Как писать официальные электронные письма (с помощью типов и шаблонов)

Умение написать официальное электронное письмо является важным профессиональным навыком. Будь то на рабочем месте, при подаче заявления о приеме на работу, принесении извинений или обращении с просьбой, написание электронного письма с надлежащим формальным тоном может помочь вам связаться с вашим читателем и произвести положительное впечатление. Изучение официальных электронных писем может помочь вам улучшить свое профессиональное письмо. В этой статье мы обсудим, как писать различные типы официальных электронных писем, включая преимущества их написания, их элементы и шаблоны, которые помогут вам написать свои собственные.

Преимущества написания официального электронного письма

Вот некоторые преимущества написания официального электронного письма:

Профессиональный язык улучшает понимание

Когда вы пишете, используя профессиональный тон и формальный язык, это может сделать ваш текст более понятным. В официальном письме используются полные предложения, точные формулировки и краткие фразы, чтобы ваше письмо было четким и прямым. Неформальный язык может сбивать с толку некоторых зрителей, особенно если вы используете сленг или региональные термины, поэтому выбор более формального языка гарантирует, что ваша аудитория поймет, что вы имеете в виду. Написание полных предложений может сделать ваше письмо более понятным для читателя.

Официальность показывает уважение и задает правильный тон

Если вы пишете профессиональное электронное письмо, использование официального тона может помочь вам продемонстрировать уважение к читателю и произвести положительное впечатление. Особенно, если вы общаетесь с кем-то в первый раз, уместно использовать формальный тон, пока у вас не разовьются более личные отношения. Когда вы пишете кому-то в первый раз, используя профессиональный язык, вы демонстрируете уважение к его положению и сообщаете ему, что вы ожидаете делового тона от своей корреспонденции. В зависимости от контекста читатель может предпочесть поддерживать тот же уровень формальности, или разговор может стать менее формальным по мере того, как вы знакомитесь.

Хорошее форматирование упорядочивает ваши идеи

Официальные электронные письма обычно имеют стандартную структуру. Обычно они включают приветствие, краткое введение, основную часть, заключение и вежливое завершение. Следование этой структуре не только поможет вам упорядочить свои идеи, но и поможет читателю ориентироваться в вашей электронной почте. В частности, использование определенных абзацев для разделения ваших идей облегчает понимание вашего письма, создавая четкие переходы между вашими мыслями. Включение таких элементов, как введение и заключение для обобщения основных моментов, может улучшить понимание читателем.

Элементы официального электронного письма

Большинство официальных электронных писем имеют стандартизированную структуру, формальный и лаконичный язык, точную грамматику и механику. Вот некоторые элементы, которые следует включить при написании официального письма:

Прямая тема

Начните свое официальное электронное письмо с создания краткой и конкретной строки темы. Строка темы, вероятно, является первой частью вашего электронного письма, которую читает получатель. Он информирует их о цели и важности электронного письма. Без четкой темы письма читатель может пропустить ваше письмо, поэтому напишите строку темы, которая четко выражает цель письма. Например, если вы пишете, чтобы поблагодарить кого-то за помощь в решении проблемы, вы можете написать в строке темы, например, «Спасибо за ваше время».

Профессиональное приветствие

Затем начните свое электронное письмо с профессионального приветствия. Если возможно, используйте полное имя получателя или уважительное обращение с его фамилией. Например, вы можете написать «Дорогая миссис Смит» или «Дорогая Джейн Смит» в качестве профессионального приветствия. Другие приветствия, которые вы можете использовать, включают:

• Хорошо [time of day]

• Привет или привет

• Привет

• приветствия

• Привет команда или привет всем

Краткое введение

После приветствия предоставьте краткое введение, в котором выражается цель письма. Быстрое определение основной идеи электронного письма или изложение его ключевых моментов помогает читателю понять, чего ожидать от сообщения. Это также помогает им следить за вашим контентом, когда вы даете план своих основных идей. В зависимости от длины письма ваше введение может состоять из нескольких предложений или абзаца.

Содержание тела

После того, как вы представили цель электронного письма, начните писать основную часть своего контента. Если у вас есть несколько вопросов для обсуждения, подумайте о том, чтобы разбить их на отдельные абзацы. Сосредоточьтесь только на одной основной мысли в каждом абзаце, чтобы вы могли полностью выразить каждую мысль, прежде чем переходить к следующему. Когда вы пишете, не забудьте систематизировать свои идеи, чтобы читателю было легко их понять. Используйте лаконичный и конкретный язык, чтобы сделать каждую идею максимально прямой и ясной.

Краткое заключение

Завершите основную часть письма кратким изложением ваших основных идей. Написание нескольких предложений, которые напоминают читателю о ваших ключевых моментах, позволяет ему сосредоточиться на основных идеях электронного письма. Вы также можете использовать этот абзац, чтобы поблагодарить читателя за его время и внимание. Выражение благодарности за время, потраченное на чтение письма, свидетельствует о вашем уважении и профессионализме.

Вежливое закрытие

Завершите письмо вежливым завершением. В зависимости от типа электронного письма вы можете указать свое полное имя, должность и компанию, а также контактные данные, такие как номер телефона и адрес электронной почты. Включение вашей должности и названия компании может предоставить читателю некоторый дополнительный контекст. Например, если вы пишете от имени своей компании, отдела или рабочей группы, включение этих сведений показывает читателю, что вы представляете свою компанию. Включите вежливое закрытие. Некоторые распространенные закрытия:

• С уважением

• С наилучшими пожеланиями

• Большое спасибо

• С наилучшими пожеланиями

• С благодарностью

• Искренне

Правильная грамматика, орфография и механика

Используйте правильную грамматику, орфографию и механику в своем электронном письме и тщательно вычитывайте его перед отправкой. Использование правильной механики не только облегчит чтение вашего текста, но и покажет ваше внимание к деталям и профессионализм. Когда вы тратите время на то, чтобы убедиться, что ваше письмо не содержит ошибок, это демонстрирует ваше время и внимательность. В качестве стратегии проверки попробуйте прочитать письмо вслух самому себе. Другой вариант — прочитать его в обратном порядке, от последнего предложения к первому, чтобы отловить мелкие ошибки, например пропущенные запятые.

Шаблоны для различных типов официальных электронных писем

Вот шаблоны для некоторых различных типов официальных электронных писем:

Запросить электронное письмо

При написании электронного письма с официальным запросом рассмотрите возможность использования этого шаблона:

Сюжетная линия: [Craft a short phrase stating your request.]

Привет, [recipient’s name]:

[Write a brief introduction that explains the purpose of the email. If you’re unfamiliar with the recipient, begin by introducing yourself before outlining the email’s intent.]

[Explain your request using concise and professional language. If possible, keep your message brief by writing only one or two paragraphs.]

[If needed, write a short conclusion that summarizes the key points in the body of the email. Thank the reader for their time and consideration.]

Большое спасибо,

[Your name]

Письмо с извинениями

Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам написать официальное электронное письмо с извинениями:

Сюжетная линия: [Write a subject line identifying the email’s purpose as an apology]

дорогая [recipient’s name]:

[Start the email by apologizing and acknowledging the reason for the apology. You may apologize on behalf of your organization or make a personal apology by identifying how your actions affected the reader.]

[Use the body of the email to elaborate on the apology. Explain how you plan to right the situation by stating what actions you can take to resolve the problem, take accountability and restore your relationship with the recipient.]

[If needed, finish the email with a short conclusion that summarizes or restates your initial apology. Thank the reader for the time spent reading the email.]

С наилучшими пожеланиями,

[Your name]

Электронная почта для запросов

Следуйте этому шаблону при написании официального электронного письма с запросом информации:

Сюжетная линия: [Write a subject line that states your inquiry]

дорогая [recipient’s name]:

[If you’re contacting the reader for the first time, start the email by introducing yourself. Inform them that your purpose is to inquire and gain more information about a topic, such as how to apply for a job with their company.]

[In the body of your email, write a paragraph or two elaborating on your reason for the inquiry. Be specific in explaining what information you’re looking for so the reader can answer your questions directly.]

[Conclude the email by thanking the reader for their time. Show your appreciation for their willingness to address your questions and concerns.]

С благодарностью,

[Your name]