Как подготовить генеральный бюджет (с примером и советами)
Создание основного бюджета может помочь компании планировать финансовые стратегии, оптимизировать ресурсы и предсказывать будущие результаты продаж. Для компании важно создать организованный и эффективный процесс бюджетирования.
Изучив стратегии создания этих документов, вы сможете определить метод, который наилучшим образом соответствует финансовым потребностям компании. В этой статье мы определяем, что такое генеральный бюджет, как его подготовить, и перечисляем несколько полезных советов.
Что такое основной бюджет?
Сводный бюджет представляет собой комплексный набор различных бюджетных документов компании, включая информацию о движении денежных средств и финансовые отчеты. Обычно он предоставляет систематизированную информацию о прогнозируемом доходе компании и общих финансовых целях. Руководители часто используют генеральный бюджет для создания отчета о прибылях и убытках, который показывает доходы и расходы компании за определенный период времени и может помочь вам внести коррективы в вашу деловую практику.
Вот некоторые ключевые термины бюджетирования, которые следует изучить:
Отчетный период: Относится к запланированному периоду времени для рассмотрения бюджетных материалов, включая генеральный бюджет, для создания финансовых отчетов и отчетов. Обычно в году четыре учетных периода.
Фиксированные затраты: описывает любые непрерывные расходы, которые накапливает компания. Например, если компания подписывает годичный договор аренды офисного здания, она может описать ежемесячную арендную плату как фиксированную стоимость в бюджете.
Переменная стоимость: представляет собой затраты, которые меняются в зависимости от деятельности и операций компании. Например, вы можете описать доход от продаж в течение одного отчетного периода как переменную стоимость.
Актив: Относится к имуществу, которым владеет компания, включая товарно-материальные запасы, оборудование или помещения. Наличие активов может помочь увеличить стоимость компании и стать дополнительным финансовым ресурсом.
Чистая стоимость: сравнивает стоимость активов и доходов компании с их расходами. Вы можете использовать генеральный бюджет для определения чистой стоимости компании, которая влияет на ее успех в отрасли.
Как подготовить основной бюджет
Вот несколько ключевых шагов для подготовки генерального бюджета:
1. Выберите метод бюджетирования
Определите эффективный метод составления бюджета для компонентов основного бюджета. В зависимости от ваших требований и предпочтений вы можете предпочесть использовать разные методы для каждого элемента бюджета. Несколько факторов могут помочь команде решить, какой метод бюджетирования может быть полезен, например размер компании, отрасль и местоположение. На этом этапе может быть полезно наметить общие денежные цели компании, поскольку различные методы бюджетирования нацелены на разные области финансового роста, развития и сбережений.
Вот четыре различных метода бюджетирования, которые следует учитывать:
Инкрементальное бюджетирование: многие компании используют этот метод для корректировки бюджета на основе общих финансовых показателей компании. Например, если компания получает больше дохода в течение одного квартала на определенный процент, они могут увеличить бюджет на ту же сумму.
Бюджетирование с нулевой базой: этот метод требует, чтобы вы начали процесс бюджетирования с нулевыми долларами, чтобы мотивировать отделы исследовать каждую статью расходов, которую они добавляют впоследствии. Создав это искусственное ограничение, вы сможете лучше отслеживать расходы и открывать новые способы экономии денег в целом.
Бюджетирование на основе деятельности: компании могут использовать этот метод для планирования бюджета в соответствии с конкретной целью. Например, если компания планирует получить определенную сумму денег от продаж за один финансовый квартал, она может использовать бюджетирование на основе деятельности, чтобы определить, какие статьи расходов следует скорректировать.
Бюджетирование ценностного предложения: этот метод требует от вас анализа каждой статьи бюджета, чтобы определить его конкретную ценность для всех людей, участвующих в компании, включая сотрудников и клиентов. Это может помочь вам узнать, как сократить расходы и расставить приоритеты для важных вещей на будущее.
2. Подготовьте бюджет продаж
Создайте бюджет продаж, который представляет собой подробный список доходов от продаж, которые компания ожидает получить в течение отчетного периода, чтобы обеспечить важный контекст для других элементов основного бюджета. Если вы предлагаете несколько продуктов или услуг, может быть полезно разделить каждый тип на разные группы. После этого вы можете перечислить, сколько предметов вы ожидаете продать в одной строке, а затем указать, сколько стоит каждая вещь в следующей. Используя эти данные, вы можете рассчитать, какой доход компания ожидает получить.
Например, возьмем Nelson Technologies, компанию, производящую техническое оборудование. Руководители помещают каждую марку интернет-модема, которая стоит одинаковую сумму денег, в одну бюджетную категорию. Если они планируют продать 5 000 интернет-модемов и каждый продукт стоит 70 долларов, то ожидаемый доход от продаж этого товара составит 350 000 долларов за отчетный период.
3. Разработайте бюджет графика производства
Определив ожидаемый доход компании от продаж, подготовьте производственный бюджет, чтобы определить, сколько продукции вы планируете производить за отчетный период. Может быть полезно спланировать производство большего количества предметов, чем вы планируете продать, чтобы иметь дополнительные запасы в своем инвентаре. Этот вариант обеспечивает некоторую гибкость в вашем основном бюджете, поскольку он учитывает непредвиденные продажи.
Например, Nelson Technologies может принять решение о выпуске 6000 интернет-модемов, чтобы учесть любые дополнительные продажи и оставить продукты на складе для продажи в будущем. В результате руководители могут согласовать цифры из других бюджетов с количеством продуктов, которые они планировали завершить. Если они планируют снизить затраты позже, они могут произвести меньше продукции в течение другого отчетного периода.
4. Создайте бюджет материалов
Используйте бюджет продаж и продуктов, чтобы решить, сколько денег выделить на сырье, необходимое для создания каждого продукта, например, на сталь или пиломатериалы. Определите, какой тип материалов требуется для каждого продукта, а затем рассчитайте количество, которое необходимо закупить компании для создания функционального продукта. Затем рассмотрите вопрос о том, сколько групп различных материалов вам требуется для каждого продукта, чтобы привести их стоимость в соответствие с расчетными цифрами производственного бюджета.
Например, представьте, что Nelson Technologies узнает, что им требуется четыре группы сырья для каждого готового интернет-модема. Чтобы соответствовать ожиданиям производственного бюджета из предыдущего раздела, руководители могут принять решение о закупке 24 000 групп сырья. Если каждая группа стоит три доллара, общий бюджет их материалов может составить 72 000 долларов.
5. Создайте бюджет прямого труда
Прямой труд описывает количество производственных работников, необходимых для создания запланированного количества продукции. Используйте свои предыдущие данные, чтобы определить, сколько людей нужно нанять за отчетный период. Затем определите, сколько времени может потребоваться сотрудникам, чтобы закончить один продукт.
После этого вы можете решить, сколько денег требуется каждому сотруднику для разных категорий, включая их заработную плату, налоги и дополнительные льготы, предлагаемые компанией. Этот шаг позволяет компании лучше предсказать, сколько людей нужно нанять и могут ли они рассчитывать на сверхурочные часы.
Например, Nelson Technologies может определить, что для одного интернет-модема требуется один час работы, который стоит 25 долларов. Используя эту информацию и свой предыдущий бюджет, эта компания может определить, что для изготовления 6000 интернет-модемов требуется 500 человеко-часов. После умножения этой суммы на стоимость работы в час их бюджет может показать расходы в размере 12 500 долларов.
6. Предоставьте производственный бюджет
Производственный бюджет описывает дополнительные производственные затраты, такие как расходные материалы, необходимые для создания продуктов, которые компания может объединить в одну полезную строку бюджета. Определите свои фиксированные производственные затраты, которые описывают определенное количество производственных расходов, которые, по прогнозам компании, они могут иметь.
Впоследствии может быть полезно использовать ваши предыдущие бюджеты для определения переменных производственных затрат, которые относятся к расходам, связанным с количеством продуктов, которые компания производит за отведенное время. В зависимости от потребностей компании вы можете настроить этот бюджет на отчетный период.
Например, компании Nelson Technologies может потребоваться больше расходных материалов для создания интернет-модемов в течение одного отчетного периода. Руководители могут выделить 3000 долларов на расходы на свои фиксированные производственные затраты, а затем использовать свой бюджет прямого труда для определения переменных производственных затрат в размере пяти долларов за час работы. После этого они могут использовать различные элементы бюджета, чтобы определить общие переменные производственные затраты в размере 400 долларов США, что означает, что их общий бюджет будет составлять 3400 долларов США.
7. Включите бюджет запасов
Бюджет запасов описывает прогнозируемое количество готовой продукции в резервах компании. По окончании отчетного периода сравните свои прогнозы с фактическими результатами, чтобы определить, сколько материальных активов осталось и какова их денежная стоимость. Часто полезно записывать активы компании в процессе составления сводного бюджета, чтобы руководители могли разработать точные финансовые документы и понять стоимость своей собственности. В зависимости от количества продуктов, которые продает компания, вы можете включить одну статью актива в строку бюджета или разделить их на группы.
Например, поскольку Nelson Technologies планировала произвести 6000 интернет-модемов, которые продавались бы по 70 долларов каждый, их общая стоимость активов могла бы составить 420 000 долларов. Если за отчетный период компания продаст 4500 интернет-модемов, то стоимость оставшихся у них материальных активов может составить 105 000 долларов. Впоследствии они могут использовать эту информацию, чтобы показать важным заинтересованным сторонам общую финансовую стоимость компании.
8. Напишите административный бюджет
Административный бюджет описывает расходы, связанные с задачами по продажам, включая фиксированные расходы, такие как информация о заработной плате, или переменные расходы, такие как маркетинговые усилия и офисный персонал. Используйте свои бюджеты продаж и запасов, чтобы определить соответствующую заработную плату для персонала на основе ресурсов и потребностей компании, а затем определите продолжительность каждой должности.
После этого может быть полезно учесть запланированные маркетинговые кампании и рассчитать средства, необходимые для оплаты других фиксированных расходов, таких как налоги на объекты или ежемесячные страховые полисы.
Например, руководители Nelson Technologies могут определить, что все переменные административные расходы составляют 10 долларов на продукт. Чтобы рассчитать общую стоимость, они могут умножить это число на 6000 долларов США, что является их запланированным количеством завершенных продуктов из бюджета запасов. Им также требуется фиксированный бюджет заработной платы в размере 3000 долларов, бюджет на страхование в размере 200 долларов и бюджет на маркетинг в размере 2000 долларов. В результате административный бюджет может показать сумму в размере 65 200 долларов США в качестве общих затрат.
9. Определите бюджет движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств обычно описывает прогнозируемую сумму притока и оттока денежных средств в течение отчетного периода. Используйте спрогнозированные расходы из предыдущих бюджетов, чтобы оценить, сколько денег компания тратит на определенные ресурсы по сравнению с их общим доходом, а затем напишите отчет о прибылях и убытках с подробным описанием ваших выводов.
Наличие бюджета движения денежных средств может дать вам возможность отслеживать доходы компании с течением времени, что может помочь вам скорректировать бюджет, чтобы при необходимости обеспечить больший доход, чем расходы. Это также может помочь вам определить, каким ресурсам отдать приоритет.
Например, рассмотрим, если Nelson Technologies прогнозирует общий денежный доход за один отчетный период в размере 350 000 долларов США, используя свой бюджет продаж. Если они суммируют предполагаемые расходы из других компонентов основного бюджета, они могут рассчитать сумму в размере 153 100 долларов США в качестве общих расходов. В результате они зафиксировали чистую прибыль в размере 196 900 долларов в окончательном отчете о прибылях и убытках основного бюджета. Чтобы понять чистую стоимость компании, ее руководители могут учитывать свои активы из бюджета запасов.
Советы по составлению основного бюджета
Примите во внимание следующие советы по составлению генерального бюджета:
Наймите специалистов по бухгалтерскому учету. Бухгалтеры и бухгалтеры имеют необходимую подготовку и навыки, чтобы помочь вам составить эффективный генеральный бюджет.
Используйте программное обеспечение для работы с электронными таблицами. Создавайте электронные таблицы для компонентов вашего основного бюджета, чтобы оптимизировать свои усилия. Может быть полезно открывать все электронные таблицы на нескольких вкладках для большей эффективности.
Прежде чем планировать бюджет, разработайте стратегию. Обсудите стратегии прогнозирования доходов и расходов с вашей командой, чтобы вы могли повысить точность своего основного бюджета.
Расставьте приоритеты в определенных элементах бюджета. Оцените свои ресурсы, чтобы узнать, какие компоненты бюджетирования являются наиболее важными для выполнения повседневных рабочих операций.