Упаковочный лист: определение, преимущества и что включать
12 августа 2021 г.
Доставка посылок включает в себя множество этапов, а это означает, что для предприятий важно оставаться организованными, чтобы они могли быстро и правильно выполнять заказы клиентов. Для лучшей организации процесса доставки продавцы часто полагаются на документ, называемый упаковочным листом, в котором объясняется содержимое конкретной посылки. Поняв, как использовать упаковочный лист, вы сможете повысить эффективность отправки посылок клиентам. В этой статье мы обсудим роль упаковочного листа и преимущества, которые он может предоставить как продавцам, так и потребителям.
Что такое упаковочный лист?
Упаковочная накладная, также называемая накладной, отгрузочным листом или упаковочным листом, представляет собой бумажный документ, в котором перечислены все предметы, включенные в посылку. Перед отправкой посылки предприятия помещают этот документ внутрь посылки вместе с заказанными товарами. Упаковочные листы содержат важную информацию, которую отделы доставки и клиенты используют для обеспечения точности заказов, например даты заказа, номера заказов и адреса клиентов.
Преимущества использования упаковочного листа
Упаковочный лист предоставляет предприятиям и потребителям ряд преимуществ, в том числе:
Целостность груза
Прежде чем закрыть посылку, отдел доставки предприятия может проверить упаковочный лист заказа, чтобы убедиться, что все элементы находятся в посылке. Это помогает грузоотправителю убедиться, что посылка содержит как правильное количество, так и правильный тип товаров, заказанных покупателем. Для предприятий важно обеспечить целостность заказа перед отправкой посылки, чтобы поддерживать качество своих услуг.
Возможность разделить заказы
Упаковочные листы могут быть полезны, если предприятию необходимо разделить заказ клиента на несколько посылок или поставок. Это связано с тем, что упаковочные листы документируют количество и местонахождение товаров в заказе. Используя упаковочную накладную, продавец может оставаться организованным и следить за тем, какие товары находятся в каких упаковках, а также за тем, когда они отправили каждый товар покупателям. Это помогает компаниям гарантировать, что они отправляют правильные товары в каждой посылке, чтобы клиенты получали все свои заказы.
Удовлетворенность клиентов
Клиенты могут использовать упаковочные листы, чтобы убедиться, что они получили все, что они заказали в компании, что может способствовать удовлетворенности клиентов. В упаковочном листе содержится подробный список содержимого пакета, который может напомнить покупателю о том, какие предметы он приобрел. Кроме того, если какой-либо товар отсутствует, клиент также может использовать упаковочный лист, чтобы определить недостающие продукты и позволить продавцу решить проблему.
Что включить в упаковочный лист
При создании упаковочного листа необходимо указать определенную информацию, например:
Информация о доставке
Информация о доставке включает контактную информацию получателя, адрес доставки, обратный адрес и дату отправки. Включение этой информации в упаковочный лист может быть полезным, если возникнут проблемы во время транспортировки. Это также может помочь продавцам убедиться, что они отправляют посылки правильным клиентам и адресатам.
Список предметов
В упаковочном листе важно включить подробный список того, что вы отправляете, чтобы клиент мог убедиться, что в его посылке есть все товары из его заказа. Вы также можете указать другие полезные сведения, такие как номера позиций и вес упаковки. Например, в пакете с канцелярскими товарами может быть указано:
Три коробки ручек
Одна пачка бумаги
Четыре коробки скрепок
Один степлер
Две коробки скоб
Отсутствующие предметы
Если компания не может отправить определенные товары, рекомендуется перечислить эти товары в упаковочном листе. Это может помочь клиентам понять, почему они не получили определенный товар, который они заказали в своих посылках. Например, если некоторых товаров из заказа клиента нет в наличии, вы можете указать это в упаковочном листе, чтобы клиент знал об отсутствующих товарах и мог приобрести их позже.
Инвентарный номер
Вы также можете включить инвентарные номера в упаковочный лист. Инвентарный номер — это уникальный номер, который компания использует для идентификации продукта в своей внутренней системе инвентаризации. Два распространенных типа инвентарных номеров, которые вы можете использовать, — это складская единица (SKU) и универсальный код продукта (UPC).
Пытаясь найти товар на складе, грузоотправитель часто использует инвентарный номер в своем программном обеспечении для управления запасами, чтобы найти точное местоположение. Если возникла проблема с отправленным пакетом, клиент может использовать инвентарный номер из упаковочной накладной, чтобы помочь продавцу быстро определить недостающий или поврежденный товар.
Номер слипа
Когда для одного заказа имеется несколько упаковок, для бизнеса может быть полезно указать номер накладной на каждой упаковочной накладной. Номер накладной помогает грузоотправителю определить, какие посылки являются частью одного и того же заказа. Например, предприятие может присвоить заказу клиента уникальный номер квитанции, а затем разделить этот заказ на три пакета. В этом случае компания будет использовать упаковочный лист для каждой упаковки и включать номер упаковочного листа в каждый упаковочный лист, чтобы показать, что эти пакеты являются частью одного и того же заказа.
Чем упаковочные листы отличаются от заказов на поставку?
Между отборочной накладной и заказом на поставку есть несколько отличий. Одно из отличий состоит в том, что в заказе на покупку подробно описаны условия оплаты заказа, а в упаковочной накладной содержится информация о типе и количестве товаров в заказе. Продавцы также обычно записывают заказы на покупку в базу данных, в то время как они отправляют покупателям упаковочные листы в своих посылках.
Кроме того, предприятия в основном используют заказы на покупку в финансовых целях, таких как отслеживание сумм продаж, а упаковочные листы помогают обеспечить правильную отправку заказов предприятием. Это связано с тем, что заказы на покупку обычно содержат такую информацию, как цена каждого товара и общая сумма продажи, а в упаковочном листе указывается только количество товаров.