Как подготовить график дебиторской задолженности (с примером)

17 марта 2022 г.

Бухгалтеры и бизнес-лидеры используют множество типов счетных документов, чтобы отслеживать свои денежные потоки, прогнозировать доходы и расходы и обеспечивать финансовое благополучие своего бизнеса. График дебиторской задолженности — это важный тип бухгалтерского отчета, который помогает финансовым специалистам отслеживать, сколько клиенты должны им, путем перечисления их непогашенных остатков в виде отчета. Узнав о графиках дебиторской задолженности и о том, как их подготовить, вы сможете составить свой собственный график. В этой статье мы объясним, что такое график дебиторской задолженности, и наметим шаги по его подготовке с помощью шаблона и примера, которые помогут вам создать свой собственный.

Что такое график дебиторской задолженности?

График дебиторской задолженности, также известный как график дебиторской задолженности, представляет собой отчет, который менеджеры, бухгалтеры или другие бизнес- и финансовые лидеры создают для отслеживания того, сколько должны их клиенты. По своей сути, график дебиторской задолженности представляет собой простой список всех клиентов, которые должны бизнесу деньги. Чаще всего предприятия ведут график дебиторской задолженности, если у них есть клиенты, которые часто платят только частично при покупке у них. Например, компания, предлагающая покупателям кредитную карту магазина, может использовать график дебиторской задолженности для отслеживания непогашенных остатков.

Почему предприятия используют графики дебиторской задолженности?

Предприятия получают несколько преимуществ от ведения графика дебиторской задолженности. Вот несколько способов, которыми отчет о дебиторской задолженности может принести пользу компании:

Помогает выявить проблемы с денежным потоком

Стремление к получению положительного денежного потока имеет важное значение для устойчивости бизнеса. Без положительного денежного потока бизнес может не иметь дохода, необходимого как для покрытия операционных расходов, так и для получения прибыли. Поскольку денежный поток имеет решающее значение для успеха бизнеса, важно иметь способ отслеживания платежей клиентов в отношении непогашенных остатков. Для финансовых специалистов создание графика дебиторской задолженности — отличный способ отслеживать платежи клиентов. Это позволяет им отслеживать, сколько их клиенты должны, и устанавливать регулярный график погашения любых остатков, чтобы они получали доход по мере необходимости.

Помогает оценить эффективность кредитной политики.

Создание графика дебиторской задолженности может быть отличным способом для компаний измерить эффективность своей кредитной политики. Например, финансовый специалист может настроить график, показывающий, когда платежи клиента просрочены и на сколько дней они просрочены. Если они заметят, что у многих клиентов есть просроченные платежи, это может означать, что какие-либо политики просроченных платежей неэффективны. Это позволяет финансовым специалистам просматривать свои текущие политики и обновлять их, чтобы побудить клиентов платить вовремя. Когда клиенты платят вовремя, это может повысить точность прогнозирования денежных потоков и бюджета.

Помогает при определении правильного подхода к коллекциям

Подобно помощи бухгалтерам и финансовым руководителям в оценке эффективности платежной политики, наличие графика дебиторской задолженности также может сделать подход к сбору платежей более эффективным. Например, отслеживание платежей клиентов может помочь бухгалтерам узнать, какие клиенты, скорее всего, заплатят вовремя, а у каких с большей вероятностью будут просроченные платежи. Если клиент, который обычно платит вовремя, опаздывает, это может потребовать более мягкого напоминания о том, что у него есть задолженность. Для клиентов, у которых есть привычка платить с опозданием, финансовый отдел может определить соответствующую стратегию взыскания долгов, чтобы сократить сроки платежей.

Улучшает способность определять кредитные риски

Наличие отчета о дебиторской задолженности — отличный способ определить клиентов, которые представляют кредитный риск, и тех, кто этого не делает. Когда предприятия отслеживают, какие клиенты платят вовремя, какие платят с опозданием, а какие не завершают платежи, это может помочь им оценить относительный кредитный риск для каждого из своих клиентов. Это может помочь им решить, продолжать ли обслуживать конкретных клиентов. Для клиентов, которые регулярно осуществляют платежи вовремя, компании могут предпочесть больше инвестировать в этих клиентов, чтобы поддерживать позитивные отношения. Предприятия могут отказать в будущих услугах клиентам, которые не в состоянии произвести платежи.

Как составить график дебиторской задолженности

Вот шаги, как подготовить график дебиторской задолженности для вашего бизнеса:

1. Определите, какую информацию нужно отслеживать вашему бизнесу

У разных компаний могут быть разные потребности, когда речь идет об отслеживании балансов клиентов. Например, ювелирный магазин, где клиенты регулярно совершают дорогие покупки с использованием кредитной системы, может иметь другие потребности в отслеживании, чем местный розничный продавец одежды, который предлагает покупателям кредитную карту магазина. Ювелирному магазину может потребоваться более обширная система отслеживания для обработки дорогостоящих покупок, в то время как розничный продавец одежды может использовать упрощенную систему, поскольку клиенты могут реже использовать свою кредитную систему.

Если вы потратите время на то, чтобы определить потребности вашего бизнеса и понять, как вы можете применить плановый отчет к своей бухгалтерской практике, это поможет вам создать правильную систему для вас. Кроме того, также учитывайте потребности масштабирования вашего бизнеса. Если вы планируете расширять свой бизнес или изменить свою кредитную политику, чтобы отразить масштабирование, подумайте, как ваша система графика дебиторской задолженности может приспособиться к этим изменениям. Определив цель вашего графика дебиторской задолженности, вы можете определить, что включить в него.

2. Знайте части графика дебиторской задолженности

Базовый график дебиторской задолженности состоит как минимум из трех столбцов. Эти столбцы включают имя учетной записи или клиента с непогашенным остатком, общую сумму остатка и текущий остаток или сумму, которую клиент все еще должен. В зависимости от вашей кредитной политики и потребностей вашего бизнеса вы также можете включить столбцы, представляющие дату первоначальной покупки, даты любых платежей, сделанных в счет остатка, и раздел, который представляет любые просроченные платежи. Возможно, вам будет полезно составить список разделов, которые вам нужны для вашего расписания, прежде чем составлять его.

3. Выберите программу, в которой будете строить свой график

В зависимости от ваших потребностей вы можете использовать простое или более сложное программное обеспечение для создания отчета о дебиторской задолженности. Например, вы можете построить график в стандартной программе для работы с электронными таблицами или использовать более комплексное бухгалтерское программное обеспечение для всех ваших бухгалтерских документов. Использование базовой программы для работы с электронными таблицами может быть удобным и недорогим вариантом, но оно может предлагать меньше функций, чем комплексное бухгалтерское программное обеспечение. Если вы уже используете специальную бухгалтерскую программу, вы можете добавить график дебиторской задолженности в существующую систему для удобства и простоты доступа.

4. Используйте шаблон или составьте расписание вручную

Выбрав софт или программу для своего расписания, создайте его в программе. Вы можете использовать существующий шаблон, чтобы легко и удобно строить свое расписание. Многие бухгалтерские программы и программы для работы с электронными таблицами поставляются с набором шаблонов графиков дебиторской задолженности, к которым вы можете получить доступ и скачать бесплатно. Если в доступных шаблонах нет всех разделов, необходимых для вашего отчета, подумайте о том, чтобы создать свой собственный, вручную введя разделы в выбранную вами программу. Этот метод обеспечивает большую гибкость, но может занять больше времени, чем использование существующего шаблона.

Образец графика дебиторской задолженности

Вот примерный образец графика дебиторской задолженности:

Дата счета**Номер счета**Имя клиента**Общая сумма**Дата платежа**Остаток**Дата платежа**Номер платежа**Дата платежа**Номер платежа**

Пример графика дебиторской задолженности

Вот пример того, как компания может настроить график дебиторской задолженности:

Местный хозяйственный магазин, который продает бытовую технику, такую ​​как холодильники и посудомоечные машины, предлагает своим клиентам план платежей, который позволяет им оплачивать крупные покупки в течение определенного периода времени. Когда клиенты используют эту платежную систему, компания может создать учетную запись для каждого клиента, чтобы отслеживать его баланс и контролировать свои ежемесячные платежи. Это позволяет хозяйственному магазину гарантировать, что каждый покупатель своевременно платит нужную сумму, и следить за клиентами, которые пропускают платежи. Вот расписание, которое использует магазин:

Дата счета**Номер счета**Имя клиента**Общая сумма**Дата платежа**Остаток**Дата платежа**Платеж 1**Дата платежа**Платеж 2**15.01.22A1101Tom Smith$18007/ 15/22$1,2002/15/22$3003/15/22$3003/8/22A1102Джолин Маккензи$3,0003/8/23$3,0004/8/22
08.04.22

Другие виды бухгалтерских графиков

Вот несколько других типов бухгалтерских графиков, которые вы можете использовать в дополнение к отчету о дебиторской задолженности:

График кредиторской задолженности

График кредиторской задолженности аналогичен графику дебиторской задолженности, но отличается тем, что он в основном используется для отслеживания балансов поставщиков. В то время как график дебиторской задолженности фокусируется на платежах клиентов, график кредиторской задолженности работает для компаний, которые приобретают свои материалы, промышленные товары или другие услуги у другой компании. Точно так же, если вы продаете материалы другому бизнесу, вы можете вести учет их непогашенного остатка в вашей компании, создав график кредиторской задолженности. Это помогает вам или другим компаниям отслеживать балансы тех, с кем они работают, чтобы они получали свои платежи вовремя.

График инвентаризации

График инвентаризации может помочь вам управлять как запасами производственных материалов, так и запасами продаваемой продукции. Наличие графика ваших запасов позволяет вам оценить, сколько вы тратите на производство и хранение продуктов. Для предприятий, которые предоставляют услуги, а не продукты, в графике инвентаризации могут быть указаны любые понесенные затраты, связанные с предоставлением услуги. Три наиболее распространенных типа графиков инвентаризации в бухгалтерском учете включают:

• Сырье, то есть материалы, доступные для производства готовой продукции.

• Рабочие материалы, то есть материалы, которые вы в настоящее время используете для производства промышленных товаров.

• Готовая продукция, то есть продукты, которые вы продаете после того, как они проходят полный производственный процесс.

График основных средств

Перечень основных средств представляет собой исчерпывающий список основных средств компании. Основные средства относятся к долгосрочным материальным активам компании, таким как недвижимость и оборудование, которые компания не может легко превратить в наличные деньги. Когда финансовые специалисты составляют список основных средств, он часто включает номер каждого актива, общую стоимость, описание и накопленную амортизацию. Ведение этого типа графика помогает бизнес-лидерам понять финансовую стоимость своих текущих активов и оценить изменения этой стоимости по мере того, как эти материалы со временем обесцениваются. Это может помочь им узнать стоимость своего материального имущества и решить, когда заменить материалы.