Как рассчитать суточные для командировки

22 февраля 2021 г.

Многие компании покрывают командировочные расходы для деловых путешественников, чтобы бизнес мог списать расходы. Для деловых путешественников это может сделать весь процесс намного более доступным и доступным, особенно для поездок в дорогие места. Для тех, кто путешествует по делам, знание того, как рассчитываются суточные для ваших поездок, может помочь вам лучше документировать свои расходы для вашего работодателя. В этой статье мы объясним, что такое суточные, различные категории, на которые распространяются суточные, и как рассчитать суточные.

Что такое суточные?

Суточные обычно относятся к сумме денег, которую работодатель предоставляет путешествующему работнику для покрытия его расходов в командировке. Обычно суточные связаны с проживанием, питанием и непредвиденными расходами (M&IE). Компании не обязаны выплачивать суточные своим сотрудникам, однако это позволяет компании списывать командировки как расходы, если они выполняются в соответствии с государственными инструкциями.

Для сотрудников суточные могут быть весьма полезны для покрытия командировочных расходов. Некоторые работодатели могут работать с туристической компанией, чтобы определенные расходы, такие как перелеты и отели, оплачивались непосредственно компанией, не требуя процесса возмещения. Другие расходы, такие как питание, могут потребовать, чтобы вы оплатили их заранее, а затем представили для возмещения. Сумма суточных может варьироваться в зависимости от государственных правил и того, как ваша компания решает определить ваши суточные за поездку.

Виды суточных ставок

Для большинства сотрудников ваши суточные относятся к одной из двух категорий:

• Проживание: это относится к отелям, хотя это также может включать в себя аренду Airbnb или аналогичную частную аренду для деловой поездки. Краткосрочное проживание в квартире может покрываться за счет суточных, если командировка длится дольше.

• M&IE: Это включает в себя любые приемы пищи, которые вы едите в течение дня за деньги, а также чаевые за еду и другие услуги, такие как обработка багажа.

Многие компании излагают свою политику в отношении командировок в справочнике для сотрудников.

Как рассчитать суточные

Благодаря правительственному руководству по определению суточных, процесс расчета суточных довольно прост:

1. См. рекомендации IRS

Компания обычно предлагает суточные своим сотрудникам, чтобы они могли списать расходы на их налоги в соответствии с правительственными инструкциями. Администрация общих служб США содержит рекомендации о том, сколько следует потратить на проживание и M&IE в различных местах, в разное время года или в различных ситуациях. Поскольку большинство компаний следуют этим рекомендациям, вы можете обратиться к ним, чтобы получить представление о том, какие суточные доступны вам в тех или иных местах или ситуациях.

2. Поймите, что исключено

Когда вы готовитесь к командировке и рассчитываете доступные суточные, очень важно знать, какие виды командировочных расходов не покрываются суочными. В первую очередь, это транспортные расходы на:

• Рейсы

• Поезда

• Такси и попутки

• Аренда автомобилей и компенсация пробега за собственный автомобиль

Для этих видов расходов ваш работодатель может иметь указания о том, сколько вам разрешено тратить и как покрываются расходы. Авиабилеты могут быть забронированы через туристическую службу вашего работодателя, в то время как такси, возможно, потребуется возместить после поездки.

Другие расходы, которые могут покрываться за командировочные расходы, но могут не включаться в суточные:

• Плата за интернет в самолете или в отеле

• Стоимость печати вне офиса

• Прачечная или химчистка

• Проверка багажа.

Обсудите, какие расходы разрешены во время вашей поездки, с вашими менеджерами, чтобы вы знали, что будет возмещено, что покроет ваши суточные, а что не будет платить ваш работодатель.

3. Определите, какой метод использовать

По данным правительства, существует два метода расчета суточных. Эти два метода являются стандартным методом и методом высокого-низкого уровня. Каждый из них имеет свои преимущества, и ваш работодатель может решить, какой из них лучше всего подходит для вашей поездки.

При стандартном методе место, куда вы направляетесь, определяет, сколько вы должны потратить на суточные. Не во всех местах установлены свои суточные, и в этом случае вы должны использовать стандартную сумму в 96 долларов за проживание и 55 долларов за M&IE. Существуют ставки суточных для конкретных мест, которые подпадают под стандартный метод, особенно в штатах с дорогими городскими районами или туристическими направлениями. Они могут варьироваться в зависимости от месяца, но обычно предполагают более высокие суточные, чтобы учесть расходы на пребывание в этом месте.

Другим вариантом является метод «высокий-низкий», когда работодатели могут выбирать между двумя различными вариантами выбора суточных. Высокая ставка предназначена для районов с высокой стоимостью, а низкая — для областей с более низкой стоимостью. Между ставками не так много различий, но преимущество заключается в том, что проще отслеживать варианты двух суточных. С помощью этого метода вам не нужно будет искать суточные для того места, куда вы путешествуете, но обязательно учтите, какие расходы будут для вашего пункта назначения.

4. Ознакомьтесь с политикой вашего работодателя

Узнайте, есть ли у вашего работодателя твердое правило о том, какой метод использовать для определения суточных работника в поездке, или есть ли указания о том, как выплачиваются суточные. Если ваш работодатель всегда использует метод «высокий-низкий», вы знаете, как определить, является ли место, куда вы собираетесь, дорогим или недорогим.

Кроме того, некоторые работодатели могут выделять вам определенную сумму наличными, которую вы можете потратить на M&IE в день, а все, что останется, вы можете оставить себе. Другим работодателям нужно, чтобы вы сохраняли соответствующие квитанции для возмещения расходов, поэтому суточные покрывают только то, что вы потратили, и ничего более. У большинства работодателей, у которых есть сотрудники, путешествующие, есть определенные правила, которые охватывают все, от бронирования рейса до подачи квитанций на возмещение, поэтому важно ознакомиться с этими правилами.

5. Изучите стоимость поездки

Как только вы узнаете, какой метод вы будете использовать и каковы доступные ставки суточных для места, куда вы направляетесь, вы сможете оценить расходы на поездку. Две самые важные цифры, которые следует учитывать при расчете суточных, — это сумма, которую вы можете платить за проживание каждую ночь, и сумма, которую вы получаете за M&IE. Также имейте в виду любые неполные дни в пути, потому что в эти дни ваши суточные представляют собой процент от ставки за полный день.

У некоторых работодателей есть туристическая служба, которая помогает с перелетами и гостиницами. Это может быть полезно, если у вашей компании есть ограничения на то, что вы можете потратить на перелеты, и удерживать расходы на проживание в пределах ваших суточных, поскольку могут быть скидки или корпоративный тариф. Что касается проживания, это также может позволить вам оплатить расходы напрямую через вашего работодателя, а не платить за них самостоятельно и получать возмещение. Что касается затрат на M&IE, узнайте, сколько будет стоить питание в вашем пункте назначения, чтобы заранее знать, как распланировать имеющиеся средства.

Независимо от того, как вы бронируете поездку, вы должны иметь в виду, что превышение доступных суточных для вашей поездки часто приводит к тому, что вы несете ответственность за излишки. Это может быть нормально, особенно если вы намерены пригласить близкого человека или друга присоединиться к вам в поездке или продлить ваше пребывание по личным причинам. В этой ситуации большинство работодателей платят до максимума суточные за это место или метод и просят вас доплачивать.