Как отправить эффективное резюме встречи или последующее электронное письмо (с шаблоном и примером)
22 февраля 2021 г.
После встречи сотрудникам важно напомнить о том, что обсуждалось, чтобы они могли вспомнить важные действия или объявления. Отправка отчета о собрании может суммировать обсуждения и важные детали для участников или сотрудников, которые не смогли присутствовать на собрании. Резюме должно содержать ценную и простую для понимания читателем информацию.
В этой статье мы обсудим, что такое отчет о собрании, как отправить отчет о собрании, а также предоставим пример и шаблон, которые помогут вам написать собственный отчет, который будет напоминать и вдохновлять сотрудников или клиентов.
Что такое подведение итогов встречи?
Резюме встречи — это сообщение, часто в формате электронной почты, которое отправляется сотрудникам или клиентам после встречи. Резюме встречи дает общий обзор встречи и напоминает получателям о том, какие действия необходимо выполнить, сроки назначенных проектов и любую другую важную информацию, которая была рассмотрена.
Отчеты о собраниях часто рассылаются, чтобы помочь участникам запомнить важные детали, и к ним можно обратиться позже. Эти резюме также могут быть полезны для любых сотрудников или клиентов, которые не смогли присутствовать на встрече и нуждаются в обновлении важных деталей, которые были упущены.
Как отправить отчет о встрече
Подведение итогов встречи должно быть правильно напечатано в электронном письме и отправлено правильной аудитории. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как правильно отправить резюме встречи сотрудникам или клиентам.
Делайте заметки во время встречи.
Решите, кто должен получать электронное письмо.
Спасибо всем за потраченное время.
Перечислите, что обсуждалось на встрече.
Выделите действия или следующие шаги.
При необходимости приложите подтверждающие документы.
Включите напоминание о дате следующей встречи.
Проверьте и отправьте получателям.
1. Делайте заметки во время встречи
Посещая собрание, постарайтесь делать записи только важных событий, происходящих на собрании. Это могут быть такие случаи, как задачи, назначенные конкретным сотрудникам или клиентам, любые пройденные голоса или сделанные объявления. Если были реализованы важные изменения, которые могут повлиять на отдел или компанию, обязательно укажите это в примечаниях к собранию, чтобы сотрудники могли сослаться на них и отметить.
2. Решите, кто должен получать электронное письмо
Как только собрание завершится, вы должны немедленно начать печатать свои заметки, чтобы не забыть включить все важные обсуждаемые детали. Решая, кому отправить его, вы должны адресовать его всем участникам встречи и другим сотрудникам или клиентам, которые были приглашены, но не смогли присутствовать. Если вы не знакомы со всеми людьми, присутствующими на собрании, часто бывает полезно раздать лист посещаемости с контактной информацией, чтобы собрать адреса электронной почты участников.
Если лист присутствия не был распространен, вы можете связаться с человеком, который отправил приглашение на собрание, или спросить своего руководителя, кто, по их мнению, должен получить отчет о собрании. Это помогает гарантировать, что вы отправляете резюме всем получателям, которым будет полезна информация на собрании.
3. Поблагодарите всех за потраченное время
Когда вы пишете резюме, поблагодарите участников за то, что они нашли время в течение дня, чтобы посетить собрание. Если какие-либо сотрудники или клиенты предоставили презентации или отчеты, вы можете поблагодарить их за предоставление этой информации. Вы также можете выразить свое волнение по поводу обсуждаемых действий и достигнутых целей. Это поможет вашему письму начаться с позитивной ноты и задаст восторженный тон вашему сообщению.
4. Перечислите, что обсуждалось на встрече
Первые несколько предложений в теле письма должны освещать важные обсуждения, затронутые на собрании. Это может включать в себя обсуждения, которые установили цель, план на будущее или предложения, которые были приняты. Старайтесь включать только краткие обзоры обсуждений и информацию, относящуюся к собранию и его участникам.
5. Выделите действия или следующие шаги
Вторая половина основного абзаца должна включать важные пункты действий, которые были установлены. Это часто включает в себя новые проекты или задачи, назначенные сотрудникам, или следующие шаги стратегии или плана. Когда вы выделяете эти пункты действий, не забудьте указать сроки, установленные руководителями на собрании.
Вы можете перечислить эти действия в отдельных пунктах и выделить имя человека, назначенного для выполнения задачи. Также может быть полезно выделить дату выполнения, чтобы сотрудник мог легко найти и сослаться.
6. При необходимости приложите подтверждающие документы
Если были какие-либо дополнительные документы, которые вам дали посетители или супервайзеры поручили вам включить, вы можете прикрепить их к своему электронному письму. Сотрудникам может быть полезно получить какие-либо инструкции или рекомендации по проекту, если им был назначен сложный проект во время встречи. Вы также можете приложить отдельный документ, в котором перечислены стратегия или план, обсуждаемые на собрании, с установленными шагами, которым должны следовать сотрудники для выполнения задания.
7. Включите напоминание о дате следующей встречи
В конце письма напишите, когда будет дата следующей встречи, если она была установлена. Это поможет сотрудникам не забыть добавить эту дату в свои календари при чтении электронной почты. Если дата не обсуждалась на собрании, вы можете указать дату как «необходимо определить» или запросить дату собрания у своего руководителя или руководителя собрания.
8. Проверьте и отправьте получателям
После того, как вы написали свое электронное письмо, вы можете добавить свою подпись. Проверьте электронное письмо на наличие ошибок в правописании, грамматике или ясности. Убедитесь, что ваша электронная почта краткая и содержит только актуальную информацию. После того, как вы откорректируете документ, вы можете отправить его своему руководителю или руководителю собрания на утверждение. После получения одобрения вы можете отправить документ нужным адресатам.
Шаблон отчета о собрании
Создание сильного электронного письма с подведением итогов встречи требует кратких предложений, которые сообщают смысл и важные детали для читателей. Используйте приведенный ниже шаблон, чтобы создать резюме встречи, которое должным образом информирует ваших получателей.
Тема письма: Итоги встречи [Current Date]
Всем привет,
[Thank everyone for attending the meeting. Express excitement for all items discussed and goals accomplished.]
[The first few sentences should cover what was discussed in the meeting. You can highlight any items achieved, projects completed or important announcements that were made.] [If many items were discussed that you’d like to cover, you can list them in bullet points below]:
[First discussion topic and details]
[Second discussion topic and details]
[Third discussion topic and details]
[The next sentences should discuss action times to be completed and any plans or strategies that were set in place. List action items, deadlines and people assigned in bullet points below:]
[First action item, the person assigned to the task and due date]
[Second action item, the person assigned to the task and due date]
[Third action item, the person assigned to the task and due date]
[List the date of the next meeting]
Искренне,
[Your Name]
Пример подведения итогов встречи
Вы можете использовать приведенный ниже пример в качестве руководства, чтобы написать резюме встречи для сотрудников или клиентов.
Тема электронного письма: Итоги встречи — 9 января 2020 г.
Всем привет,
Спасибо всем за участие во встрече сегодня днем. Мы рассмотрели много важных вопросов и достигли нескольких целей, которые были поставлены на предыдущей встрече. Отличная работа!
На сегодняшней встрече мы обсудили контент-стратегию нашей предстоящей весенней маркетинговой кампании. Мы рассмотрели, какие задачи были выполнены с момента последней встречи, и перечислили дополнительные проекты. Вот более подробная информация об этих обсуждениях:
Скайлер проинформировала нас о ходе редакционного календаря и календаря социальных сетей — они закончены и готовы к контенту.
Команда решила, что темой стратегии контент-маркетинга на весну будут темы, связанные с цветами.
Райли поделилась презентацией, в которой рассказала о нашей зимней кампании, основной вывод которой заключался в том, чтобы ориентироваться на более молодую аудиторию через платформы социальных сетей.
После наших обсуждений стратегия была принята. Назначены следующие проекты и сроки:
Джордан должен написать три сообщения в блоге и поддерживающие сообщения в социальных сетях. Срок: 20 февраля.
Скайлер будет редактировать эти сообщения. Срок: 3 марта.
Райли опубликует эти посты в соответствующих источниках. Крайний срок: 30 марта.
Наша следующая встреча состоится 5 марта, и на ней будут представлены обновления по каждому проекту, назначенному на сегодняшней встрече.
Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы.
Искренне,
Тейлор Ричардс
Часто задаваемые вопросы о встрече
Чтобы узнать больше об итогах собраний, ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами ниже:
В чем разница между подведением итогов собрания и протоколом собрания?
На некоторых встречах, которые носят более формальный характер, сотруднику потребуется написать протокол собрания либо дословно, либо подытожив детали, обсуждавшиеся на собрании. Хотя они оба предоставляют обзор собрания, протоколы будут перечислены в более официальном документе, который часто прикрепляется к электронному письму, а не пишется в теле письма. Протокол собрания также содержит более подробную информацию по конкретным обсуждаемым вопросам и может даже детализировать некоторые разговоры на собрании, если это требуется руководством.
Должен ли я отправить резюме после телефонных звонков?
Если вы проводите виртуальную встречу по телефону, чтобы обсудить информацию, связанную с продажами, с клиентами или потенциальными клиентами, вы можете отправить им резюме по электронной почте с кратким изложением вашего разговора и любыми дальнейшими шагами. Это может помочь вам напомнить клиентам или потенциальным клиентам о том, что обсуждалось. Вы также можете отправить CC своему менеджеру по электронной почте, чтобы сообщить ему о вашем разговоре с клиентом или потенциальным клиентом.
Ваше электронное письмо с отчетом о встрече может кратко пояснить, что вы получили во время разговора с клиентом. Затем вы можете поделиться ресурсами, которые у вас есть, чтобы помочь им преодолеть любые проблемы, о которых они могли упомянуть на собрании. В конце письма вы можете спросить, хотят ли они увидеть демонстрацию вашего продукта или запланировать звонок, чтобы договориться о продаже.
Кто обычно отправляет резюме по электронной почте?
Если вы отправляете резюме по электронной почте после внутренней встречи, исполнительный помощник или менеджер может написать и отправить резюме по электронной почте. Для встречи с клиентами обычно менеджер по работе с клиентами или непосредственное контактное лицо клиента может отправить клиентам резюме по электронной почте. Если вы отправляете его клиентам, обязательно напомните им, чтобы они связывались с вами по любым вопросам о встрече, и включите свою контактную информацию в электронное письмо.