Что такое методология цепочки событий? (Плюс его 6 принципов)

Запуская проект, менеджеры и их команды часто понимают, что не все идет по плану — могут произойти непредвиденные события, которые повлияют на их усилия. Методология цепочки событий — это концепция, которую эти команды могут использовать для выявления и понимания событий риска и вероятности их возникновения. Эта методология позволяет членам команды визуализировать потенциальную цепную реакцию этих событий и разрабатывать планы по их преодолению, смягчению или полному предотвращению. В этой статье мы обсудим методологию цепочки событий, ее цель и шесть принципов этой техники, используемых в управлении проектами.

Что такое методология цепочки событий?

Методология цепочки событий — это метод моделирования неопределенности, часто используемый в управлении проектами и планировании. Этот метод фокусируется на выявлении и управлении событиями, которые могут повлиять на графики проекта. Он также исследует взаимосвязи между событиями, известные как цепочки событий.

Методология цепочки событий считается расширением количественного анализа рисков проекта, который менеджеры проектов выполняют для выявления потенциальных рисков и оценки того, стоит ли продолжать проект. Они используют прошлый опыт в качестве исходных данных для определения вероятности рисковых событий, что позволяет им начать разрабатывать планы по подготовке к таким рискам и либо избегать, смягчать или принимать их в ходе проекта.

Какова цель методологии цепочки событий?

Проектные группы могут внедрить методологию цепочки событий на этапе планирования, используя программное обеспечение для выполнения своих процессов. Использование этой методологии преследует несколько целей, в том числе:

Уменьшение предубеждений: методология цепочки событий помогает ограничить влияние когнитивных и мотивационных предубеждений при создании графиков проекта, поскольку она основывает решения на данных и статистическом распределении рисков. Без данных непреднамеренная предвзятость менеджеров проекта может привести к нереалистичным графикам проекта для команды.
Упрощение анализа рисков. Методология цепочки событий позволяет проектным группам оценивать вероятность рисковых событий и неопределенностей и визуализировать их с помощью таких инструментов, как диаграммы Ганта. Этот метод обеспечивает более четкое понимание потенциальных рисков и позволяет командам лучше подготовиться к ним или найти способы их избежать.
Повышение точности: методология цепочки событий исследует возможность возникновения различных рисков и отношения между этими событиями, включая то, как они могут повлиять друг на друга и на сам проект. Этот количественный анализ позволяет команде проекта принимать более точные решения и процессы на основе своих выводов.

6 принципов методологии цепочки событий

Методология цепочки событий основывается на следующих шести принципах:

1. Момент риска и состояние активности

Согласно методологии цепочки событий, действия в рамках проекта не всегда являются непрерывными или однородными. Введение внешних событий, которые могут произойти без предварительного уведомления, может повлиять на эти задачи и их статус. Эти события могут создавать как положительные, так и отрицательные эффекты. Негативное событие может привести к задержке или отмене выполняемой задачи. Например, заказ от поставщика может быть доставлен не в то место, что потребует от проектной группы запуска соответствующей задачи позже, чем планировалось. Между тем, положительное событие может привести к тому, что незавершенное действие будет завершено раньше.

Команды могут столкнуться с локальными событиями, влияющими на определенные задачи или ресурсы, или глобальными событиями, влияющими на все задачи и ресурсы проекта. Они часто используют статистическое распределение для определения вероятности возникновения определенного события или риска. Выявляя риски и управляя вероятностью их возникновения и потенциальными сроками, команда может лучше подготовиться к тому, чтобы избежать их или сориентироваться. Время также связано с состоянием активности, и определенные события могут происходить только в определенных состояниях. Исходное состояние, называемое основным состоянием, представляет деятельность в соответствии с ее первоначальным планом. Возбужденные состояния представляют собой изменение активности.

2. Цепочки событий

Согласно методологии цепочки событий, события могут быть связаны с другими событиями или вызывать их. Когда одно событие запускает другое событие и так далее, эта концепция называется цепочкой событий. Внедрение цепочек событий может оказать существенное влияние на проект и его действия или процессы. При изучении цепочек событий команды могут определить событие «отправитель», т. е. событие, с которого начинается цепочка. Событие отправителя может вызвать одно или несколько событий, которые могут повлиять на конкретную задачу проекта или несколько. Результирующие события называются событиями-получателями, а некоторые события-получатели могут действовать как «отправители».

Например, один член команды может отвечать за сбор и анализ данных, а другой член команды будет создавать диаграммы на основе этих данных для представления заинтересованным сторонам. Если первая задача задерживается, вторая задача также задерживается, потому что у человека нет данных для работы, что вызывает негативную цепную реакцию. Когда команды планируют события риска, событие также может инициировать их планы реагирования на риски. Если они определяют, что один из заранее определенных рисков имеет место, это сигнализирует о том, что команде необходимо предпринять заранее определенные действия для разрешения или смягчения ситуации.

3. Моделирование Монте-Карло

Моделирование Монте-Карло — это алгоритм, используемый для измерения и понимания неопределенности и риска, включая их влияние. Эти симуляции помогают командам моделировать многочисленные вероятности исхода, давая им представление о том, что может произойти, и о его вероятности. Они могут использовать эту концепцию для различных целей прогнозирования, включая управление проектами.

В соответствии с методологией цепочки событий команды выполняют моделирование методом Монте-Карло после определения событий проекта и цепочек событий. Он служит формой количественного анализа, позволяя командам количественно оценивать последствия событий. Команды используют определенные вероятности рисков и потенциальные воздействия в качестве входных данных для моделирования Монте-Карло графика проекта. Результаты могут включать статистические распределения, относящиеся к продолжительности, стоимости, производительности, качеству и другим целям проекта.

4. Критические цепочки событий

После того, как проектная группа выполнит моделирование Монте-Карло, она может идентифицировать отдельные события или цепочки, анализируя корреляции между основными параметрами проекта. Эти параметры могут включать его продолжительность, стоимость и цепочки событий. События или цепочки, которые представляют наиболее значительный потенциал для воздействия на проект, называются «критическими».

Проектные группы обычно пытаются определить критические события на этапе планирования, позволяя участникам создавать планы реагирования, чтобы уменьшить их потенциально негативное воздействие. Они оценивают и планируют как риски, связанные с графиком проекта, так и риски, не связанные с графиком. Существует пять типов стратегий снижения рисков, которые могут использовать команды:

Принятие: в стратегии принятия проектная группа обсуждает потенциальные последствия или влияние выявленных рисков и решает, готова ли она их принять. Приняв на себя риски, команда часто тщательно их контролирует, чтобы проект не превышал поставленных целей.
Избегайте: в стратегии предотвращения проектные группы определяют способы полного избегания выявленных рисков. На всякий случай члены команды также могут обсудить планы действий в случае возникновения рисков.
Передача: в стратегии переноса команда проекта передает ответственность за риск и его последствия другой стороне. Например, он может передать бюджетные риски, возложив ответственность за мониторинг затрат по проекту на финансовую группу организации, а не на членов проектной группы.
Контроль: в стратегии контроля команда проекта разрабатывает способы контроля воздействия риска, потому что они не могут полностью избежать его. Эти планы действий обычно направлены на уменьшение или устранение конкретных последствий.
Мониторинг. Стратегия мониторинга включает в себя отслеживание и выявление событий, которые могут повлиять на воздействие предопределенных рисков. Например, они могут отслеживать стоимость проекта, планирование, производительность и производительность, чтобы оценивать риски и реагировать на них по мере их возникновения и изменения.

5. Управление проектом с помощью событий и цепочек событий

Хотя проектные группы могут определить потенциальные риски в начале проекта, могут произойти изменения, влияющие на эти риски и их последствия. Также могут возникнуть непредвиденные события, которые повлияют на проект. Согласно методологии цепочки событий, руководителям проектов необходимо постоянно отслеживать задачи проекта и их ход. Менеджер проекта может использовать эти сведения для создания точных и актуальных входных данных для моделирования методом Монте-Карло на протяжении всего проекта.

Продолжая моделирование, команда может пересчитать вероятность различных рисков и их время для разработки стратегий смягчения последствий и реагирования по мере необходимости. Часто вероятность и влияние рисков уменьшаются по мере приближения проекта к завершению. Выполнение моделирования методом Монте-Карло с использованием обновленных данных также может помочь команде проекта оценить свой прогресс. Например, он может пересчитывать эту симуляцию по мере возникновения изменений, чтобы определить вероятность соблюдения срока.

6. Диаграммы цепочки событий

В соответствии с методологией цепочки событий команды могут использовать диаграммы для визуализации взаимосвязей между событиями и задачами в ходе проекта, включая то, как они влияют друг на друга. Этот инструмент визуализации может помочь упростить моделирование и анализ проектных рисков и неопределенностей. В управлении проектами команды часто используют диаграммы Ганта для отображения расписания проекта. Диаграмма Ганта выглядит как столбчатая диаграмма и содержит сведения, включая задачи проекта, даты начала и окончания задачи, этапы проекта, зависимости задач и ресурсы. На вертикальной оси часто отображаются задачи, а на горизонтальной — графическое представление продолжительности задач.

Проектные группы часто используют стрелки на диаграммах Ганта для представления цепочек событий, связанных с конкретными задачами или временными интервалами. Они также могут использовать разные цвета для представления различных событий и цепочек событий и создания различий между локальными и глобальными событиями. Есть несколько других правил визуализации, которым необходимо следовать для этой диаграммы, в том числе:

Стрелки, направленные вниз, обозначают угрозы, а стрелки, направленные вверх, — возможности.
Цвета обозначают рассчитанное воздействие риска, при этом более высокие воздействия отмечены красным или темным оттенком, а более низкие — зеленым или более светлым оттенком.
Размер стрелки представляет его вероятность.
Красная/темная стрелка в круге обозначает проблему.
Белые стрелки с пунктирными линиями обозначают закрытые или переданные риски.
Закрытая проблема отображается в круге с пунктирной линией.