Как подготовить отчет о расходах
28 декабря 2021 г.
В отчете о расходах документируются расходы за определенный период времени. Отчет может помочь вашим сотрудникам, если они отслеживают суточные расходы во время поездок или если вы пытаетесь уложиться в бюджет при сборе материалов для мероприятия, проводимого вашей компанией. Отслеживание расходов также поможет вам определить денежные потоки вашей организации и создать план действий относительно того, куда вы хотите потратить капитал в будущем для развития своего бизнеса.
В этой статье мы опишем, что такое отчет о расходах, что нужно включить, и покажем пример того, как вы должны заставить сотрудников документировать свои расходы.
Связанный: Как написать план действий, который поможет вам достичь ваших целей
Что такое отчет о расходах?
Отчет о расходах помогает вам отслеживать платежи сотрудников и помогает вам регистрировать их расходы в течение налогового сезона. Сотрудник обычно отправляет вам форму отчета о расходах с прикрепленными квитанциями после завершения деловых покупок. Вы возместите им расходы позже, если они будут соответствовать ставкам суточных и другим требованиям, которые вы инициируете.
Например, если сотрудник рассчитывает суточные расходы во время путешествия, ему будут возмещены только такие расходы, как питание и проживание. В зависимости от штата, в который они едут, у них есть разные суммы, которые они тратят каждый день, поскольку в каждом штате есть разные ставки суточных, которые можно потратить на еду и проживание, а также на непредвиденные расходы, такие как химчистка.
Что включить в отчет о расходах
Есть важные элементы, которые вам нужно будет включить, чтобы сотрудники могли получить возмещение от вашей организации. С элементами, перечисленными ниже, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы отметить свои расходы в случае аудита, в дополнение к принятию и пониманию целей вашего бюджета на следующий финансовый год.
Некоторые пункты, которые вы должны включить в свой отчет о расходах:
Имя сотрудника и менеджера
Сделайте четкое различие между тем, кто тратит деньги от имени организации, и тем, перед кем они отчитываются. Таким образом, менеджер может подтвердить расходы на возмещение и если они попросили сотрудника отправиться в поездку с определенной целью.
Идентификационный номер сотрудника
Идентификационный номер сотрудника подтверждает, кто подает отчет, и если он находится в отделе, с которым связан номер. Небольшие компании могут не иметь идентификационного номера сотрудника, но им необходимо иметь классификацию, определяющую отдел, в котором работает сотрудник.
Цель поездки
Обратите внимание на точную цель, почему бизнес-расходы должны быть потрачены. Некоторые цели включают отраслевую конференцию, встречу с клиентом, закупку расходных материалов для использования компанией и т. д. Постарайтесь быть как можно более конкретным в определении цели вашей поездки.
Название отдела
Даже если имя менеджера и идентификационный номер указаны, рассмотрите возможность указания отдела, в котором вы работаете напрямую. Это также может заменить раздел идентификатора сотрудника в отчете о расходах, если это необходимо.
Сроки хозяйственных расходов
Подробно опишите график, в котором вы путешествовали по делам. Ставки суточных меняются ежегодно, поэтому указание года дает точное представление о том, сколько вы должны потратить в данный период.
Описание расхода
Обратите внимание, какой предмет вы приобрели и где вы его приобрели. Если у вас есть место, попробуйте указать полный адрес магазина, в котором вы приобрели товар. Таким образом, руководство знает, как далеко вы продвинулись в отношении близости к месту ведения бизнеса.
Категория расходов
Отметьте, относятся ли эти расходы к питанию и проживанию или к непредвиденным расходам. Лучше быть как можно более ясным, зная, к чему относится каждая покупка. Если у вас возникнут вопросы при заполнении этой части авансового отчета, обратитесь к своему менеджеру.
Информация о карточке компании
Обратите внимание на название карты компании, которую вы использовали при начислении расходов. Цифровая запись позволяет сотруднику отслеживать платежи и документировать их в режиме реального времени.
Суммарные расходы
Перечислите все расходы из командировки, сохраните чеки по каждому расходу и отправьте их вашему менеджеру на утверждение. Расходы не могут быть возмещены без документации, поэтому сохранение квитанций имеет первостепенное значение и должно быть отмечено в отчете о расходах отдельно.
Подпись
Подпись руководителя и сотрудника – единственный способ подтвердить точный учет расходов. Другими словами, подпись является окончательной, за исключением случаев, когда в отчет необходимо внести дополнительные поправки. Менеджеру всегда необходимо перепроверить отчет о расходах на предмет правильности приобретенных товаров, стоимости и места их приобретения.
Связанный: Постановка целей для улучшения вашей карьеры
Шаблон отчета о расходах
Важно, чтобы у вас был бухгалтер, который поможет вам создать шаблон, связанный с тем, как ваши сотрудники тратят свои деньги.
Взгляните на этот шаблон, чтобы отслеживать и сообщать о своих расходах.
Имя сотрудника:
Срок расходов: С, по…
Идентификационный номер сотрудника:
Имя менеджера:
Департамент бизнеса:
Цель командировки:
Деловые расходы:
Дата:
Счет оплачен:
Описание расходов:
Категория расходов: Стоимость расходов
**ПРИМЕЧАНИЕ. Сотрудники получат возмещение только в том случае, если они приложат квитанции к отчету о расходах.
Итого расходов:
Итого возмещения работникам:
Подпись сотрудника:
Дата подписи сотрудника:
Подпись менеджера:
Дата подписи руководителя:
Пример отчета о расходах
Имя сотрудника: Джеймс Миллер, координатор по маркетингу
*Временные рамки доходов: с 15 января 2019 г. по 18 января 2019 г.*
*Идентификационный номер сотрудника: 8674932*
*Имя менеджера: Дебби Сешнс, менеджер по маркетингу*
*Бизнес-отдел: Маркетинг*
*Цель командировки: Конференция по входящему маркетингу в Денвере, штат Колорадо, включая расходы, связанные с питанием и непредвиденными расходами.*
Начисленные коммерческие расходы:
Кофе Starbucks, международный аэропорт Денвера, Денвер, Колорадо
Химчистка и прачечная Зингера, Денвер, Колорадо
Pepsi Center, конференция по входящему маркетингу, Денвер, Колорадо
Ресторан Buckhorn Exchange, Денвер, Колорадо
Мотель 6, Денвер, Колорадо
*Дата: 15 января 2019 г.*
*Счет оплачен: XXXXXXX Номер карты XXXXXXX*
Описание расходов:
Гранде кофе, $5.00
Химчистка двух рубашек и двух брюк — 27 долларов.
Стоимость входа, $20.00
Средний стейк с картофелем фри, $15.00
Одна ночь в мотеле 6, Денвер, 80 долларов США.
Категория расходов:
Питание и проживание
Побочные расходы
Побочные расходы
Питание и проживание
Питание и проживание
**ПРИМЕЧАНИЕ. Сотрудники получат возмещение только в том случае, если они приложат квитанции к отчету о расходах.
Итого расходов: 147,00 долларов США.
Общая сумма возмещения сотрудникам: 147,00 долларов США.
Подпись сотрудника: Джеймс Миллер
Дата подписи сотрудника: 30 января 2020 г.
Подпись менеджера: Дебби Сешнс
Дата подписания Руководителем: 30 января 2020 г.