Как подготовиться к встрече один на один с вашим персоналом

3 августа 2021 г.

Встречи один на один с персоналом часто являются важной частью вашей работы в качестве менеджера. Основные цели часто заключаются в том, чтобы предложить обратную связь, предоставить возможности для развития и мотивировать сотрудника на повышение его производительности. Встречи один на один могут принести пользу всем сотрудникам, поскольку они позволяют устанавливать индивидуальные цели и сотрудничать. В этой статье мы обсудим, почему важны встречи один на один и как подготовиться к встрече один на один с сотрудником.

Почему так важны встречи один на один?

Встречи один на один важны для предоставления возможности повысить производительность сотрудников и улучшить сплочение команды. Вот еще несколько причин, по которым встречи один на один могут быть важны для вашей команды:

• Построение отношений: встречи один на один могут стать отличной возможностью для менеджеров наладить отношения со своими сотрудниками, поскольку они предлагают способ познакомиться с вашей командой индивидуально.

• Постановка четких целей для сотрудников: эти встречи также могут дать возможность повысить производительность вашей команды. Встреча один на один может дать возможность установить четкие цели, которые могут помочь сотруднику стать более продуктивным и определить, на что посвятить свое время, исходя из целей компании.

• Улучшение командной работы: они дают возможность улучшить командную работу и сплочение команды в вашей компании. Встречи один на один могут дать сотрудникам понять, что вы их цените, что может помочь им почувствовать себя частью команды.

• Предоставление возможности задавать вопросы: они дают возможность сотрудникам задавать вопросы и честно сообщают о рабочих задачах.

• Предоставление обратной связи: обратная связь является неотъемлемой частью процесса встречи один на один. Эти собрания могут предоставить вашим сотрудникам возможность предоставить подробные отзывы о своей работе.

• Повышение уверенности: встречи один на один могут помочь повысить уверенность сотрудников, увеличив возможность для вас сделать комплименты и предоставив сотрудникам возможность поделиться своими сильными сторонами.

Как подготовиться к личной встрече

Вот несколько способов подготовиться к личной встрече с вашими сотрудниками:

1. Заранее определите повестку встречи

Подумайте о том, чтобы составить повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что оно будет продуктивным. Обеим сторонам важно знать, какие будут ключевые моменты, чтобы не было путаницы. Вы можете подготовить повестку дня и отправить ее сотруднику по электронной почте заранее. Попросите сотрудника указать любые дополнительные пункты повестки дня для обсуждения и если есть вопросы о том, чего ожидать.

2. Убедитесь, что у вас есть приватная среда

Подумайте о создании безопасного, уединенного места встречи для себя и своего сотрудника. Вам может понадобиться зарезервировать конференц-зал, если у вас нет личного кабинета и в зависимости от свободного места вашей компании.

3. Подготовьте обзор того, что вы будете говорить

Вы можете заранее уточнить цель встречи и темы мозгового штурма, а также подготовить список вопросов, которые нужно задать сотруднику. Вот несколько вопросов, которые можно задать, чтобы облегчить обсуждение:

• Как я могу лучше всего поддержать вас?

• Какая у вас цель на данный момент?

• Что вы хотите от меня или нашей команды?

• Как мы можем улучшить?

• Что вам нужно от меня или команды сегодня, завтра или на этой неделе?

• Как бы другие описали, насколько хорошо вы справляетесь с этим проектом?

• Как вы относитесь к обязанностям, которые я возложил на вас?

• Как ваша рабочая нагрузка влияет на вас?

4. Соберите необходимые материалы для встречи

Вы можете подготовить предыдущие примеры работы сотрудника, чтобы иметь рекомендации для обсуждения во время встречи. Также может потребоваться связаться с отделом кадров, чтобы проверить оценки сотрудников или записи о посещаемости. Копия должностной инструкции сотрудника также может быть полезной, чтобы убедиться, что сотрудник знает о своих обязанностях.

5. Начните встречу с краткой регистрации

Вы можете начать встречу один на один, спросив своего сотрудника, как у него дела и можете ли вы чем-нибудь его поддержать. Подумайте о том, чтобы спросить их о статусе проекта и уточнить любые ожидания. Вы можете сообщить своим сотрудникам, что они могут вам доверять и что вы готовы помочь им добиться успеха.

6. Отмечайте любые победы на рабочем месте

Отмечайте и отмечайте любые задачи, которые ваш сотрудник успешно выполнил. Дайте им знать, что вы замечаете их тяжелую работу, и предоставьте им возможность поделиться своими отзывами. Подумайте о том, чтобы поставить цель для их следующей победы и спросить, можете ли вы что-нибудь сделать, чтобы помочь им достичь ее.

7. Делайте заметки, чтобы отслеживать отзывы

Во время собрания важно делать заметки, чтобы можно было подвести итоги и точно отслеживать отзывы сотрудников. Делая заметки, вы покажете своему сотруднику, что вы заботитесь об их работе и слушаете их. Вы можете делать заметки на компьютере во время встречи или иметь при себе блокнот.

8. Поддерживайте ободряющий тон

Не забывайте сохранять позитивный и ободряющий тон. Подумайте о том, чтобы позволить вашему сотруднику полностью выразить свои мысли, прежде чем вы начнете говорить. Вы можете обратиться к своему сотруднику, включив в него свой личный опыт, чтобы показать, что вы понимаете, каково это быть на его месте.

9. Завершите кратким изложением вашего обсуждения.

В конце встречи обобщите основные моменты, ссылаясь на свои заметки. Запросите любые разъяснения по обсуждаемым отзывам и предоставьте возможность для любых комментариев в последнюю минуту. Вы также можете проверить у своего сотрудника, правильно ли вы задокументировали основные идеи встречи.

10. Создайте план действий с последующими шагами

После встречи важно иметь план действий, который включает в себя то, что должно произойти дальше. План действий может включать в себя краткое изложение того, что вы обсуждали во время встречи, а также темы для обсуждения при следующей встрече один на один. Чтобы повысить ответственность, подумайте о том, чтобы немедленно запланировать следующую личную встречу, чтобы она была и в вашем календаре, и в календаре вашего сотрудника.