Как провести успешную встречу по завершении проекта

22 апреля 2021 г.

Эффективное управление проектами обеспечивает качественное и своевременное выполнение задач и результатов проекта. Встречи по итогам проекта представляют собой важный заключительный шаг в управлении проектом, который может помочь командам оценить успехи и проблемы, связанные с их недавно завершенными проектами. Понимание целей и необходимых компонентов пост-мортема проекта может помочь вам максимизировать количество ценных отзывов, полученных от вашей встречи. В этой статье мы даем определение пост-мортема проекта, обсуждаем его преимущества и предлагаем список шагов и советов, которые помогут вам успешно провести пост-мортем-совещание проекта.

Что такое постмортем проекта?

Вскрытие проекта — это встреча членов команды для обсуждения успехов и проблем, с которыми они столкнулись во время недавно завершенного проекта. Это совещание по обзору служит важным шагом на заключительном этапе управления проектом. Как правило, участники проекта после смерти обсуждают достижения, препятствия, возможности для улучшения и уроки, извлеченные в ходе проекта. Команда может использовать эту информацию, чтобы проанализировать свою работу и провести мозговой штурм, чтобы обеспечить успешные будущие проекты.

Преимущества постмортема проекта

Вскрытие проекта позволяет командам просмотреть и оценить недавно завершенный проект. Проведение этой встречи дает несколько преимуществ, в том числе:

• Повышает эффективность: обсуждение методов, которые сработали и не сработали, поможет вашей команде открыть для себя новые, более эффективные способы подхода к задачам и их выполнения.

• Поддерживает обучение на ошибках: обсуждение проблем и неудач, с которыми столкнулись на протяжении всего проекта, может помочь вашей команде избежать повторения ошибок в будущих проектах.

• Отмечает успех вашей команды: несмотря на то, что на собраниях после смерти обсуждаются недостатки или проблемы проекта, они также служат возможностью отпраздновать победы вашей команды. Участники могут поздравить друг друга с достижениями и выразить признательность за вклад каждого.

• Повышает моральный дух: поздравления друг друга с успехами проекта и обмен советами могут помочь сблизить вашу команду и создать позитивный коллективный настрой.

• Поощряет распространение информации: когда это возможно, вы можете рассмотреть возможность обмена информацией, обсуждавшейся во время вскрытия вашего проекта, с остальной частью рабочего места. В результате вы можете предоставить ценные инструменты и идеи для всей организации и обмениваться полезной информацией между командами.

Как провести успешную встречу после закрытия проекта

Понимание формата, организации и направленности собраний по итогам проекта может помочь вам успешно управлять этой оценкой производительности вашей команды. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы спланировать и запустить эффективный пост-мортем проекта:

1. Планируйте свои встречи заранее

Встречи по итогам проекта представляют собой важный шаг к успеху проектов, которые различаются по размеру и сложности. Несмотря на то, что название предполагает, что собрания по завершении проекта проводятся в конце проекта, рассмотрите возможность проведения мини-совещаний по завершению проекта в Основные вехи на протяжении всего проекта, чтобы оценить его успех по мере вашего продвижения. Регулярные постфактум-совещания на протяжении всего проекта могут помочь вашей команде выявить потенциальные проблемы и решить их до того, как они перерастут в более серьезные проблемы.

2. Используйте посмертный опросник

Прежде чем завершить окончательное вскрытие, подумайте о том, чтобы разослать своей команде анкету перед совещанием, чтобы предоставить обратную связь и поднять важные вопросы. Предоставление вашей команде возможности высказать свои мысли и размышления заранее гарантирует, что голос каждого будет услышан во время встречи, а все идеи получат соответствующее количество обсуждений.

Анкета перед совещанием также дает членам вашей команды возможность подготовиться к совещанию и подумать о своей работе над проектом, а также об общей работе команды. Рассмотрите возможность использования информации из анкеты в качестве руководства при написании повестки дня встречи, включая часто обсуждаемые вопросы в качестве тем для обсуждения.

3. Составьте четкую повестку встречи

Чтобы убедиться, что ваш проект остается продуктивным, вы можете заранее разработать четкую повестку дня. Эффективная повестка собрания обычно включает следующие компоненты:

• Резюме. Попробуйте начать встречу с обзора целей и показателей проекта, которые вы должны были обозначить на этапе планирования. Этот краткий обзор не обязательно должен включать подробные сведения, но служит кратким обзором первоначальных целей проекта.

• Обзор результатов: после рассмотрения ваших первоначальных целей и задач кратко просмотрите окончательные результаты проекта. Через несколько минут обсудите, достигла ли ваша команда целей и показателей, необходимых для успеха проекта.

• Причина результатов: эта часть повестки дня обычно самая длинная и подробная, поскольку она дает возможность обсудить причины, лежащие в основе результатов проекта. Используйте это время, чтобы обсудить темы для обсуждения, взятые из анкеты перед встречей, и начните дискуссию, чтобы члены команды могли поделиться своими мыслями.

4. Назначьте модератора

Чтобы конструктивно оценить успех вашего проекта, подумайте о том, чтобы назначить человека в качестве модератора и следить за тем, чтобы собрание было целенаправленным и своевременным. Модератор следит за тем, чтобы тон встречи оставался сердечным, а вопросы для обсуждения быстро продвигались вперед. Подумайте о том, чтобы выбрать человека, который чувствует себя комфортно в роли лидера и мотиватора, и попросите его выступить в роли модератора до вскрытия, чтобы дать ему время на подготовку.

5. Задавайте количественные, качественные и субъективные вопросы

При обсуждении тем для обсуждения, включенных в повестку дня вашей встречи, постарайтесь задавать вопросы, которые помогут вам получить полезную информацию, которую вы сможете применить в будущих проектах. Подумайте о том, чтобы включить следующие типы вопросов в обсуждение на послематчевой встрече:

• Количественный: эти вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», часто касаются того, выполнила ли ваша команда определенные задачи или достигла ли целей. Например, «Уложились ли мы в ожидаемые сроки?» или «Уложился ли проект в бюджет?» Эти вопросы должны помочь определить, успешно ли команда проекта следовала планам.

• Качественный: эти открытые вопросы позволяют получить более подробную информацию и различные точки зрения и мнения членов вашей команды. Например, «Получили ли мы качественную работу в соответствии со стандартами клиента?» или «Чувствовали ли члены команды, что у них достаточно ресурсов или поддержки для выполнения своих задач?» Подумайте о том, чтобы задать конкретные и измеримые качественные вопросы, а затем позвольте вашей команде открыто обсудить их ответы.

• Субъективный: эти вопросы не столько касаются успеха проекта, сколько опыта членов вашей команды. Например: «Что вам больше всего понравилось в работе над этим проектом?» или «Что мы могли бы изменить, чтобы аналогичные проекты в будущем работали более гладко?» Субъективные вопросы касаются того, как ваша команда относилась к своему вкладу в проект, помогая руководителям понять, как более эффективно поддерживать своих сотрудников.

6. Напишите и распространите заключительный документ

В конце вашей итоговой встречи рассмотрите возможность написания документа, в котором резюмируются все тезисы, обсуждаемые вопросы, выводы встречи и возможные изменения для будущих проектов. Часто вы раздавали этот документ каждому участнику встречи для ознакомления и одобрения, прежде чем распространять его по всей компании. Резюме и выводы, описанные в этом документе, служат отправной точкой для будущих командных и корпоративных проектов и содержат важные пункты действий и советы, полученные на послематчевом совещании.

Советы по запуску проекта после смерти

Ниже приведены некоторые дополнительные советы, которые помогут вам успешно провести собрание по завершении проекта:

Создайте расслабляющую атмосферу

Обсуждение проблем и проблем, возникающих во время проекта, иногда может вызвать напряжение или неловкость. Делайте все возможное, чтобы после смерти ваш проект оставался максимально расслабленным, чтобы помочь всем чувствовать себя непринужденно и поддерживать моральный дух. Например, вы можете угостить участников едой или кофе или проявить беззаботность в начале собрания. Члены команды, которые чувствуют себя комфортно, часто с большей готовностью обсуждают деликатные темы, такие как ошибки или неудачи, что может помочь вашей команде раскрыть возможности для будущих улучшений.

Поощряйте участие членов команды

Как уже упоминалось, цель пост-мортема проекта — проанализировать проект и обсудить, что сработало, а что нет. Получение этих идей требует группового сотрудничества и участия, поэтому старайтесь поощрять честное и открытое общение. Вы можете установить основные правила, чтобы каждый уважал мнение других и воздерживался от суждений. Если вы заметили, что некоторые люди говорят больше, чем другие, вы можете напрямую обратиться к более тихим людям, чтобы их голоса были услышаны.

Разработать действенный совет

Обсуждение способов улучшения вашей команды — это положительный шаг к будущему успеху. Включение реалистичных, действенных выводов из вашего проекта после вскрытия может гарантировать, что эти идеи воплотятся в жизнь. Рассмотрите возможность обсуждения конкретных результатов или задач, которые ваша команда может разумно выполнить, чтобы вызвать чувство достижения и улучшить результаты будущих проектов.

Избегайте обвинений и негатива

По возможности уводите разговор от обвинений или негатива. Если члены команды чувствуют, что их выделяют или осуждают за их работу, они могут воздержаться от участия во время заключительного собрания проекта. Хотя важно обсуждать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь во время проекта, старайтесь обращаться ко всей команде, а не отделять отдельных лиц от группы. Подумайте о том, чтобы дополнить эту стратегию, посвятив время разговорам о положительных аспектах деятельности членов вашей команды и похвалив их достижения.