Как провести виртуальную презентацию за 11 шагов (с советами)

3 января 2022 г.

Если вы переходите на удаленную работу, необходимо приспособиться к собраниям и презентациям, которые проводятся с помощью программного обеспечения для видеоконференций. Научившись правильно использовать этот формат и его сильные стороны, вы сможете сделать свои презентации более успешными, а переход на удаленную работу более увлекательным. В этой статье мы предлагаем 11 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать ваши виртуальные презентации более эффективными в виртуальном рабочем пространстве, а также предлагаем советы по работе с программным обеспечением для демонстрации видео.

Что такое виртуальная презентация?

Виртуальная презентация — это презентация с помощью программного обеспечения для видеоконференций, часто для коллег или коллег. Эти типы удаленных встреч происходят не в физической комнате, а в различных приложениях для видеоконференций. Хотя виртуальная презентация не проводится в физическом месте с вашими коллегами, изучение способов проведения эффективной онлайн-презентации может помочь вам привлечь аудиторию.

Как провести виртуальную презентацию

Вот 11 шагов, которые могут улучшить ваши виртуальные презентации:

1. Создавайте привлекательные слайды

Создание визуально привлекательных слайдов может помочь вам привлечь внимание аудитории. Подумайте о том, чтобы уменьшить количество информации, представленной на слайде, чтобы их было легко читать. Вы также можете распределить свое сообщение по нескольким слайдам, чтобы уменьшить содержание каждого слайда, что может побудить вашу аудиторию обратить внимание. Упорядочивание слайдов в простом и логичном порядке также может помочь вашей аудитории виртуально следовать за вами.

2. Выберите правильный фон

Если вы используете камеру во время презентации, не забудьте убедиться, что освещение в комнате позволяет легко увидеть ваше лицо. Подумайте о презентации перед простым и чистым фоном, а не перед окном. Вы также можете провести презентацию в тихой, пустой комнате, что не будет отвлекать вашу аудиторию. Кроме того, попросив зрителей выключить камеры, вы поможете им сосредоточиться на презентации.

3. Подключите компьютер к модему.

Подключение компьютера к модему или Wi-Fi-маршрутизатору может улучшить сигнал вашего устройства и снизить вероятность отключения видео во время презентации. Большинство маршрутизаторов и модемов имеют помеченные порты, в том числе один для соединений Ethernet. Попробуйте использовать кабель Ethernet для подключения компьютера к нужному устройству. Чтобы узнать больше о том, как подключить компьютер к маршрутизатору или модему, посетите магазин техники и попросите совета.

4. Проверьте свою презентацию

Полезно протестировать презентацию, прежде чем использовать ее на собрании, особенно если вы новичок в использовании программного обеспечения для видеоконференций. Практикуйте свои слайды и свою подачу с помощью программного обеспечения. Это может помочь вам чувствовать себя комфортно с элементами управления для демонстрации экрана и управления звуком и видео. Полезно видеть то, что увидит и зритель, поэтому подумайте о том, чтобы записывать себя во время тренировки. Затем используйте запасной компьютер или телефон, чтобы посмотреть презентацию после того, как вы ее записали. Затем вы можете оценить свою презентацию и определить области для улучшения.

5. Уменьшите отвлекающие факторы

Чтобы меньше отвлекаться, попробуйте закрыть окна и вкладки на компьютере перед презентацией. Это особенно полезно, если вы собираетесь покинуть презентацию, чтобы продемонстрировать что-либо в браузере или на рабочем столе компьютера. Вы можете отключить уведомления на своем компьютере, изменив настройки системы.

Еще один способ ограничить отвлекающие факторы — установить ожидания со своей аудиторией, например, информируя их о том, когда они могут задавать вопросы и когда вы запланировали мероприятия по взаимодействию с аудиторией. Это может помочь им полностью понять временную шкалу презентации.

6. Стойте во время презентации

Стоять во время презентации может быть полезно, потому что это позволяет вам делать более глубокие вдохи. Это может помочь вам регулировать темп речи и эффективно контролировать частоту и тон голоса. Стояние также может помочь вам расслабиться и подготовиться к презентации. Чтобы подготовиться к выступлению стоя, убедитесь, что вокруг вас достаточно места, чтобы вам было удобно стоять, двигаться и жестикулировать.

7. Запланируйте запоминающуюся концовку

Конец презентации часто является тем, что аудитория запоминает наиболее ярко, поэтому это может быть эффективным моментом, чтобы повторить и перефразировать основные идеи, которые вы хотите донести. Подумайте о том, чтобы сначала создать окончательные слайды, а затем повторять сообщение на протяжении всей презентации, чтобы его было легко запомнить. Например, ваше сообщение может быть призывом к действию с использованием таких глаголов, как «идти», «вести» или «управлять».

8. Будьте краткими

Создав короткую презентацию, вы сможете увеличить участие аудитории и постоянно удерживать ее внимание. Если ваша презентация охватывает большое количество данных и тем, рассмотрите возможность разделения тем на несколько коротких разделов. Например, вы можете создать раздел для каждой темы, а затем включить несколько кратких слайдов по каждой теме. Это может улучшить внимание вашей аудитории и улучшить восприятие вашей презентации.

9. Используйте эффективную избыточность

Эффективная избыточность — это практика использования изображений, текста и голосовых компонентов для последовательной передачи одного и того же сообщения и уменьшения отвлекающих факторов. В презентации вы можете использовать эффективную избыточность, повторяя ключевые фразы или информацию, чтобы обеспечить легкость понимания и запоминания информации, которой вы делитесь. Хотя крайне важно донести ключевые идеи несколькими способами, обычно нет необходимости повторять идею одним и тем же способом на протяжении всей презентации.

10. Способствуйте взаимодействию с аудиторией

Интерактивные компоненты помогают поддерживать внимание аудитории, потому что они делают участников больше, чем пассивных зрителей. Вы можете стимулировать взаимодействие аудитории, задавая им вопросы, играя в интерактивные игры и планируя сеанс вопросов и ответов во время или после презентации. Попробуйте вовлекать аудиторию каждые 10 минут, чтобы поддерживать ожидание взаимодействия и участия.

11. Оцените свою сессию

После завершения презентации полезно оглянуться назад и проанализировать, какие слайды или действия зрителей вызвали наилучший отклик. Вы можете сделать это, записав сеанс и пронаблюдав, какие методы получили наибольшее количество откликов. Вы также можете просмотреть свою запись, чтобы найти области, нуждающиеся в улучшении, например тезисы, которые вы могли бы сделать более краткими.

Советы по виртуальной презентации

Вот несколько советов, которые вы можете применить для повышения эффективности ваших виртуальных презентаций:

• Используйте дружелюбный, позитивный тон при проведении виртуальной презентации.

• Подготовьте часы или приложение для измерения времени, чтобы отслеживать продолжительность каждого слайда.

• Наденьте наушники, чтобы исключить фоновый шум

• Говорите прямо, обращаясь к аудитории

• Попросите кого-нибудь, с кем вы работаете, помочь вам, если возникнут технические проблемы.