Как расположить ячейки, столбцы и строки Excel в алфавитном порядке
19 апреля 2021 г.
Microsoft Excel — это широко используемая компьютерная программа, которая помогает организовывать важные данные, такие как финансы или информацию о клиентах, в электронные таблицы для личного и делового использования. Электронная таблица содержит строки и столбцы, которые перекрываются, образуя прямоугольники, называемые ячейками. Алфавитизация электронной таблицы облегчает поиск того, что вы ищете. В этой статье мы объясним преимущества алфавитного расположения столбцов, ячеек и строк Excel и дадим советы, как это сделать.
Преимущества алфавитного алфавита в Excel
Изучение алфавита в Excel имеет много бизнес-плюсов, в том числе:
Экономьте время. Найти нужную информацию гораздо проще, если она организована так, как вам нужно. Если имена клиентов расположены в алфавитном порядке, поиск нужного займет всего минуту.
Устранение дубликатов: если вы хотите сохранить клиентов, очень важно обеспечить отличное обслуживание клиентов. Это означает знание того, чего хочет ваш клиент, что он покупает и многое другое. Это трудно сделать, если их информация разбросана по разным записям. Алфавитный список клиентов значительно упрощает обнаружение дублирующейся информации.
Создавайте разные группы: иногда вам может понадобиться просмотреть все заказы одного клиента вместе. В других случаях будет полезнее просмотреть список всех клиентов, купивших определенный продукт. Либо будет легко сделать, просто расположив в алфавитном порядке имя клиента или название продукта.
Легкий обмен данными: Когда данные расположены в алфавитном порядке, становится проще делиться ими с другими, которым они могут понадобиться. Электронная таблица становится почти не требующей пояснений, когда она аккуратно организована и можно схватывать информацию с первого взгляда.
Начните с основ сортировки данных в Excel
Excel позволяет пользователям быстро упорядочивать информацию, которую они включают в электронные таблицы, посредством сортировки данных. Это может означать такие действия, как сортировка цен по возрастанию, алфавитный список имен или упорядочивание списка дат, которые появляются не по порядку. Сортировка данных в Excel упрощается, когда вы понимаете, что представляют собой «Сортировка» и «Фильтр»:
Сортировка — это то, что он говорит, позволяя вам сортировать информацию по алфавиту, датам, числам и другим параметрам.
Фильтр позволяет увидеть только ту информацию, которая актуальна для конкретной цели. Однако крайне удобно добавить его в «Сортировку». Это позволяет вам отделять только те данные, которые вам нужны, и размещать их в любом порядке одновременно.
Простые шаги по алфавиту в Excel
Выбираете ли вы сортировку или фильтрацию, в обоих случаях выполняются одни и те же основные шаги. Оба действия находятся под значком AZ на стандартной панели инструментов. Если вы не видите значок, щелкните вкладку «Данные», и параметры сортировки будут перечислены в раскрывающемся меню. Однако гораздо удобнее иметь всегда доступную иконку AZ. Поэтому, если вы его не видите, просто нажмите «Вид» и выберите «Панели инструментов», затем выберите «Стандартный».
Вы можете легко расположить в алфавитном порядке в Excel, используя эти три шага:
Выделите ячейки или столбцы, которые вы хотите отсортировать по алфавиту.
Щелкните значок AZ на панели инструментов.
Выберите, хотите ли вы расположить их в порядке возрастания (от А до Я) или убывания (от Я до А)
Как расположить ячейки по алфавиту
Если вам нужно только упорядочить определенные ячейки в одном столбце электронной таблицы, выполните шаги, перечисленные выше, выделив нужные ячейки следующим образом:
Нажмите на верхнюю ячейку группы, которую вы хотите отсортировать по алфавиту.
Перетащите курсор вниз до последнего, который вы хотите включить.
Убедитесь, что в выбранных вами ячейках нет пустых строк. Будут отсортированы только ячейки над пустой.
Как расположить столбец по алфавиту
Алфавитизация столбцов в Excel даже проще, чем выделение определенных ячеек, потому что все, что вам нужно сделать, это щелкнуть буквенный заголовок определенного столбца, прежде чем щелкнуть значок AZ.
Как сохранить столбцы и строки нетронутыми
Если ваши электронные таблицы содержат два или более столбца, вы можете использовать кнопку «от А до Я» или «от Я до А», чтобы расположить один из столбцов в алфавитном порядке. Excel автоматически изменит порядок данных в другом столбце, чтобы сохранить соответствующую информацию без изменений. Например, в одном столбце указаны названия городов, а в другом — население. Алфавитизация первого столбца автоматически сопоставит население с правильным городом.
Как расположить несколько столбцов в алфавитном порядке
Если у вас есть только один столбец в электронной таблице, расположить в алфавитном порядке определенные ячейки или весь столбец легко, это становится сложнее, когда ваша электронная таблица содержит несколько столбцов. Например, если у вас есть электронная таблица с одним столбцом для имен, одним столбцом для фамилий и одним для местонахождения, вы не хотите расположить один столбец в алфавитном порядке без совпадения остальных.
Существует три варианта выбора ячеек в нескольких столбцах.
Выберите определенные ячейки, щелкнув одну из них и перетащив курсор по столбцам в ячейку, где вы хотите остановиться.
Выберите целые столбцы, щелкнув букву столбца и перетащив курсор на букву столбца, где вы хотите, чтобы выбор закончился.
Выделите всю электронную таблицу, нажав «Control+A» на компьютере с Windows или «Command+A» на Mac.
Не забудьте дважды проверить, что в выделенном разделе нет пустых строк.
Нажмите на значок AZ.
Появится новое диалоговое окно с просьбой сделать выбор по трем критериям.
Столбец: выберите столбец, который вы хотите использовать для сортировки данных. Если вы дали своим столбцам заголовки, они будут отображаться как ваши варианты. Если нет, вы выберете буквенный заголовок нужного столбца.
Сортировать: в подавляющем большинстве случаев для сортировки вы будете выбирать «Значения». Это просто данные в ячейках, например фамилии клиентов.
Порядок: Здесь вы можете выбрать восходящий или нисходящий порядок.
Нажмите кнопку ОК
Данные в выбранных столбцах будут отсортированы в выбранном вами порядке.
Когда у вас есть только один столбец, программа уже знает, что вы хотите отсортировать, и предполагает, что вы сортируете по значениям, поэтому вам нужно только выбрать порядок по возрастанию или убыванию. Алфавитизация нескольких столбцов просто означает, что вы должны предоставить немного дополнительной информации.
Как отсортировать несколько категорий по алфавиту с помощью «Добавить уровень»
Возможно, у вас есть таблица с именами клиентов, заказанными ими продуктами и датами заказа. Вы можете захотеть, чтобы данные отображались не только в алфавитном порядке по именам клиентов, но и с продуктами, которые они купили, сгруппированными, чтобы вы могли сразу увидеть, заказывали ли они одно и то же несколько раз. Затем, просто чтобы все было аккуратно, вам нужны продукты, перечисленные с датами в порядке возрастания.
Это может показаться сложным, но вам нужно нажать всего одну новую кнопку с надписью «Добавить уровень». Например, для достижения результата, который мы только что обсуждали, это все, что вам нужно сделать.
Выполните шаги «сортировки и фильтрации», перечисленные выше, чтобы отсортировать электронную таблицу, используя столбец, содержащий имена клиентов, затем нажмите кнопку «ОК».
Нажмите «Добавить уровень».
Повторите те же шаги, но измените столбец на столбец с названиями продуктов, а затем нажмите «ОК».
Нажмите «Добавить уровень».
Повторите те же шаги в последний раз, используя дату заказа, и нажмите OK.
Как расположить строки по алфавиту
Бывают случаи, когда удобнее расположить в алфавитном порядке строки, а не столбцы. Например, у вас есть электронная таблица, в которой первая строка столбцов с B по E содержит названия моделей ваших семейных автомобилей, а столбец A содержит месяцы года. Ячейки используются для отслеживания того, сколько каждый автомобиль тратит на бензин каждый месяц, но вы хотите, чтобы они были расположены в алфавитном порядке в первой строке.
Вот как отсортировать данные, чтобы модели автомобилей были перечислены в алфавитном порядке:
Выделите свои данные и щелкните значок AZ, как обычно, чтобы открыть диалоговое окно.
Нажмите кнопку «Параметры» в верхней части диалогового окна.
Появится другое диалоговое окно с возможностью выбрать «Сортировать слева направо». Нажмите на него, затем нажмите «ОК».
Исходное диалоговое окно теперь говорит «Строка» вместо «Столбец» поверх первого поля, вместо этого оно говорит «Строка». Выберите строку 1.
Сортировка по «Значениям ячеек».
Заказ «от А до Я».
Нажмите «ОК».
Используйте «Пользовательские списки» для расстановки по алфавиту без алфавита
Иногда есть данные, которые можно расположить в алфавитном порядке, но это не самый удобный способ их упорядочивания. Например, вы, вероятно, захотите, чтобы дни недели и месяцы года были перечислены в хронологическом, а не в алфавитном порядке. Это легко организовать с помощью этих шагов для сортировки дней недели.
В диалоговом окне «Сортировка» на любом уровне выберите столбец, содержащий дни недели.
Сортируйте по «Значениям», как обычно.
Вместо того, чтобы выбирать от А до Я или от Я до А, нажмите «Пользовательские списки».
Откроется новое диалоговое окно, в котором вы можете создать свой собственный список. Уже есть некоторые предустановленные списки, в том числе наиболее распространенные способы перечисления дней, недель и месяцев. У вас есть возможность щелкнуть один или создать новый список, просто нажав Enter на клавиатуре, чтобы добавить другой элемент.
Нажмите OK, чтобы подтвердить свой список.
Нажмите OK еще раз, чтобы выполнить фактическую сортировку.