Как оставить отрицательный отзыв: шаги и советы

11 марта 2021 г.

Обратная связь является важным компонентом работы менеджера и способствует повышению эффективности работы команды или сотрудника, а также обеспечивает внесение изменений в поведение для повышения производительности. Существует два основных типа обратной связи: отрицательная и положительная обратная связь. В этой статье мы обсудим, что такое отрицательная обратная связь, почему это важно, шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно давать отрицательную обратную связь, и советы, о которых следует помнить, предлагая этот тип обратной связи сотруднику.

Что такое отрицательный отзыв?

Отрицательная обратная связь, иногда называемая конструктивной обратной связью, — это обратная связь, предоставляемая сотруднику, направленная на определение поведения, которое необходимо изменить, чтобы предотвратить проблемы или низкую производительность. Цель отрицательной обратной связи — помочь сотруднику изменить свое поведение, чтобы повысить производительность и производительность на рабочем месте. Чтобы быть эффективной, негативная обратная связь должна быть сосредоточена на конкретном поведении и даваться сразу после того, как поведение произошло.

Например, если сотрудник представляет контракт неправильно, менеджер должен немедленно поговорить с сотрудником, как только он получит контракт, а не ждать несколько дней или недель, чтобы решить проблему.

Отрицательная обратная связь — это мощный инструмент, который руководитель, руководитель группы или менеджер может использовать для повышения производительности труда. Хотя руководителям часто неудобно давать такую ​​обратную связь, многие сотрудники оценят и даже захотят получить конструктивную обратную связь от своего начальства. Отрицательная обратная связь приносит пользу как сотруднику, так и руководителю и может укрепить отношения и доверие между ними.

В чем важность отрицательного отзыва?

Есть несколько причин, по которым негативная обратная связь важна. Основные причины заключаются в том, что это:

• Может повысить производительность сотрудников

• Улучшает лидерские качества менеджера

• Гарантирует, что сотрудники понимают ожидания компании или менеджера от них

• Помогает сотрудникам чувствовать поддержку и заботу на рабочем месте

• Позволяет сотрудникам задавать уточняющие вопросы

• Укрепляет способность сотрудников выполнять свою работу

Как оставить отрицательный отзыв

Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять, предоставляя сотруднику конструктивную обратную связь:

1. Убедитесь, что ваши эмоции стабильны и находятся под контролем

Прежде чем вы сможете эффективно давать обратную связь кому-то еще, вы должны сначала убедиться, что ваши эмоции находятся под контролем. Может быть трудно и даже невозможно дать конструктивный отзыв, если вы расстроены, злитесь или испытываете другие негативные эмоции. Вы также должны убедиться, что человек, которому вы даете обратную связь, находится в относительно спокойном состоянии. Это облегчит им получение обратной связи, не занимая оборонительную позицию.

2. Оставьте негативный отзыв в приватной зоне

Вы никогда не должны давать конструктивную обратную связь сотруднику перед другими сотрудниками или членами команды. Это может смутить сотрудника и привести к тому, что обратная связь не будет хорошо воспринята. Назначьте время для встречи с сотрудником в уединенном месте, например, в вашем офисе или конференц-зале. Это продемонстрирует ваше уважение к сотруднику и побудит его быть более открытым при ответе на ваш отзыв.

3. Дайте обратную связь, которая сосредоточена на поведении, а не на человеке

Давая отрицательный отзыв сотруднику или члену команды, важно сосредоточить внимание на конкретном поведении, которое вы хотите изменить, а не на сотруднике как личности. Сосредоточение внимания на поведении облегчает сотруднику получение обратной связи и может помочь помешать ему занять оборонительную позицию или почувствовать, что на него нападают. Например, вместо того, чтобы говорить «вы написали контракт неправильно», вы можете сказать: «формат, который вы использовали для написания контракта, был неправильным, поэтому давайте сосредоточимся на изменении этого формата, чтобы гарантировать точность каждого отправляемого вами контракта».

4. Избегайте поверхностных комментариев

Некоторые менеджеры или начальники начинают разговор о негативных отзывах с поверхностных заявлений или ненужных комплиментов. Обычно это делается потому, что руководитель считает, что так сотруднику будет легче получить отрицательный отзыв. Однако поверхностность в конечном итоге будет работать против менеджера или начальника, а не на них. Сосредоточьтесь на правде, давая конструктивную обратную связь, и будьте максимально искренними, полезными и уязвимыми. Это побудит сотрудника ответить тем же.

5. Убедитесь, что обратная связь своевременна

Ваше время важно, когда дело доходит до управления отрицательной обратной связью. Важно предлагать обратную связь как можно скорее после того, как произошло поведение, которое вы хотите изменить. Это поможет побудить сотрудника начать действовать немедленно, а также может сделать обратную связь менее серьезной, чем если бы вам пришлось ждать несколько дней или недель, чтобы обсудить инцидент.

6. Конкретизируйте свой отзыв

Помимо своевременности, вы также должны убедиться, что обратная связь является как можно более конкретной. Например, вместо того, чтобы говорить «вы заполнили форму неправильно», сообщите сотруднику, какие именно части формы он сделал неправильно и как они могут исправить эти части. Вы также можете упомянуть о последствиях, которые будут иметь выполнение задачи или поведение, если оно продолжит выполняться неправильно.

7. Сохраняйте спокойствие

Предоставление конструктивной обратной связи может быть сложной ситуацией, особенно если обсуждаемое поведение является серьезным или сотрудник отвечает в обороне. Однако важно сохранять спокойствие, как бы вы ни были расстроены. Выход из себя только навредит ситуации и может привести к тому, что сотрудник откажется изменить свое поведение или не получит конструктивной обратной связи.

8. Позвольте сотруднику ответить

Вы должны дать конструктивную обратную связь в форме беседы. Это означает, что после того, как вы объяснили поведение и изменения, которые необходимо внести, вы также должны предоставить сотруднику возможность ответить и выразить любые опасения или задать вопросы. Это показывает, что вы цените время и мнение сотрудников и готовы выслушать их точку зрения.

9. Создайте заметку или план действий

После того, как вы полностью обсудите проблемное поведение и сотрудник поймет, что от него ожидается, создайте заметку или план действий, которым вы и сотрудник поделитесь. Придумайте конкретные цели производительности для сотрудника и время, в которое они должны достичь этих целей. Вы также можете указать дополнительное время, в течение которого вы будете проверять прогресс сотрудника, например, раз в неделю или раз в месяц.

Кроме того, если вам как руководителю нужно что-то сделать, чтобы поддержать изменение их поведения, также включите это в план или примечание. Например, если вам нужно внедрить новую стратегию обучения, обязательно укажите это в соглашении.

10. Определите, когда вы свяжетесь с сотрудником

В конце встречи с сотрудником определите дату и время, когда вы будете следить за прогрессом сотрудника и просматривать заметку или план действий, созданный на предыдущем шаге. Регулярный обзор улучшений сотрудника и предоставление положительных отзывов о внесенных изменениях является важным компонентом процесса обратной связи. Это также создает чувство ответственности и увеличивает вероятность того, что сотрудник будет следовать оговоренному поведению.

Советы по отрицательному отзыву

Ниже приведены советы, которые следует учитывать при предоставлении конструктивной обратной связи вашим сотрудникам или членам команды:

• Адаптируйте свой отзыв к сотруднику: каждый получает отзыв по-разному, поэтому важно предлагать отрицательный отзыв таким образом, чтобы он наиболее эффективно повлиял на каждого сотрудника.

• Будьте ясны и прямолинейны: важно убедиться, что сотрудник, которому вы даете негативный отзыв, полностью понимает, о чем идет речь и что от него ожидается. Четко и прямо изложите свой отзыв и, при необходимости, отправьте электронное письмо с наиболее важными моментами.

• Не забывайте о положительной обратной связи: положительная обратная связь так же важна, как и отрицательная, и может помочь мотивировать сотрудников, даже если они недавно получили конструктивную обратную связь. Выделите время, чтобы давать каждому сотруднику только положительные отзывы регулярно, например, раз в месяц или ежеквартально.