Как отслеживать запасы |

16 марта 2021 г.

Запасы играют важную роль почти в каждой организации, независимо от отрасли. Чтобы обеспечить эффективность и результативность компании, вы должны ознакомиться с некоторыми из лучших методов отслеживания запасов. В этой статье мы объясняем важность отслеживания запасов, описываем различные типы запасов и перечисляем стратегии, которые можно использовать для эффективного отслеживания запасов.

Почему важно отслеживать запасы?

Отслеживание запасов помогает убедиться, что у вас достаточно продуктов, необходимых для удовлетворения потребностей клиентов. Запасы часто являются инвестициями в будущие продажи. Ваша организация хранит продукты в надежде, что она будет использовать или продавать эти товары для удовлетворения потребностей клиентов, что позволит им увидеть возврат инвестиций (ROI). Отслеживание запасов позволяет избежать:

• Закончились продукты, которые вам нужны

• Вложение денег в избыточный запас

• Выделение места на складе или складе для избыточных запасов

• Продукты портятся или становятся неактуальными до того, как вы сможете их продать

Другими словами, эффективно отслеживая запасы, вы можете минимизировать затраты, связанные с хранением излишков товаров, и максимизировать потенциальные продажи.

Типы инвентаря

Ваша организация может хранить и отслеживать различные виды запасов в зависимости от отрасли и назначения. К основным видам инвентаря относятся:

• Сырье: это материалы, которые ваша организация использует для производства других продуктов.

• Незавершенная продукция: Незавершенная продукция — это товары, которые начали производственный процесс, но еще не завершены и не готовы для потребителей.

• Готовая продукция: Эти продукты готовы к продаже и обычно хранятся на складе до момента их отправки или продажи.

• Товары для ТОиР. Расходные материалы для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (ТОиР) — это товары, на которые ваша организация полагается для поддержки операций, а именно производственного процесса.

• Запасы цикла: эта классификация относится к продуктам, которые организация получает от производителя или поставщика, а затем продает потребителям.

  Товары в пути: это товары, которые в настоящее время доставляются в конечный пункт назначения.

• Разделяющий запас: Разделяющий запас относится к продуктам, расходным материалам или деталям, которые были зарезервированы для подготовки к перерыву в производстве.

• Ожидаемые запасы: когда организация ожидает всплеск продаж, например, во время праздничного сезона, она часто готовит лишние продукты.

  Буферный запас: иногда называемый страховым запасом, это избыточный запас, предназначенный для защиты организации в случае непредвиденных потребностей в дополнительных запасах или проблемах.

Поскольку каждый из этих различных типов инвентаря обрабатывается по-разному, обычно полезно разделить свои запасы на эти категории и отслеживать их отдельно.

Как эффективно отслеживать запасы

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы начать отслеживать запасы:

1. Выберите инструмент управления запасами

Существует множество различных вариантов инструментов управления запасами, и правильный выбор зависит от индивидуальных потребностей вашей организации. Выбрав инструмент управления запасами, отвечающий потребностям вашей организации, вы сможете упростить процесс отслеживания и принимать более обоснованные решения относительно управления вашими запасами. Некоторые из ваших вариантов включают использование:

• Карандаш и бумага

• Программное обеспечение для работы с электронными таблицами

• Специализированное программное обеспечение для управления запасами

Вы, конечно, можете отслеживать свои запасы вручную, но выбор облачного программного обеспечения может предоставить вам аналитику в режиме реального времени. Это связано с тем, что многие из этих инструментов могут подключаться к вашей системе точек продаж (POS), что позволяет им автоматически корректировать уровень ваших запасов каждый раз, когда совершается продажа. Кроме того, эти инструменты часто предупреждают вас, когда запасы становятся низкими и пришло время увеличить запасы.

Помимо предоставления вам актуальных показателей, которые могут улучшить ваши процессы управления запасами, облачные инструменты предоставляют нескольким людям доступ к этим данным из любого места и в любое время. Этот уровень гибкости делает этот тип программного обеспечения для управления запасами выгодным выбором, особенно когда вы управляете запасами в нескольких местах.

2. Сосредоточьтесь на прогнозировании

Прогнозирование анализирует ваши прошлые показатели продаж, маркетинговые стратегии, рекламные акции и прогнозируемый рост, а также общие тенденции экономики и рынка, чтобы вы могли прогнозировать будущие потребности. Когда вы эффективно прогнозируете, вы можете отслеживать, сколько запасов вам может понадобиться в определенные сезоны, месяцы и даже недели.

3. Продавайте товары в хронологическом порядке

Хотя продажа товаров в том порядке, в котором они были изготовлены или куплены, особенно важна при работе со скоропортящимися товарами, такими как косметика или еда, это хорошая идея и для непортящихся товаров. Это связано с тем, что даже нескоропортящиеся товары могут быть повреждены или стать непригодными для продажи, если они лежат слишком долго. При использовании этого подхода, известного как «первым пришел — первым вышел» или FIFO, вы организуете свои продукты так, чтобы самые старые товары были более доступны, добавляя новые товары в конец и перемещая старые товары вперед.

4. Обратите внимание на спрос

Отслеживание запасов поможет вам узнать, какие товары есть на складе и как быстро они используются или продаются. Важным аспектом отслеживания ваших запасов является выявление товаров с низким оборотом. Когда ваша организация имеет избыточные запасы, она монополизирует средства, пространство и ресурсы.

Распознав продукты, которые редко продаются, вы можете разработать креативные стратегии, которые помогут избавиться от этих предметов и, возможно, рассмотреть возможность отказа от хранения этих товаров в будущем. Некоторые популярные методы поощрения продажи товаров с низким оборотом включают рекламные акции и скидки.

5. Проведите инвентаризацию

Даже если вы выберете программное обеспечение для управления запасами, которое отслеживает ваши запасы, все равно важно периодически проводить аудит запасов. Это позволяет вам сравнить, сколько запасов, по вашему мнению, у вас есть, с тем, сколько у вас есть на самом деле. Вы можете использовать различные методы для этого в зависимости от вашей организации и от того, как быстро она проходит через склад. Например, некоторые компании проводят инвентаризацию каждый месяц, а другие могут проводить ежегодный аудит и просто выборочно проверять свои товары в течение года.