать иерархическую структуру каждого требования проекта. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретных задачах, которые ваша команда должна выполнить для достижения этих результатов, сосредоточьтесь на результате, чтобы обеспечить общий обзор. Вы также можете указать предполагаемый бюджет и сроки для каждого результата.

Затем включите словарь WBS, который выделяет любые ваши предположения о проекте, такие как ожидаемые задержки. Вы также можете определить рабочие роли в этом разделе и включить любые другие важные детали, касающиеся проекта.

3. Получите одобрение заинтересованных сторон

После того, как вы разработали объем проекта, WBS и словарь WBS, представьте базовый план вашего объема ключевым заинтересованным сторонам и руководителям вашей компании, чтобы получить их одобрение. Хотя количество необходимых утверждений может варьироваться в зависимости от проекта, над которым вы работаете, важно убедиться, что у каждого человека, указанного в уставе проекта, есть возможность ознакомиться с базовым планом проекта.

Это может гарантировать, что все согласны с ключевыми результатами, бюджетом и графиком проекта. Внимательно прислушивайтесь к отзывам и будьте открыты для внесения изменений в ваш базовый план, чтобы ваш окончательный документ содержал всю необходимую информацию. Это может помочь вам убедиться, что у вашей команды есть правильные рекомендации и ресурсы для достижения успеха.

4. Поделитесь базовым планом с вашей командой

Наконец, поделитесь своим утвержденным базовым планом с остальной частью вашей команды. Совместное рассмотрение этого документа может помочь членам команды визуализировать основную цель проекта и основные результаты, чтобы они поняли, какие задачи являются наиболее важными. Это также может улучшить совместную работу, повысить производительность и помочь членам команды контролировать друг друга.