12 эффективных способов начать электронное письмо

23 ноября 2021 г.

Начало электронного письма задает тон всему сообщению и обычно оставляет у читателя либо положительное, либо отрицательное впечатление. Ваши начальные предложения или фразы могут повлиять на то, как получатели воспринимают вас и информацию, которую вы пытаетесь передать. Если вы обнаружите, что часто начинаете электронные письма с общих фраз, таких как «Надеюсь, это письмо вас удовлетворит», вам, возможно, придется найти более эффективные варианты. В этой статье мы рассмотрим 12 альтернатив для мощных открытий электронной почты.

Почему открытие электронной почты важно?

Электронная почта является одной из наиболее распространенных форм профессионального и личного общения. С годами отправка электронных писем стала больше походить на ведение традиционной беседы. Хорошо общаться по электронной почте так же важно, как и при личном общении. Если вы начнете разговор с коллегой, вы, скорее всего, начнете со слов «Привет», «Как дела?» или путем некоторой формы светской беседы. В электронном письме ваши вступительные предложения служат той же цели.

Некоторые открытия электронной почты используются так часто, что могут показаться неискренними или ненужными. Одним из них является заезженная фраза «Надеюсь, это электронное письмо дойдет до вас». Если вы хотите писать электронные письма, которые будут эффективными, действенными и положительно повлияют на ваши профессиональные отношения, вам нужно подумать об использовании более креативных открытий электронной почты. Хорошей новостью является то, что есть десятки вариантов, которые являются дружелюбными, целеустремленными и с большей вероятностью инициируют содержательные разговоры.

12 более эффективных способов начать электронное письмо

В зависимости от цели вашего конкретного электронного письма существуют десятки фраз, которые вы можете использовать, чтобы сильно начать письмо. Вот 12 наших предложений:

1. Сразу к делу

Если ваше электронное письмо содержит срочную информацию или запросы, вам может быть лучше отказаться от каких-либо тонкостей и сразу перейти к основной части вашего электронного письма. Если ваша электронная почта является частью продолжающегося разговора или если вы работаете в тесном контакте с получателем, для вас, вероятно, более эффективно передавать необходимую информацию, не тратя время на светскую беседу.

Если ваши электронные письма наполнены ненужными касательными или личными вопросами, ваши читатели могут разочароваться и не ответить на них. Самые эффективные деловые электронные письма содержат от 75 до 100 слов.

2. Задайте дружеский вопрос

В отличие от того, чтобы просто пожелать им всего наилучшего, задать кому-то вопрос, скорее всего, вдохновит их на разговор. Даже часто задаваемые вопросы типа “Как дела?”, “Что у тебя нового?” или «Как ты себя чувствуешь с тех пор, как мы в последний раз разговаривали?» предоставьте вашему читателю возможность поделиться и сообщить о своей заинтересованности в их благополучии.

3. «Я знаю, что ты занят, поэтому буду краток».

Это открытие электронной почты может произвести отличное впечатление на человека, у которого напряженный график и полный почтовый ящик. Если вы знаете, что получатель вашего электронного письма в настоящее время занят или работает сверхурочно, немедленно признайте этот факт. Сообщите своему читателю, что вы цените его время и не намерены тратить его впустую, это повысит вероятность того, что он прочитает ваше письмо и ответит как можно скорее.

4. «Вы знаете меня по…»

Когда вы впервые связываетесь с кем-то по электронной почте, вам нужно будет быстро и эффективно представиться. Предоставление им некоторого контекста того, как они должны знать вас, будет полезно для профессионала, который может не уметь запоминать имена. В зависимости от ваших отношений вы можете указать свое имя, должность или название последнего мероприятия, которое вы оба посетили.

5. Обратите внимание на личную связь

Еще один эффективный способ начать электронное письмо — привлечь внимание к чему-то общему, что у вас есть с вашим читателем. Это может быть что угодно, от спортивной команды до любимого цвета. Сообщите им, что вы заметили их интересы и разделяете их, это может стать отличным способом укрепить ваши профессиональные отношения. Это также может помочь вашему электронному письму выделиться среди других и сделать вас более запоминающимся для получателя.

6. «Надеюсь, тебе нравится [the season/weather/holidays].”

Изменение погоды и отпуск часто становятся легкими и приятными темами для офисных разговоров. Если вы приближаетесь к летним каникулам или если за вашим окном начинают падать листья, вы можете начать свои электронные письма с сезонного приветствия. Большинство людей с удовольствием рассказывают о своих планах на отпуск, а комментарии о погоде могут перейти в более содержательный разговор.

7. Предоставьте или попросите краткий обзор

Если прошло некоторое время с тех пор, как вы в последний раз общались с получателем вашего электронного письма, вы можете начать с предложения или запроса краткого обновления жизни. Это может включать в себя интересные события, такие как переезд, повышение по службе или женитьба. Это может быть не что иное, как обзор недавнего проекта или описание интересного офисного события. Если вы будете в курсе последних событий, это поможет вам и вашему читателю почувствовать себя более связанными, прежде чем вы начнете разговор.

8. «Поздравляю с [recent achievement]!”

Один из самых обнадеживающих способов начать электронное письмо — поздравить читателя с недавними достижениями. Это может включать что угодно, от публикации книги до найма нового помощника. Все достижения на работе следует отмечать, и ваш читатель, скорее всего, оценит это признание.

9. Запросить обновление

Если ваш получатель столкнулся с проблемой или борьбой в прошлый раз, когда вы разговаривали, вы можете начать свое следующее электронное письмо с вопроса о его прогрессе. Если они предвкушали предстоящий личный или профессиональный триумф, вы также можете узнать результаты. Продолжение прошлых разговоров показывает читателю, что вы цените ваши отношения и искренне заинтересованы в их успехе.

10. «Надеюсь, у меня все хорошо [your company/department/office]”

Вместо того, чтобы спрашивать об их личном благополучии, вы можете спросить о команде ваших читателей, работодателе или других коллегах. Это дает им возможность сообщить вам о последних достижениях их компании или поделиться новостями об изменениях в их отделе. Спрос на рабочее место получателя часто приводит к более серьезному разговору, чем простое «Как дела?»

11. «Я обращаюсь к вам, потому что…»

В профессиональной сфере лаконичный текст часто является ключом к успеху. Указание цели вашего электронного письма в первых одном или двух предложениях сэкономит время и поможет вам получить нужные результаты как можно скорее. Некоторых читателей может отвлечь или смутить избыток любезностей или приветствий. Если вы знаете, что ваш получатель ориентирован на задачу, прямой запрос или команда могут быть вашим лучшим вариантом для открытия электронной почты.

12. «Надеюсь [specific project or assignment] идет хорошо. Дайте мне знать, если я могу помочь».

Если вы пишете кому-то из своей компании, вы можете спросить о конкретных задачах, над которыми они сейчас работают. Это показывает, что вы осведомлены об их текущей рабочей нагрузке и цените роль, которую они играют на вашем рабочем месте. Если возможно, вы также можете предложить свою помощь или совет. Обращение таким образом поможет вам улучшить ваши отношения и может сделать вашего читателя более склонным к ответу.