Как отозвать электронное письмо в Outlook за 4 шага
Отзыв электронной почты в Microsoft Outlook — полезный инструмент для переписки с другими на рабочем месте. Эта функция позволяет отозвать электронное письмо и отправить новое до того, как получатель официально получит его. Для тех, кто использует Outlook для электронной почты, важно понимать, как отзывать свои сообщения. В этой статье мы обсудим, как отозвать электронное письмо в Outlook, и несколько советов, как избежать необходимости отзывать сообщение.
Когда я могу отозвать электронное письмо в Outlook?
Вы можете отозвать электронное письмо, если забыли прикрепить вложение, отправили электронное письмо не тому человеку или заметили орфографические или грамматические ошибки. Чтобы отозвать электронное письмо, отправитель и получатель должны иметь учетную запись электронной почты Microsoft 365 или Microsoft Exchange в одной организации и использовать Outlook в качестве почтового клиента. Вы можете отозвать электронное письмо только в том случае, если получатель еще не открыл его и его почтовый ящик открыт, когда вы обрабатываете отзыв. На сообщение также не должны влиять такие процессы, как спам-фильтры или надстройки.
Как отозвать письмо в Outlook
Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства для отзыва электронной почты в Outlook:
1. Найдите письмо
Начните процесс отзыва, найдя электронное письмо, которое вы хотите удалить. Если вы только что отправили электронное письмо, оно может находиться в папке «Исходящие», и вы можете перетащить сообщение в папку «Черновики» или удалить его. Иногда электронное письмо уже находится в пути к получателю и находится в папке «Отправленные». В папке в левой части окна Outlook выберите папку «Отправленные». Электронное письмо должно быть в верхней части папки. Убедитесь, что вы выбираете правильный адрес электронной почты для отзыва. Затем вы можете дважды щелкнуть письмо, чтобы просмотреть его.
2. Вспомните письмо
Выберите вкладку «Сообщение» на панели инструментов, чтобы активировать ее. Затем прокрутите до раздела «Переместить» и нажмите кнопку «Дополнительные действия по перемещению» с письмом и конвертом. Затем вы можете выбрать опцию «Отозвать это сообщение» из раскрывающегося списка. Если у вас упрощенная панель инструментов, вы можете выбрать вкладку «Сообщения», прокрутить до значка с тремя точками, нажать «Действия», а затем выбрать «Отозвать это сообщение». Возможность отзыва электронного письма есть только в версиях Microsoft Outlook с 2003 по текущую версию.
3. Удалите письмо
Теперь вы можете удалить письмо, которое вы отправили. На экране может появиться всплывающее окно с предложением выбрать «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» или «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением». Вы можете выбрать кнопку, которая лучше всего подходит для вас. Outlook может уведомить получателя о том, что вы отозвали электронное письмо из его папки «Входящие». В Outlook также есть возможность сообщить вам об успешном завершении процесса отзыва. Если вы хотите следить за ходом отзыва, установите флажок «Сообщать мне, если отзыв завершился успешно или неудачно для каждого получателя».
4. Отправьте новое электронное письмо (необязательно)
Вы можете отправить новое электронное письмо вместо того, которое вы только что вспомнили. Outlook может открыть второе окно, чтобы вы могли изменить и заменить исходное электронное письмо. Вы можете исправить любые ошибки в исходном электронном письме или добавить вложение, которое вы, возможно, забыли. Нажмите кнопку «Отправить», когда закончите писать новое сообщение.
Что происходит после отзыва электронной почты в Outlook?
Результаты попытки отозвать сообщение могут различаться в зависимости от настроек папки «Входящие» получателя, а также от того, прочитал ли получатель письмо, среди прочих факторов. Отзыв может не пройти, если получатель уже прочитал ваше сообщение. В этом случае получатель может иметь доступ к исходному электронному письму, уведомлению о попытке отзыва и замещающему электронному письму. Если получатель открывает уведомление об отзыве перед исходным сообщением, отзыв может быть успешным.
Процесс отзыва может занять некоторое время, в течение которого Outlook уже мог отправить уведомление об отзыве. Это может побудить получателя прочитать электронное письмо, которое вы хотите отозвать после просмотра уведомления. Если получатель переместил электронное письмо из своего почтового ящика, отзыв не удастся, даже если получатель не открывал электронное письмо. Если вы попытаетесь вспомнить об использовании Outlook на мобильном устройстве, исходное электронное письмо может остаться в папке «Входящие» получателя. Процесс отзыва может не сработать, если вы попытаетесь отозвать электронное письмо с адреса, которого нет в системе Office 365.
Советы, чтобы избежать отзыва электронной почты в Outlook
Есть некоторые действия, которые вы можете предпринять, чтобы избежать отзыва электронного письма. Вы можете перечитать свое электронное письмо, чтобы найти ошибки, которые вы могли пропустить при его написании. Вы также можете проверить свой адрес электронной почты, чтобы убедиться, что вы отправляете его нужному человеку.
В Outlook также есть параметр, который позволяет откладывать электронные письма, чтобы они не отправлялись сразу. Это может дать вам время проверить электронную почту на наличие ошибок, а затем отменить или отредактировать электронную почту, не отправляя уведомления получателю. Вы можете отложить получение электронных писем Outlook, следуя этим инструкциям:
Выберите «Файл» в левом углу Outlook.
Прокрутите до «Управление правилами и оповещениями».
Выберите опцию «Новое правило» в окне «Правила и оповещения», которое появляется на вашем экране.
Нажмите «Применить правила к отправляемым сообщениям» и нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
Выберите «Далее» еще раз, затем выберите «Да» на экране подтверждения.
Выберите «Отложить доставку на определенное количество минут», выберите ссылку «Число», чтобы ввести предпочитаемую задержку, нажмите «ОК» и нажмите «Далее».
Введите любые исключения для задержки, которые вы хотите, затем нажмите кнопку «Далее».
Дайте задержке имя и установите флажок «Включить это правило», затем нажмите «Готово».
Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.