Как раскрасить код в Excel за 5 шагов (с советами)

2 декабря 2021 г.

Microsoft Excel предоставляет множество способов форматирования, редактирования, расчета и изменения данных. Один из способов, которым вы можете использовать Excel для организации своих данных, — это их цветовое кодирование. Знание того, как раскрашивать код в Excel, может помочь вам создавать визуально привлекательные электронные таблицы Excel, более эффективно находить данные и использовать данные для объяснения решений на рабочем месте. В этой статье мы обсудим, как раскрасить код в Excel, в том числе, что это такое, почему это важно, и пять шагов, которые вы можете использовать, чтобы раскрасить код в ваших собственных электронных таблицах Excel.

Что такое цветовое кодирование в Excel?

Цветовое кодирование в Microsoft Excel — это функция условного форматирования, которую можно использовать, чтобы выделить определенные ячейки или диапазоны ячеек. Условное форматирование — это способ создания правил, которым Excel следует, чтобы определить, когда применять условное форматирование. Наиболее распространенный способ использования условного форматирования — применение цветового кода к своим данным. Например, вы можете закодировать значения температуры, хранящиеся в электронной таблице Excel, более теплыми цветами, такими как желтый, оранжевый и красный, чтобы выделить более высокие температуры, и более холодными цветами, такими как зеленый, синий и фиолетовый, чтобы выделить более низкие температуры.

Почему цветовое кодирование в Excel важно?

Использование условного форматирования с цветовым кодом важно, потому что оно может помочь вам различать значения, сделать электронные таблицы и таблицы Excel более профессиональными и выделить важную информацию, которую вы или другие специалисты регулярно используете. В Excel есть функции, которые позволяют экспортировать ваши таблицы и электронные таблицы в другие программы Microsoft, такие как PowerPoint, и, используя форматирование цветового кода, вы можете выделять важную информацию, которую вы хотите, чтобы ваша аудитория увидела. Поскольку форматирование настолько универсально, вы можете изменить его, чтобы оно соответствовало информации, которую вы хотите передать с вашими данными, что делает его ценным инструментом для понимания.

Как раскрасить код в Excel

Ниже приведены шаги, которые вы можете использовать для цветового кодирования ваших данных:

1. Введите свои данные в электронную таблицу Excel

Первым шагом к использованию форматирования цветового кода в Excel является ввод данных, которые вы хотите отформатировать. Как правило, вы можете организовать свои данные в строки или столбцы, чтобы было проще выбрать весь диапазон данных, которые вы хотите отформатировать. Например, вы можете поместить различные бизнес-расходы в столбец A, а соответствующие затраты — в столбец B. Вы также можете отформатировать те же данные, поместив значения в строки 1 и 2 соответственно. Либо строки, либо столбцы подходят для цветового кодирования, но Excel обычно работает лучше, если вы организуете свои данные в столбцы.

2. Выберите данные, которые вы хотите закодировать цветом

После того, как вы ввели свои данные, вы можете выбрать данные, форматирование которых вы хотите изменить. Один из способов выбрать данные — поместить указатель мыши в правый нижний угол верхней ячейки столбца, а затем «щелкнуть и перетащить» курсор мыши вниз по столбцу, пока не будет выбрано каждое значение в этом столбце. Это полезно для одноразовых наборов данных и небольших наборов данных.

Другой способ выбрать данные в столбце — дважды щелкнуть имя столбца в Excel, которое представляет собой букву в самом верху. Этот метод удобен, если вы планируете добавить в электронную таблицу дополнительные данные и хотите, чтобы Excel применял к ней форматирование цветового кода по мере добавления. Вы также можете использовать этот метод, если в столбце много значений, и выбор каждого из них с помощью первого метода займет намного больше времени.

3. Перейдите к условному форматированию

После того, как вы выбрали все данные, которые хотите отформатировать, вы можете перейти к разделу «Условное форматирование» в Excel. Сначала откройте вкладку «Главная» в левом верхнем углу программы. Затем перейдите в раздел «Стили» и выберите раскрывающееся меню с надписью «Условное форматирование». Это позволяет Excel отображать список параметров, которые вы можете выбрать, начиная с параметра «Правила выделения ячеек» и заканчивая параметром «Управление правилами…». Здесь вы можете выбрать формат цветового кодирования, который вы хотите использовать в своем наборе данных.

4. Выберите параметр цветового кодирования, который вы хотите использовать.

Есть несколько вариантов, которые вы можете выбрать, когда хотите закодировать данные цветом, и каждый из них дает разные результаты:

• Выделение дубликатов: этот параметр чаще всего используется профессионалами, которым нужны или нужны только уникальные значения данных в электронной таблице Excel. Этот параметр находит все одинаковые значения между выбранными ячейками и выделяет все дубликаты одним и тем же цветом. Вы можете использовать эту опцию для создания чистых и профессиональных таблиц данных и определения того, какие значения чаще всего используются в статистических целях. Например, если вы хотите узнать, какой член вашей проектной группы отправляет больше всего запросов на редактирование, вы можете выделить имена, которые чаще всего появляются в журнале запросов на редактирование.

• Верхние/нижние правила: этот параметр чаще всего используется профессионалами, которые хотят сузить объем данных, которые они видят в своей электронной таблице Excel. Эта опция находит и выделяет несколько значений на основе введенных вами правил. Например, вы можете найти верхние или нижние 10 значений, верхние или нижние 20% или другой набор значений на основе правил, выбранных вами при выборе этого параметра.

• Показать отклонения с помощью гистограмм: этот параметр чаще всего используется профессионалами, которые хотят показать простое визуальное представление разницы между значениями в наборе данных. Этот параметр создает горизонтальную полосу в каждой выбранной ячейке на основе числового значения в этой ячейке. Например, вы можете показать, как меняются продажи для каждого дня или недели набора данных с помощью столбцов, без необходимости объяснять различия в самих фактических значениях данных, создавая простое визуальное представление, которое вы можете представить другим.

• Показать отклонения с помощью цветовой шкалы: этот параметр чаще всего используется профессионалами, которые хотят показать простое визуальное представление разницы между значениями в наборе данных, но не хотят, чтобы их данные выглядели как гистограмма. Этот параметр позволяет выбрать цветовую тему, которая применяется к числовым значениям в зависимости от того, насколько низко и высоко они находятся в наборе данных. Например, вы можете выбрать, чтобы более высокие значения отображались более темными цветами, а более низкие значения отображались более светлыми цветами, чтобы подчеркнуть эти значения.

5. Примените правила условного форматирования

После того, как вы выбрали параметр условного форматирования, который хотите использовать в наборе данных электронной таблицы, Excel может предложить вам в диалоговом окне ввести определенные правила, которые он будет использовать для данных. Например, параметр «Верхние/нижние правила» позволяет вам контролировать, сколько значений или какой процент значений вы включаете в цветовое кодирование, а параметр «Цветовые шкалы» позволяет вам управлять используемыми цветами и тем, как Excel выделяет эти цвета. значений и представляет вам предварительный просмотр того, как выглядят данные, когда вы выделяете каждый из параметров, прежде чем выбрать один из них.

Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.