Как подать жалобу в отдел кадров

Отдел кадров вашей организации отвечает за обеспечение безопасности, удовлетворенности и комфорта сотрудников на рабочем месте. В результате вы можете подавать жалобы этим специалистам, когда сталкиваетесь с незаконными или неэтичными ситуациями на работе. Изучение этого процесса может помочь вам чувствовать себя более комфортно, чтобы действовать, если вы столкнетесь с такими сценариями в будущем. В этой статье мы обсудим, когда уместно подать жалобу в отдел кадров, и предложим шаги, которые вы можете использовать для навигации по этому процессу.

Когда подавать жалобу в отдел кадров

Отдел кадров отвечает за то, чтобы сотрудники организации были удовлетворены и вовлечены в работу. В рамках этой ответственности отдел также следит за тем, чтобы сотрудники всех уровней соблюдали соответствующие политики компании и юридические требования. Вы можете обратиться к специалистам по кадрам, чтобы уточнить эти политики и процедуры. Например, вы можете обратиться к ним за помощью при подаче заявления на отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни.

Как сотрудник, вы можете столкнуться с конфликтами или сложными ситуациями на работе. Однако не все ситуации требуют официальной жалобы отдела кадров. Обычно вы подаете жалобу, когда считаете, что кто-то нарушил политики, законы или правила. Например, если вас беспокоит поведение коллеги, но оно не связано с домогательствами или дискриминацией, вам следует попытаться решить проблему самостоятельно, а не привлекать отдел кадров вашей организации. Вот несколько примеров того, когда подача жалобы в отдел кадров представляет собой надлежащий ответ:

• Когда речь идет о дискриминации или домогательствах: Если вы чувствуете, что кто-то на работе подвергает вас дискриминации из-за вашей расы, религии, пола или другой защищенной области, вы можете подать официальную жалобу в свой отдел кадров. Точно так же вы должны подать официальную жалобу, если считаете, что кто-то преследует вас. В таких ситуациях департамент несет юридическую ответственность за расследование ситуации.

• Когда это связано с незаконным поведением: вы также можете обратиться в отдел кадров, если заметите нарушения местных, государственных или федеральных законов и правил на рабочем месте. Эти законы могут охватывать такие области, как здоровье и безопасность, права работников или заработная плата. Примеры соответствующих законов включают Закон о справедливых трудовых стандартах, Закон об американцах-инвалидах, Постановления Администрации по безопасности и гигиене труда, Раздел VII Закона о гражданских правах и Закон о защите осведомителей.

• Когда это нарушает политику компании: компании устанавливают правила, обеспечивающие безопасное и комфортное рабочее место для всех сотрудников. Если вы столкнулись с ситуацией, которая, по вашему мнению, нарушает эти правила, вы можете подать жалобу в свой отдел кадров. Эти политики могут охватывать такие темы, как поведение на рабочем месте, условия труда или практика на рабочем месте. В некоторых случаях вы даже можете подать жалобу на политику компании, которая, по вашему мнению, вызывает проблемы.

Как подать жалобу на кадровую службу

Если вы чувствуете необходимость подать жалобу в отдел кадров на своем рабочем месте, вы можете использовать следующие шаги, которые помогут вам в этом процессе:

1. Оцените ситуацию

Прежде чем подавать официальную жалобу в отдел кадров, вы должны сначала подумать, требует ли ситуация того или иного действия. Как уже упоминалось, ситуации, связанные с домогательствами, дискриминацией и нарушением законов или политики компании, являются подходящими ситуациями для подачи жалоб. В этих сценариях отдел кадров по закону обязан расследовать ваши претензии и принять меры, если они сочтут ваши претензии обоснованными. Просмотрите руководство вашей компании, чтобы убедиться, что вы понимаете действующие политики и процедуры, которые могут служить руководством в отношении того, требует ли ситуация подачи официальной жалобы в отдел кадров.

Между тем, ситуация, которая не связана с вышеупомянутыми факторами, может быть лучше решена без вашего отдела кадров. Например, предположим, что у вас есть коллега, который говорит слишком громко и мешает вам в течение дня. Вместо того, чтобы сразу обращаться в отдел кадров, поговорите с ними о проблеме наедине или обратитесь за помощью к своему руководителю. Однако, если вы столкнулись с ситуацией, когда вы чувствуете физический или эмоциональный дискомфорт, пытаясь решить ее самостоятельно, вы можете подумать о том, чтобы обратиться к HR за помощью или поддержкой. Их работа направлена ​​на обеспечение безопасности и удовлетворенности сотрудников на рабочем месте.

2. Задокументируйте ситуацию

Если вы считаете, что возникла ситуация, требующая подачи жалобы, обязательно задокументируйте все случаи проблемы, чтобы построить свое дело. Ваши подробные записи могут служить доказательством при подаче жалобы или обсуждении ее с отделом кадров. Делайте эти заметки в режиме реального времени и старайтесь быть как можно тщательнее. Если вы планируете отправить эти заметки непосредственно в отдел кадров, постарайтесь использовать четкие, краткие и беспристрастные формулировки, чтобы дать точное описание события.

Запишите дату и время происшествия, а также подробное описание того, что произошло. Предоставление графика событий может помочь вашему отделу кадров понять, с чем вы имеете дело и как часто это происходит. В некоторых случаях это также может дать представление о том, как эти проблемы повлияли на вас лично или профессионально с течением времени. Если возможно, вы также можете включить информацию о других свидетелях события. Если вы планируете подать жалобу, вы можете связаться с этими лицами, чтобы убедиться, что они готовы поддержать ваши требования, если это необходимо.

3. Просмотрите процедуры вашей компании

Процессы подачи жалоб в отдел кадров могут различаться в зависимости от компании. Обязательно ознакомьтесь с политиками и процедурами вашей компании в отношении этого процесса. Разным компаниям могут потребоваться разные форматы жалоб, например, лично, в письменной форме, через Интернет или по телефону. В зависимости от отдела кадров вашей компании вам, возможно, придется направить запрос директору или представителю, который занимается рассмотрением жалоб сотрудников. Соблюдение правил, установленных вашей организацией, может помочь гарантировать, что нужное лицо получит вашу жалобу и сможет быстро ее рассмотреть.

Обычно вы хотите подать жалобу в письменном виде, чтобы убедиться, что информация записана точно. Если в вашей компании не предусмотрены какие-либо процедуры, вы можете отправить официальную жалобу по электронной почте или письмом в отдел кадров. При отправке электронного письма подробно опишите свою жалобу в строке темы, например «Официальная жалоба на дискриминацию», чтобы привлечь их внимание и предоставить контекст. Вы также захотите указать свое полное имя и контактную информацию, чтобы они знали, как с вами связаться. Независимо от типа жалобы, которую вы подаете, обязательно сохраните ее копию.

4. Предоставьте конкретную и фактическую информацию

Ваша жалоба отдела кадров должна содержать подробную и точную информацию о ситуации. Включение конкретной информации может дать понять отделу кадров, что им нужно решить или исследовать. Например, жалоба, в которой говорится, что ваш руководитель доставил вам неудобства, не содержит достаточной информации. Вместо этого вы должны подробно описать конкретное действие или комментарий менеджера, который заставил вас чувствовать себя некомфортно. Как уже упоминалось, если вы документировали эти случаи, вы можете использовать свои записи в качестве подтверждающих доказательств. Ваша жалоба должна содержать следующую информацию:

• Подробное объяснение того, что произошло

• Кто был причастен к инциденту, включая их имя и должность

• Дата, время и место происшествия

• Свидетели происшествия

Не забудьте также четко определить, какие законы, правила или права, по вашему мнению, были нарушены в этом инциденте. Например, вы можете сказать, что начальник допустил сексуальные домогательства или дискриминацию по возрасту. Или вы можете подать жалобу с подробным описанием того, что коллега нарушил правила техники безопасности, что подвергло других людей опасности. Отделы кадров могут систематизировать жалобы, присваивая им коды в зависимости от типа инцидента, и предоставление этой информации может помочь в их процессе подачи.

Иметь отношение: Как написать письмо в отдел кадров

5. Предложите подтверждающую информацию или документы

В зависимости от процедур вашей компании вы можете представить подтверждающую документацию и доказательства вместе со своей жалобой или получить запрос на них после того, как отдел кадров получит вашу жалобу. Чем больше доказательств вы предоставите, тем больше они помогут процессу расследования.

Готовясь к подаче жалобы, обязательно соберите все возможные доказательства, подтверждающие ваши заявления о правонарушении. Эти доказательства могут варьироваться в зависимости от вашей ситуации и могут включать изображения, видео, голосовые сообщения или электронные письма. Опять же, свидетели события также могут служить доказательством, но вы должны попытаться получить их согласие, прежде чем предоставлять их имена и информацию.

6. Свяжитесь с отделом кадров

После подачи жалобы обязательно отслеживайте ее ход и при необходимости обращайтесь в отдел кадров. Процедуры вашей компании могут предусматривать сроки рассмотрения жалоб сотрудников отдела кадров. Подождите до этого момента, чтобы связаться с отделом, если вы еще ничего не слышали о своей жалобе. Следование этому графику демонстрирует ваше терпение и уважение к их времени, поскольку они могут быть заняты расследованием вашей ситуации или другими соответствующими задачами. Это также гарантирует, что вы не перегрузите их во время этого процесса.

Если ваша компания не предоставляет сроки, вы обычно можете связаться, если прошло по крайней мере две или три недели без ответа. Будьте вежливы в своей переписке и отправьте краткое сообщение с вопросом, получили ли они вашу жалобу и могут ли предложить какие-либо обновления. Обязательно делайте заметки или записывайте все сообщения в процессе подачи жалобы на случай, если вам понадобятся эти данные для дальнейшего использования.

7. Обострьте ситуацию по мере необходимости

Иногда процесс подачи жалобы не дает ожидаемых или желаемых результатов. Специалисты по персоналу должны рассматривать жалобы конфиденциально, беспристрастно и профессионально. Если вы считаете, что ваша организация не справилась с ситуацией должным образом или результат был несправедливым, вам может потребоваться помощь в другом месте. Имейте в виду, что федеральный закон и юристы могут защитить вас от возмездия со стороны работодателя.

Вы можете обратиться к юристам за советом или советом. Возможно, вам потребуется предоставить им документацию с подробным описанием процесса подачи жалобы в отдел кадров. В зависимости от вашей ситуации, вы можете подать жалобу в соответствующий государственный орган. Например, вы можете подать жалобу на дискриминацию или домогательства в Комиссию по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве или жалобу на безопасность в Управление по охране труда.