Как провести совещание по планированию спринта (плюс преимущества и советы)

20 мая 2021 г.

Успешные встречи по планированию спринта могут помочь вашей команде систематизировать информацию и обеспечить продуктивность вашей команды. Хотя разработчики программного обеспечения изобрели этот тип совещаний, любая отрасль может внедрить его методы в свои системы управления проектами. Если вы или ваша компания уделяете большое внимание планированию, может быть полезно узнать больше о том, как провести эффективное совещание по планированию спринта.

В этой статье мы объясним, что такое собрание по планированию спринта, определим некоторые полезные термины, связанные с планированием спринта, опишем, как планировать собрание по планированию спринта, и перечислим некоторые из его основных преимуществ.

Что такое совещание по планированию спринта?

Совещания по планированию спринта — это первый шаг в координации спринта, который представляет собой период времени, посвященный исключительно завершению конкретного проекта. Эти встречи включают в себя определение целей спринта, обязанностей каждого члена команды и предполагаемых сроков, чтобы гарантировать завершение и доставку продукта к дате, которую ожидает клиент. Успешные встречи по планированию спринта также создают рабочую среду, мотивирующую каждого члена команды. Поскольку каждая команда уникальна, вы можете настроить некоторые аспекты процесса в соответствии со своими потребностями.

Совещания по планированию спринта являются частью гибкой структуры управления проектами, называемой схваткой. Скрам-модель позволяет командам сотрудничать без прямых указаний или контроля со стороны высшего руководства.

Какие общие термины связаны с собраниями по планированию спринта?

Системы управления Scrum часто содержат набор терминов, которые члены команды обычно понимают, чтобы они могли эффективно общаться. Вот список сокращенных терминов схватки, которые применяются к собраниям по планированию спринта:

• Владелец продукта: отвечает за управление невыполненной работой над продуктом и представляет заинтересованные стороны.

• Бэклог продукта: список всех элементов, необходимых для завершения продукта. Менеджер по продукту может обновлять этот список невыполненных задач, когда команды завершают задачи, или перераспределять их в соответствии с уровнем приоритета.

• Бэклог спринта: список задач, которые ваша команда хочет выполнить во время спринта, и задачи, необходимые для этого. Команды обычно создают бэклог спринта без прямого участия владельца продукта.

• Пользовательская история: неформальное описание продукта, написанное голосом и тоном покупателя. Он подчеркивает, как продукт приносит пользу клиентам.

• Story Points: числовые значения, используемые для измерения сложности конкретной пользовательской истории, включая то, какие материалы для этого требуются и сколько времени это может занять.

Как провести совещание по планированию спринта

Важно провести совещание по планированию спринта, на котором будут установлены четкие ожидания для каждого члена команды. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы провести эффективное собрание по планированию спринта:

1. Подготовьтесь к встрече

При подготовке к встрече спринта важно убедиться, что у вас есть все необходимые документы и информация. Вы можете обратиться к журналу невыполненных работ по продукту, чтобы определить, какие элементы доступны для завершения, и посмотреть, есть ли какие-либо обновления. Кроме того, постарайтесь решить, как долго вы хотите, чтобы встреча по планированию спринта длилась. Например, для недельного спринта принято выделять два часа на встречи. На этом этапе может быть полезно проконсультироваться с владельцем продукта, чтобы получить отзывы от заинтересованных сторон и просмотреть любые дополнительные рекомендации по продукту.

2. Выберите цели спринта

Следующим шагом в проведении собрания спринта является определение более крупных целей спринта с использованием доступных данных. Помимо бэклога продукта, вы можете обратиться к пользовательским историям для разработки целей, соответствующих предпочтениям клиентов. Работая вместе с владельцем продукта, ваша команда может сформулировать цели спринта в одном или двух хорошо сформулированных предложениях. Этот компонент важен, потому что заинтересованным сторонам и другим связанным лицам может понадобиться краткое описание целей вашей команды.

Вот несколько примеров цели спринта:

• Мы сосредоточены на внедрении новой службы чата на главной странице веб-сайта, чтобы клиенты могли напрямую взаимодействовать с нашими службами.

• Мы хотим уменьшить количество ошибок на сайте цифрового клиента, чтобы клиенты могли правильно вводить свою информацию.

3. Создайте бэклог спринта

Используя свою цель в качестве основы, рассмотрите возможность выбора элементов из бэклога продукта, над которыми вы хотите работать. Важно сохранять гибкость каждого списка задач, чтобы вы могли корректировать элементы по мере необходимости. Например, если конкретная задача состоит из многих компонентов, вы можете разделить их на более мелкие и более достижимые шаги. Попробуйте заполнить этот документ во время собрания по планированию спринта, чтобы вы могли обращаться к нему во время спринта и на будущих собраниях.

Вы можете написать свой отставание спринта в электронной таблице или аналогичном формате, чтобы обеспечить организацию. В зависимости от ваших предпочтений, вы можете выбрать множество вариантов форматирования. Например, вы можете указать цели в первом столбце, список предстоящих задач во втором, текущие задачи в третьем и завершенные задачи в четвертом.

4. Оцените временную шкалу

Еще один полезный шаг при проведении собрания по планированию спринта — разработать жизнеспособный график выполнения задач. Постарайтесь обеспечить гибкость, чтобы вы могли включать любую новую информацию или данные, которые вы узнаете в процессе. Важно привлечь к этому обсуждению всех членов команды, поскольку у каждого человека могут быть разные сильные стороны и стандарты производительности, которые требуют приспособления. Они также могли бы поделиться советами о том, как повысить общую эффективность команды.

Чтобы составить временную шкалу, попробуйте рассчитать, сколько усилий требует каждая задача и сколько времени каждый участник может выделить на нее.

Вот еще методы оценки, которые вы можете использовать:

• Размер футболки. Один из методов оценки трудозатрат, требуемых для выполнения задачи, состоит в том, чтобы концептуализировать ваши задачи как маленькие, средние, большие и очень большие футболки. Это может помочь вам визуально воспринимать спектр ваших задач.

• Прошлые спринты: если у вас были предыдущие спринты с той же командой, вы можете использовать данные этих спринтов, чтобы рассчитать, сколько времени, вероятно, потребуется для выполнения каждой задачи. Этот метод обычно требует не менее трех наборов данных спринта для получения точных результатов.

• Три момента: вы также можете использовать математическую формулу для определения потенциальной временной шкалы на основе того, сколько времени вы планируете потратить, сколько времени избыточно и наиболее вероятного сценария, который вы можете оценить.

5. Обозначьте свои сюжетные точки

Рассмотрите возможность обсуждения каждой задачи со своей командой и присвоения баллов за каждую задачу в соответствии с их сложностью. Например, создание контактного поля в системе управления может быть довольно сложной задачей, поэтому вы можете присвоить ему 6 баллов из 10. Ваша следующая задача может заключаться в размещении этого контактного поля на многих страницах, что менее сложно, но требует больше времени. , поэтому он получает 3 балла из 10. Эта информация может помочь вам разработать график, расставить приоритеты задач в вашей команде и повысить эффективность.

6. Завершите встречу

Рассмотрите возможность использования последней части собрания по планированию спринта, чтобы запросить какие-либо разъяснения и принять окончательные решения. На этом этапе важно подтвердить, что каждый член команды понимает цели и задачи предстоящего спринта. Если вы решили сосредоточить усилия на задачах, отличных от изначально запланированных, или хотите изменить список, вы можете сделать пометку в журнале спринта или другом документе, что вы собираетесь заняться этими задачами на следующей встрече.

Преимущества проведения совещания по планированию спринта

Вот некоторые преимущества проведения эффективного совещания по планированию спринта:

• Поощряет эффективную командную работу: встречи по планированию спринта могут помочь членам команды развивать отношения, основанные на четком общении и доверии. Наличие этой связи может повысить производительность и точность.

• Ставит достижимые цели: если вы хорошо работаете в команде и создаете структуры для получения точных данных, вы можете лучше понять количество задач, которые вы можете выполнить за определенный период времени.

• Предоставляет возможности для обратной связи: выделение определенного количества времени на планирование спринта и размышление о прошлых действиях может позволить членам команды предложить любые полезные идеи или проблемы.

• Создает более эффективный рабочий процесс: предварительное изучение данных может помочь вам предсказать проблемы или ситуации, которые могут возникнуть во время вашего предстоящего спринта.

Советы по проведению успешного совещания по планированию спринта

Вот несколько методов, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить успешное собрание по планированию спринта:

• Избегайте конфронтационного языка: поскольку команда работает вместе, может быть полезно использовать позитивный и ободряющий язык во время встречи, особенно когда вы составляете временную шкалу. Это может помочь вселить уверенность в соблюдении сроков.

• Модерируйте обсуждение: разработка конкретных рекомендаций и правил для обсуждения до начала встречи может помочь оптимизировать время вашей команды.

• Запланируйте учебные занятия: поскольку у всех в вашей команде может быть разный опыт работы, вы можете предложить обучающее занятие перед собранием по планированию спринта, чтобы убедиться, что у всех есть одинаковая информация.

• Делайте заметки: хотя вы можете записывать информацию в журнал спринта, ведение заметок позволяет вашей команде иметь более надежную запись того, что происходит во время собрания.