Как представиться в электронном письме (с примерами)
26 мая 2021 г.
Основные выводы:
Используйте профессиональное введение, например «Здравствуйте», «Приветствую» или «Дорогой».
Используйте в приветствии полное имя получателя или просто его имя, если вы знаете его лично.
Используйте четкую и простую тему письма и начните с указания причины написания письма.
Представьтесь, указав свое полное имя, титул и любую другую важную информацию, которую должен иметь получатель.
Электронная почта — самая распространенная форма общения в деловом мире. Некоторые профессионалы получают сотни или даже тысячи электронных писем в день. Это занятые люди, и, чтобы заинтересовать получателя, вы должны написать четкое и информативное представление о себе.
Описание изображения
Профессиональный формат электронной почты
Сюжетная линия
Приветствие
Тело
Закрытие
Подпись
Лучшие практики:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте лаконичны, откорректируйте свою электронную почту, соблюдайте надлежащий этикет и не забывайте о дальнейших действиях.
В этой статье мы объясним, как представиться в электронном письме, и предоставим шаблон и примеры представлений электронной почты, которые помогут вам составить собственное представление.
Что такое электронное письмо с представлением о себе?
Электронное письмо с представлением о себе — это сообщение, отправляемое человеку, которого вы никогда не встречали, с информацией о том, кто вы есть. Целью электронного письма обычно является просьба, например, запрос информации о работе, просьба о совете или попытка продать продукт или услугу. Чтобы получить ответ, вводное электронное письмо должно привлечь внимание и заинтересовать получателя.
Как представиться в электронном письме
Используйте эти шаги, чтобы написать привлекательное вводное электронное письмо:
Найдите общий контакт
Используйте информативную тему письма
Персонализируйте свое приветствие
Напишите о другом человеке
Объясните, почему вы обращаетесь
Включите призыв к действию
Поблагодарите и закройте
Корректура
1. Найдите общий контакт
Прежде чем представиться в электронном письме, сначала проверьте, есть ли у вас общие знакомые с получателем. Если вы знаете кого-то, кто работает в той же компании или учился вместе с ним в колледже, попробуйте спросить у вашего общего контакта, готовы ли они представить вас или разрешить упомянуть свое имя в письме.
2. Используйте информативную тему письма
Строка темы электронного письма — это первое, что увидит получатель, и это, вероятно, повлияет на его решение о том, открывать и читать ли электронное письмо. Вы должны написать тему письма, которая будет профессиональной, информативной и краткой. Если вы спрашиваете об открытой вакансии, вы можете использовать строку темы, например «Запрос на вакансию продавца-консультанта». Если вы подаете заявление о приеме на работу или запрашиваете информацию, укажите свою цель, например «Заявление о продавце-консультанте» или «Запрос информации о тенденциях в маркетинге».
3. Персонализируйте свое приветствие
Начните свое электронное письмо с приветствия, адаптированного для получателя. Если вы отправляете электронное письмо кому-то из традиционно формальной отрасли, такой как финансы или юриспруденция, используйте «Уважаемая госпожа». и фамилия человека. Если вы представляетесь кому-то из более неформальной отрасли, например, в области технологий или СМИ, вы можете сказать «Привет» и назвать его имя. Изучите человека и компанию в Интернете, прежде чем писать электронное письмо, чтобы попытаться выяснить, какое приветствие будет уместным.
4. Напишите о другом человеке
Хотя вы должны представиться, указав свое имя и должность в начале письма, ваш начальный абзац должен быть сосредоточен на получателе. Вы с большей вероятностью заинтересуете их, если начнете с комплимента. Вы можете упомянуть что-то конкретное об их работе, которая вам нравится или что вы восхищаетесь их организацией. Хороший способ привлечь кого-то — начать с общего интереса, например, ходить в одну школу или расти в одном районе.
5. Объясните, почему вы обращаетесь
Быстро объясните, почему вы отправляете электронное письмо получателю. Включите, как вы знаете их и получили их адрес электронной почты. Например, вы можете объяснить, что общий контакт дал вам свой адрес электронной почты, и вы хотели спросить его о вакансиях в их компании.
6. Включите призыв к действию
Последний раздел электронного письма должен содержать запрос или призыв к действию для получателя. Сделайте свой запрос кратким и конкретным, например, попросите встретиться, чтобы обсудить определенную тему, для заявления о приеме на работу или информации об открытой вакансии. Не забудьте сформулировать свой призыв к действию как вежливую просьбу, а не как требование. Например, «Я приложил свое резюме в надежде, что вы рассмотрите меня на эту должность».
7. Поблагодарите и закройте
Прежде чем закончить письмо, поблагодарите получателя за потраченное время. Признайте, что у них, вероятно, плотный график, и вы цените их время. Используйте профессиональное завершение, например, «С уважением», и укажите свою контактную информацию под своей подписью. Вы также можете включить ссылки на свой профессиональный онлайн-профиль или портфолио работ.
8. Вычитка
Перед отправкой письма проверьте его на наличие орфографических или грамматических ошибок. Безошибочное электронное письмо с большей вероятностью произведет хорошее впечатление. Попробуйте сделать небольшой перерыв перед вычиткой или попросите друга, которому вы доверяете, просмотреть его, так как новый читатель может обнаружить любые ошибки. Вы также можете сначала отправить электронное письмо самому себе, чтобы увидеть, как оно выглядит, когда получатель откроет его.
Официальный шаблон ознакомительного электронного письма
Рассмотрите возможность использования этого шаблона для написания официального вводного электронного письма:
Тема: [Main topic]
дорогая [recipients name],
Меня зовут [include your first and last name]и я [include a compliment about the recipient]. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что [provide a brief but specific explanation of your reason]. я надеюсь [include your call to action here].
Спасибо за ваше внимание и время.
Искренне,
[Your name]
[Contact information]
Примеры введения электронной почты
Вот три примера электронных писем, которые могут вдохновить вас на написание собственного:
Электронная почта заявления о приеме на работу
Открыть запрос позиции
Запрос информации
Электронная почта заявления о приеме на работу
Тема: Заявление ИТ-специалиста
Уважаемый господин Арно,
Меня зовут Лидия Рената, и я очень восхищаюсь работой над новыми программными приложениями, которую делает Bright Technology. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что увидел ваш адрес электронной почты, указанный в качестве контактного лица для открытой вакансии ИТ-специалиста, размещенной в Интернете. Я приложил свое резюме и сопроводительное письмо к этому письму, и я надеюсь, что вы рассмотрите меня на эту роль.
Спасибо за ваше внимание и время.
Искренне,
Лидия Рената
lrenata@email.com
(452) 893-2314
lydiarenata@professionalprofile.com
Открыть запрос позиции
Тема: Запрос на должность учителя истории
Уважаемая госпожа Перес,
Я видел недавнюю статью в «Геральд» о вашей работе с учениками из малообеспеченных семей и хочу поздравить вас с успехом на посту директора средней школы Маунт-Кристалл. Меня зовут Марк Сантини, и меня интересует открытая вакансия учителя истории, указанная на вашем сайте.
Я обращаюсь за дополнительной информацией об этой должности. Это полный или неполный рабочий день, и какие курсы являются частью учебной программы? Буду признателен, если Вы ответите на это письмо или позвоните мне по номеру, указанному ниже.
Спасибо за уделенное время.
Искренне,
Марк Сантини
santini.mark@email.com
(452) 893-2314
Запрос информации
Тема: Интервью по исследованию рынка.
Уважаемая госпожа Фурнье,
Я прочитал недавний профиль о вашем успехе в качестве риелтора, поздравляю!
Меня зовут Энни Аркатто, я аспирант, занимаюсь исследованием тенденций рынка недвижимости. Я обращаюсь к вам, потому что надеюсь взять у вас интервью для моего проекта, чтобы получить больше информации о вашей работе и ее связи с исследованиями рынка. Буду рад встретиться в удобное для вас время и место.
Спасибо за ваше время, и я надеюсь получить известие от вас в ближайшее время.
Искренне,
Энни Аркатто
aarcatto@email.com
(452) 893-2314