Как подготовить скорректированный пробный баланс (с примером)
28 марта 2022 г.
Создание скорректированного пробного баланса является частью бухгалтерского цикла, который дает компаниям необходимую информацию об их транзакциях. Этот процесс также дает им возможность признать любые исправления, которые им необходимо внести в свои записи. Если вам интересно узнать больше о точности и форматировании ваших финансовых отчетов, вы можете узнать, как настроить скорректированный пробный баланс. В этой статье мы обсудим, что такое скорректированный пробный баланс, почему он важен и как его создать, а также шаблон и пример.
Что такое скорректированный пробный баланс?
Скорректированный пробный баланс — это внутренний документ, который финансовые группы используют для записи транзакций по каждому отдельному счету в рамках бухгалтерского цикла. Скорректированный пробный баланс не является документом, который бухгалтеры обычно включают в финансовую отчетность предприятия, но бухгалтеры используют его для просмотра всех финансовых операций в одном месте. Они также вносят коррективы в пробный баланс, чтобы убедиться, что он включает информацию только за один учетный цикл. Компании, использующие ручной учет, используют этот метод для балансировки своих транзакций со счета на счет.
Для учета скорректированных пробных балансов может использоваться двойная запись. Двойная бухгалтерия фокусируется на отслеживании движения ваших активов с одного счета на другой, чтобы у вас было точное представление о деньгах, которые вы зарабатываете, и о деньгах, которые вы тратите на приобретение активов. В бухгалтерском учете с двойной записью есть две операции:
Дебет: Дебет описывает деньги, поступающие на счет.
Кредит: Кредит относится к тому, когда деньги уходят со счета.
Вы записываете оба в учетную запись, на которую они ссылаются, чтобы сбалансировать свои финансы. Например, если вам нужно платить арендную плату за коммерческую недвижимость, вы можете записать кредит в размере 1000 долларов США со своего денежного счета, но вы также запишете дебет в размере 1000 долларов США на свой счет имущества. Вводя все транзакции таким образом, вы можете сбалансировать свои активы с наличными для более точного представления своего финансового положения.
Цель скорректированного пробного баланса
Целью скорректированного пробного баланса является создание записи транзакций, совершенных вашим бизнесом в течение одного бухгалтерского цикла. Для этого вы можете взять свои остатки по каждой учетной записи и удалить информацию о транзакциях, происходящих вне цикла учета. Добавление этих корректировок в ваш пробный баланс дает вам более точное представление о ваших финансовых операциях, которое вы затем можете использовать для создания официальных финансовых отчетов.
Многие люди используют программное обеспечение для балансировки своих счетов и создания финансовых отчетов. Программное обеспечение может создать пробный баланс и добавить корректировки в зависимости от вашего цикла учета. Если у вас более крупный бизнес, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для бухгалтерского учета, которое поможет вам повысить точность и эффективность балансировки ваших счетов.
Как создать скорректированный пробный баланс
Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать скорректированный пробный баланс:
1. Запишите все транзакции
Прежде чем сбалансировать свои счета, убедитесь, что у вас есть записи обо всех транзакциях денег или активов, входящих и исходящих из ваших счетов. Наличие записи о правильных транзакциях может значительно упростить исправление вашего пробного баланса. При использовании метода двойной записи записывайте все операции по кредиту и дебету. Если у вас есть несоответствие между ними, вы можете обратиться к своей записи транзакций, чтобы исправить эти транзакции.
Бухгалтерское программное обеспечение иногда называет записи об этих транзакциях «записями в журнале». Если вы вручную отслеживаете свои бухгалтерские книги, вы можете ввести эти записи журнала в свои бухгалтерские книги. Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете вводить их непосредственно в главную книгу, которая представляет собой полную базу данных, которую ваше программное обеспечение использует для записи и балансирования ваших транзакций.
2. Запустите нескорректированный пробный баланс
Нескорректированный пробный баланс — это первоначальная сводка балансов ваших счетов, которая дает вам представление о том, какие дебеты и кредиты есть на ваших счетах. Эта информация дает вам основу для ваших финансовых отчетов, но не определяет операции по бухгалтерскому циклу.
Чтобы заполнить нескорректированный пробный баланс, вы можете добавить остатки всех ваших дебетов для каждой учетной записи. Затем отдельно добавьте все свои кредиты для каждой учетной записи. Ваши дебеты и кредиты должны совпадать, а это означает, что у вас сбалансированный финансовый счет. Например, если вы потратили 3000 долларов в виде кредитов, вы также должны накопить активы на 3000 долларов. Если баланс ваших счетов не сбалансирован, найдите место, где вы, возможно, сделали запись только один раз, и исправьте ее.
3. Внесите коррективы в баланс
После завершения нескорректированного пробного баланса вы можете добавить корректировки. Эти корректировки удаляют все транзакции, которые не происходят в течение бухгалтерского цикла, для которого вы готовите отчеты. Добавляя эти корректировки, вы уточняете транзакции, которые необходимы для определенного периода, чтобы повысить точность финансовых отчетов, которые вы создаете на основе своего баланса. В пробный баланс вносятся четыре основных типа корректировок:
Отсрочка: отсрочка — это когда вы удаляете транзакцию, которая не относится к циклу учета, который вы балансируете. Например, если вы получили просроченный платеж от клиента, относящийся к другому циклу, вы должны отложить платеж из этого баланса. Вы можете добавить его к скорректированному пробному балансу предыдущего цикла.
Начисления: Начисление — это платеж, который вы должны в течение этого расчетного цикла, но еще не заплатили. Например, если вы знаете, что вам нужно заплатить арендную плату в конце месяца, вы должны скорректировать это в пробном балансе.
Отсутствующие транзакции. Отсутствующие транзакции — это транзакции, которые вы не записывали в момент их совершения. Например, если вы совершили покупку для бизнеса с помощью личной кредитной карты, вам, возможно, придется скорректировать эту транзакцию позже.
Налоговые корректировки. Эти корректировки помогут вам добавить налоговые вычеты к вашим финансовым операциям.
4. Запустите скорректированный пробный баланс
Когда вы вносите коррективы, ваш баланс должен отражать только транзакции, происходящие в течение бухгалтерского цикла, для которого вы готовите отчеты. Еще раз, вы складываете кредиты с каждой учетной записи вместе, чтобы найти общее количество кредитов. Затем добавьте свои дебеты для каждой учетной записи вместе для общего дебета. Как и в случае нескорректированного пробного баланса, две суммы должны совпадать. Повторяя эти расчеты, вы гарантируете, что повторно ввели каждую корректировку точно. Если ваши итоговые значения не совпадают, вернитесь к своим корректировкам, чтобы найти корректировки, которые вы ввели только один раз, и исправьте их.
5. Опубликуйте свои заключительные записи
Заключительные записи — это записи в журнале, которые вы записываете в свою бухгалтерскую книгу, чтобы обнулить временные счета перед началом нового цикла учета. Это важно, потому что позволяет упорядочивать транзакции по периодам, что помогает определить чистую прибыль за определенный период. Это также поможет вам систематизировать книги по периодам. Вот несколько примеров временных счетов, которые вы можете обнулить до начала следующего цикла учета:
Доход
Расходы
Итоговая прибыль
Расчетный/дивидендный счет
Чтобы опубликовать заключительные записи, введите транзакции, которые обнулят суммы с этих временных счетов и переведут средства на постоянные счета. Временные счета — это счета, на которых хранятся средства только за отчетный период, тогда как постоянные счета — это счета, на которых вы накапливаете средства в течение отчетных периодов. Это поможет вам отслеживать, сколько денег ваш бизнес зарабатывает за один отчетный период, сохраняя денежный поток отдельно от нераспределенной прибыли, пока вы не сбалансируете свои счета.
Если вы работаете в корпорации, вы можете перевести суммы на счет нераспределенной прибыли, который является постоянным счетом, содержащим наличные деньги, которые ваш бизнес не тратил в предыдущих отчетных циклах. Если вашим бизнесом владеют один или два человека, известные как основные владельцы, вы можете перевести суммы на счет операций с капиталом, который является постоянным счетом, на котором отслеживаются деньги, вложенные владельцами в бизнес, и их нераспределенная прибыль. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, оно может публиковать эти заключительные записи для вас в конце вашего бухгалтерского цикла.
Скорректированный шаблон пробного баланса
Вот шаблон, который вы можете использовать для создания скорректированного пробного баланса:
СчетДебетКредитНаличными
Актив
Корректирование
Всего:
Пример скорректированного пробного баланса
Вот пример нескорректированного пробного баланса для бухгалтера:
АккаунтДебетКредитНаличные$10,000
Задолженность на счетах
$10,000Расходы на заработную плату$4,000
Кредиторская задолженность
4 000 долл. США Итого 14 000 долл. США 14 000 долл. США В этом нескорректированном пробном балансе бухгалтер ввел каждую транзакцию дважды, поэтому итоги сальдируются. Чтобы оплатить расходы по заработной плате, бухгалтер снял 4000 долларов со счета кредиторской задолженности, чтобы сбалансировать расходы.
Вот пример корректировок того же бухгалтера для добавления к балансу:
АккаунтДебетКредитАрендные расходы$2,000
Предоплаченная арендная плата
$2,000Ниже приведен пример тех корректировок, которые бухгалтер добавил к пробному балансу для создания скорректированного пробного баланса:
АккаунтДебетКредитНаличные$10,000
Расходы на заработную плату$4,000
Расходы на аренду$2,000
Задолженность на счетах
$10,000Счета к оплате
$4,000Предоплаченная арендная плата
2 000 долларов США Всего 16 000 долларов США 16 000 долларов США Этот скорректированный пробный баланс показывает точное представление транзакций для каждой учетной записи и то, как они балансируются. Из этого баланса бухгалтер может определить, какие расходы оплатила его компания в течение периода и сколько денег она заработала. Бухгалтер также может определить, сколько активов компания накопила за период, что увеличивает стоимость компании. Эта информация важна для бухгалтера при создании финансовой отчетности за период, и она может помочь ему отслеживать финансовый рост своей компании.