Как расставить приоритеты: шаги и советы по управлению ими

5 августа 2021 г.

Умение расставлять приоритеты — важный навык на рабочем месте. Расстановка приоритетов может помочь вам сосредоточиться на самых важных вещах в вашей карьере, таких как организация ваших обязанностей и выполнение самых важных задач в первую очередь. Знание того, как расставлять приоритеты, может помочь вам преуспеть в своей должности, независимо от отрасли, в которой вы работаете. В этой статье мы обсудим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы установить приоритеты, и предоставим вам список советов, которые помогут вам эффективно расставить приоритеты.

Почему важно расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов важна для того, чтобы оставаться организованным в вашей профессиональной и личной жизни. Это гарантирует, что вы постоянно продвигаетесь к достижению своих целей. Умение расставлять приоритеты — это навык, который может быть полезен во многих отношениях, включая способность достигать целей, не чувствуя себя перегруженным, и поддерживать продуктивную рабочую этику.

Когда вы устанавливаете приоритеты, вы также можете лучше управлять своим расписанием и тем, сколько времени у вас есть для других задач. Это может помочь вам управлять проектами или определить, когда вам нужно отказаться от дополнительных обязанностей.

Как расставить приоритеты

Вы можете установить приоритеты, выполнив следующие действия:

1. Создайте список задач для выполнения

Составление списка задач, которые необходимо выполнить, может помочь вам определить, какие из них следует отдать приоритет другим. Запишите свои задачи на листе бумаги или введите их в документ. Некоторые задачи, которые вы можете включить, включают редактирование курсовой работы, выполнение рабочего задания, выполнение работы по дому или подготовку к предстоящему тесту.

Поскольку некоторые карьерные приоритеты требуют, чтобы вы выполняли задачи после работы, а личные приоритеты могут пересекаться с рабочими обязанностями, при установлении приоритетов полезно перечислить и то, и другое.

2. Оцените свои задачи

Просмотрите все свои задачи и ранжируйте их по степени важности. Рассмотрите сроки выполнения или объем работы, необходимый для каждой задачи. Ранжируйте задачи с более ранним сроком выполнения или те, которые могут быть более важными для выполнения раньше, выше в вашем списке. Задачи, которые не должны быть выполнены в ближайшее время или требуют меньше работы, могут получить более низкий рейтинг. Вы также можете организовать свои задачи по тем, которые вы должны сделать, должны сделать или что было бы неплохо сделать. Обязательные задачи имеют больший приоритет, чем те, которые вы считаете полезными.

3. Сократите свой список

Теперь, когда вы знаете, какие задачи наиболее важны, сократите свой список. Помните о сроках, которых вы должны придерживаться. Начните с задач, которые имеют более высокий ранг в вашем списке, прежде чем переходить к любым другим задачам.

4. Распределите требования по времени для каждой задачи

Распределите требования по времени для каждой задачи, чтобы оценить, сколько времени вам нужно зарезервировать в день для выполнения каждой задачи. Это также может помочь вам определить, сколько приоритетов вы можете обработать в течение определенного периода времени. Запишите увеличение времени для каждой задачи в вашем списке.

5. Используйте расписание для приоритетов вашего дня

Как только вы узнаете свои самые важные задачи и время, которое требуется для их выполнения, добавьте их в расписание. Это дает вам визуальное представление о том, когда вам нужно закончить определенные задачи. Создайте подробное расписание, включающее ваши ежедневные и ежемесячные задачи. Стремитесь проверять определенное количество задач из своего списка каждую неделю и месяц.

11 советов по эффективной расстановке приоритетов и управлению ими

Используйте эти советы, чтобы расставить приоритеты в личной и профессиональной жизни:

1. Знайте, когда удалять задачи из списка дел

Сокращение списка дел может помочь вам чувствовать себя менее перегруженным и упростить планирование достаточного количества времени для управления вашими приоритетами. Знайте, когда удалять задачи из своего списка, чтобы у вас было больше времени, чтобы сосредоточиться на своих приоритетах. Рассмотрите возможность удаления задач в нижней части списка. Вы также можете обсудить свои обязанности со своим руководителем, чтобы получить его мнение относительно ваших приоритетов, связанных с работой.

2. Оставьте в своем расписании место для неожиданностей

Планирование каждой минуты вашего дня оставляет мало места для неожиданных изменений в вашем расписании. Задача может занять больше времени, чем вы планируете, или вам, возможно, придется взять на себя дополнительные задачи. Некоторые задачи также могут повышаться в плане приоритета. Оставьте место в своем расписании, чтобы учесть эти неожиданные изменения и помочь вам лучше приспособиться к ним.

3. Будьте реалистом

Чем более реалистичны ваши цели и приоритеты, тем больше у вас шансов их выполнить. Это означает не только установление приоритетов, которые достижимы, но и управляемы в течение определенного периода времени. Знайте, что могут возникнуть перерывы и что в некоторые дни вам может быть труднее сосредоточиться на своих самых важных приоритетах.

4. Думайте о прошлом

Оглядываясь назад, вы можете по-новому взглянуть на важность ваших задач. Для этого начните с одной задачи, которую вы считаете наиболее важной. Сравните эту задачу с другими главными задачами в вашем списке. Подумайте о последствиях, если вы не выполните каждое из них в ближайшее время. Это может помочь вам сузить список главных приоритетов, определив тот, который требует немедленного внимания.

5. Делайте перерывы

Чтобы не переутомляться, делайте перерывы. Перерывы могут помочь вам отвлечься от менее важных задач, которые вам нужно выполнить, и помочь вам определить, что действительно важно для вас. Если необходимо, запланируйте перерывы, чтобы выделить время для них.

6. Чаще обновляйте свой список

По мере выполнения задач или появления новых проектов обновляйте свой список соответствующим образом. В конце дня запишите пять главных вещей, на которых вы хотите сосредоточиться на следующий день. Некоторые элементы из предыдущего дня могут быть перенесены на следующий день, или вы можете добавить новые задачи.

7. Используйте множители времени

Множители времени — это стратегии, которые дают вам больше времени в будущем. Это включает в себя разработку стратегии того, что вы можете сделать сегодня, чтобы у вас было больше времени для определения приоритетов и работы над ними завтра. Например, вы можете потратить один день на то, чтобы научиться расставлять приоритеты и составлять подробный график. Это позволяет лучше управлять и экономить время в будущем.

8. Создайте подзадачи

Управление приоритетами может быть более управляемым, если вы рассматриваете любой прогресс как прогресс. Чтобы не чувствовать себя перегруженным некоторыми задачами и сосредоточиться на них в целом, разбейте их на подзадачи. Рассмотрите возможность выделения 15 минут каждый день на выполнение задания. В конце концов, вы можете добиться прогресса в выполнении задачи полностью.

9. Учитывайте свои самые продуктивные часы

Отслеживание времени дня, когда вы наиболее продуктивны, может помочь вам своевременно выполнять свои приоритеты. Определите, когда вы более продуктивны: ранним утром или поздним вечером. Назначьте свои самые важные приоритеты в это время. Это может помочь вам сделать больше, когда вы сможете сосредоточиться, и у вас останется больше времени для других задач.

10. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Сократите любые отвлекающие факторы, чтобы помочь вам добиться прогресса в ваших приоритетах. Оцените, когда вы, скорее всего, будете отвлекаться в течение рабочего дня, и используйте это время, чтобы сделать перерыв. Вы также можете выбрать рабочую среду, которая снизит количество отвлекающих факторов в течение дня.

11. Поделитесь своими приоритетами с другими

Делитесь своими приоритетами с другими, чтобы помочь вам взять на себя ответственность. Обсудите свои приоритеты с коллегами, друзьями или даже с начальником. Они также могут предложить полезную обратную связь, чтобы максимально использовать ваше время и ресурсы.