Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)
17 августа 2021 г.
Деловое письмо — это официальная форма общения, обычно предназначенная для клиентов, коллег и других заинтересованных сторон.
В этой статье мы покажем вам, как шаг за шагом форматировать деловое письмо и что включить, а также предоставим примеры и шаблон, которые помогут вам написать собственное письмо.
Описание изображения
Формат делового письма
Дата
Имя и адрес
Приветствие
Первый абзац
Заключительный абзац
Бесплатное закрытие и подпись
Когда использовать правильный формат делового письма
Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда запись в этом формате уместна:
Рекомендации: как правило, бывший коллега или менеджер соглашается написать рекомендательное письмо, если у него были хорошие отношения с сотрудником. Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы привлечь внимание работодателя. Уровень профессионализма официально-делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартная электронная почта, которая сегодня широко используется для общения с сотрудниками на рабочем месте.
Подтверждение занятости: если компания или образовательное учреждение запрашивает подтверждение занятости, вам необходимо получить письмо, написанное сотрудником отдела кадров. Возможно, у отдела кадров уже есть простой шаблон для заполнения вашим руководителем. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но может также содержать дополнительную информацию, которую отдел кадров сочтет целесообразным раскрыть.
Предложения о работе: когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму обычно сначала звонит вам, чтобы предложить вам вакансию, а затем отправляет вам информацию о вакансии в письменном виде с инструкциями по адаптации и дальнейшим действиям. это
Письма о зачислении в школу: Колледж или университет обычно рассылает письмо о зачислении старшеклассникам, когда они были приняты. В письме будет пакет со всей необходимой информацией о зачислении и дате начала занятий. Некоторый тип принятия также может быть отправлен по электронной почте студенту.
Как правильно оформить деловое письмо
Выполните следующие действия, чтобы отформатировать профессиональное деловое письмо:
1. Соберите всю необходимую контактную информацию
Начните с вставки вашей контактной информации и информации получателя. Обязательно разделите информацию об отправителе и получателе в верхнем левом углу письма. Таким образом, ваше письмо будет правильно адресовано в нужное место и нужному человеку.
2. Выберите приветствие
Выберите, какое приветствие вы хотите использовать, чтобы официально поприветствовать получателя. Поскольку вы пишете формально, используйте язык, который подходит к ним. Если вы знаете их имя, добавьте их имя и фамилию в приветствие, но вы также можете использовать фразу вроде «Кому это может касаться», если вы не знаете, кому отправить приветствие.
Вот несколько вариантов приветствия:
Дорогой Джон Смит
Уважаемый мистер Смит
Внимание: г-н Джон Смит
3. Четко определите свою цель в основном абзаце
Основной абзац должен быть разделен одинарным интервалом, а заголовок должен быть выровнен по левому краю, чтобы выровняться с остальной частью письма. В основном абзаце сделайте главное сообщение простым и лаконичным для читателя. Это поможет вам сосредоточиться на теме и цели, которую вы пытаетесь достичь.
4. Официально завершите письмо и поставьте свою подпись.
Завершение должно быть кратким и формальным, чтобы оно соответствовало остальной части письма. Затем оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным именем. Если вы распечатываете письмо и отправляете его по почте, поставьте свою подпись между окончанием письма и вашим именем. Если вы планируете отправить письмо по электронной почте, есть веб-сайты, на которых вы можете бесплатно поставить свою подпись и вставить ее прямо в электронную копию вашего письма.
Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть письмо, прежде чем добавить свою подпись:
С уважением
Сердечно
Искренне
Прочитайте больше: Как закончить электронное письмо (с примерами закрытия)
Советы по оформлению делового письма
Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании делового письма:
Отдавайте предпочтение ясности: деловые письма должны занимать одну страницу, поэтому они должны быть прямыми и краткими.
Будьте прямолинейны: укажите причину вашей корреспонденции и любые действия, которые вы требуете от получателя. Не забудьте указать сроки или инструкции для следующих шагов.
Вычитка: прочтите письмо вслух, чтобы выявить ошибки, и попросите друга или коллегу сделать то же самое.
Образец делового письма
Используйте этот шаблон, чтобы написать и отформатировать собственное деловое письмо:
[Name]
[Current position]
[Current company]
[Current address]
[City, state abbreviation and zip code]
[Phone number]
[Email address]
[Send date]
[Recipient’s name]
[Recipient’s current position]
[Recipient’s current company]
[Recipient’s city, state abbreviation and zip code]
Дорогой [Name of contact],
Я пишу, чтобы убедиться, что [name] работал на [company name] поскольку [dates worked]. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. [Additional information about your contact information or the employee].
[Closing]
[Your name]
Скачать шаблон делового письма
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.
Пример делового письма
Вот пример официального делового письма:
Дженис Грейсон
Директор отдела кадров
Грант Технологии
452 Холлоу Фарм Роуд
Данбери, Коннектикут 06811
0003-000-1234
jgrayson@granttechnologies.com
6 ноября 2019 г.
Берни Гловер
Старший менеджер проектов
Маркетинговое агентство БГ
792 Флитвей Драйв
Махопак, штат Нью-Йорк, 10541
Уважаемый мистер Гловер,
Я пишу это письмо, чтобы подтвердить, что Филип Смит уже два года работает в Grant Technologies в нашем отделе маркетинга. В частности, он начал свою работу у нас в качестве специалиста по контенту 6 ноября 2017 года.
Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону 000-000-1234.
С наилучшими пожеланиями,
Дженис Грейсон
Когда использовать правильный формат делового письма
Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда запись в этом формате уместна:
Рекомендации: если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы привлечь внимание работодателя. Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо.
Подтверждение занятости: для подтверждения занятости отдел кадров может уже иметь простой шаблон для заполнения вашим руководителем. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но может также содержать дополнительную информацию, которую отдел кадров сочтет уместной.
Предложения о работе: когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму может отправить сведения о вакансии в письменном виде с инструкциями по адаптации и дальнейшим действиям.
Письма о зачислении в школу: Колледж или университет обычно рассылает письмо о зачислении учащимся старших классов после того, как они были приняты. Письмо будет сопровождать пакет со всей применимой информацией о зачислении.