Как отправить эффективное электронное письмо за 7 шагов (с советами)

8 апреля 2022 г.

Электронная почта — это распространенный способ связи, который вы можете использовать для личного и профессионального взаимодействия. Он использует Интернет для передачи информации и облегчения разговоров. Если вы хотите отправлять электронные письма, вам может быть полезно узнать больше о том, что это такое, и об основных шагах для этого. В этой статье мы объясним, что такое электронная почта, подробно расскажем о преимуществах ее использования и предоставим пошаговое руководство по ее отправке.

Что такое электронная почта?

Электронная почта — это способ связи, который передает информацию через Интернет. Это обычная часть взаимодействия в сфере образования, бизнеса и коммерции. В зависимости от вашей профессии вы можете часто использовать электронную почту в своей работе. Если нет, вы также можете использовать электронную почту для личного общения. Это может включать в себя обращение в компании или общение с друзьями и семьей.

Преимущества отправки электронных писем

Существует множество форм онлайн-общения на выбор, в том числе электронная почта. Вот некоторые преимущества использования электронной почты:

• Экономичность: электронная почта часто является бесплатным способом связи, который вы можете использовать в личных или деловых целях. Повышение функциональности или безопасности может стоить дороже, но электронная почта обычно является очень экономичным выбором для связи.

• Просто: если у вас есть учетная запись электронной почты и программа для отправки и получения электронных писем, общение с другими может быть очень простым. Многие почтовые программы предлагают готовые ответы, которые вы можете использовать для экономии времени при составлении ответов.

• Гибкость: поскольку электронная почта — это инструмент, который вы используете в Интернете, вы часто можете получить к нему доступ из многих мест. Это компьютеры, ноутбуки, планшеты и телефоны.

• Безбумажный: в отличие от других форм общения, электронная почта — это безбумажный способ отправки информации другим. Это может помочь ему быть экономически эффективным и экологически чистым.

Как отправить электронное письмо

В зависимости от цели вашей электронной почты и программы, которую вы используете для их отправки и получения, вы можете выполнить разные шаги. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы отправить электронное письмо:

1. Выберите программу для отправки писем

Первым шагом к отправке электронного письма является выбор используемой программы. Существует множество почтовых сервисов и приложений, которые можно использовать для отправки и систематизации электронных писем. Многие компьютеры и устройства поставляются с предустановленными системами управления электронной почтой. Подумайте о том, чтобы проверить свою операционную систему или изучить варианты в Интернете, чтобы определить, какая программа электронной почты лучше всего подходит для вас.

2. Введите электронные письма в поле получателя

Поле получателя — это место в поле составления, где вы можете указать, кто получает ваше сообщение. Адреса электронной почты имеют формат «имя@email.com», поэтому важно убедиться, что вы правильно вводите адреса, чтобы они могли правильно доставляться. Например, вашими получателями могут быть «eddiegalindo@email.com», «margorieborges@email.com» и «finnviviana@email.com».

3. Используйте «Копия» или «Скрытая копия», чтобы добавить других

«Копия» означает точную копию, а «Скрытая копия» означает скрытую копию. Это части окна композиции, в которые вы можете включить других людей, не отправляя им электронное письмо напрямую. Это может сообщить им, что вы хотите, чтобы они знали о взаимодействии, но вы можете не ожидать ответа. Слепая копия не информирует других людей в электронном письме о том, что вы поделились ею с другими. «Скрытая копия» может быть полезна для дискретного обмена электронными письмами.

4. Напишите тему письма

После перечисления получателей и использования «Копия» и «Скрытая копия» вы можете указать тему электронного письма. Строка темы — это краткое объяснение того, что представляет собой электронное письмо. Это помогает получателю быстро определить цель сообщения и расставить приоритеты. Эффективные темы побуждают получателя открывать и читать, поэтому важно написать тему, которая правильно передает цель электронного письма. Например, если вы отправляете электронное письмо на работу, вы можете использовать строку темы «Маркетинговые идеи для 3-го квартала».

5. Составьте текст сообщения

Тело вашего электронного письма — это часть, в которой вы пишете письмо или сообщаете информацию. В зависимости от цели письма, оно может быть настолько длинным или коротким, насколько вы хотите. Например, если вы отправляете электронное письмо коллеге несколько раз в течение дня, чтобы обсудить проект, отправляемые вами электронные письма могут состоять всего из нескольких строк или абзацев.

То, как вы форматируете и редактируете тело письма, может зависеть от цели. Если вы отправляете электронное письмо с просьбой о приеме на работу, вы можете включить свое сопроводительное письмо в тело, которое может состоять из нескольких абзацев и иметь формальный формат. Если вы отправляете личное электронное письмо, чтобы связаться со старым другом, вы можете ввести длинное сообщение, содержащее много информации.

6. Включите все необходимые вложения

Вы можете включать в электронное письмо элементы, отличные от текста, включая изображения и документы. Многие программы управления электронной почтой включают возможность прикрепления этих элементов. Обычно это кнопка со значком скрепки, и когда вы нажимаете ее, вы можете выбрать изображение или документ, который хотите включить. Некоторые почтовые программы также позволяют размещать изображения в тексте. Вы также можете вставлять ссылки, чтобы получатель мог легко получить к ним доступ.

7. Отправьте электронное письмо и проверьте ответы

Чтобы отправить электронное письмо, обычно есть кнопка с надписью «отправить» или со значком стрелки. В зависимости от используемой вами системы управления электронной почтой кнопка отправки может выглядеть по-разному. После отправки письма вы можете перейти в папку «Входящие» и проверить наличие ответов. В зависимости от системы, которую вы используете, вы также можете использовать свой телефон или другие устройства для проверки почтового ящика. Эти мобильные приложения обычно могут предоставлять push-уведомления, которые информируют вас об электронной почте.