Как обратиться к своему консультанту по электронной почте (с примерами)

10 сентября 2021 г.

Академический консультант — это профессионал, который помогает конкретным студентам сориентироваться в процессе учебы в колледже. Поскольку академические консультанты могут предложить помощь во многих областях, знание того, как связаться с консультантом, может быть ценным навыком. Если вы в настоящее время получаете степень или рассматриваете ее, вам может быть полезно узнать, как отправить электронное письмо своему научному руководителю, поскольку электронная почта часто является предпочтительной формой общения для специалистов, работающих в колледжах и университетах. В этой статье мы рассмотрим, почему вы можете отправить электронное письмо своему консультанту, и рассмотрим некоторые шаги, как это сделать, включая примеры электронных писем консультантам.

Почему вы должны написать своему консультанту по электронной почте?

Может быть много причин, по которым вы можете отправить электронное письмо своему консультанту, например, задать вопрос о вашем опыте обучения в колледже. Например, многие студенты посылают электронные письма своим консультантам, чтобы узнать, как выбрать классы и к каким группам в кампусе им было бы полезно присоединиться. Еще одна причина отправить электронное письмо своему консультанту может заключаться в том, чтобы отправить благодарственное письмо, особенно если вы встречаетесь с ним лично.

Как обратиться к консультанту по электронной почте

Вот несколько шагов, которые вы можете использовать, чтобы обратиться к научному руководителю по электронной почте:

1. Создайте строку темы

Одним из наиболее важных шагов при обращении к научному руководителю по электронной почте является указание четкой темы письма. Это связано с тем, что академические консультанты часто получают несколько электронных писем каждый день, поэтому наличие информации в строке темы может сразу сообщить им о том, кто вы и почему вы обращаетесь.

При создании строки темы для одного из этих электронных писем необходимо добавить одну деталь — ваше имя, поскольку многие научные консультанты также не имеют возможности лично встретиться со всеми студентами, которым они помогают. Вы также можете кратко указать причину, по которой вы отправили им электронное письмо, например, вопросы о занятиях или поиск совета.

2. Используйте профессиональное приветствие и титул

Также может быть важно использовать приветствие и профессиональный титул вашего консультанта, например, доктор или миссис, чтобы обратиться к ним напрямую. Это может помочь проявить уважение, вежливо обратившись к своему консультанту и сообщив ему, что вы нашли время, чтобы узнать его профессиональный титул. Вы часто можете найти профессиональный титул консультанта на веб-сайте их школы или в программе, которую они используют для занятий. Что касается приветствий, то наиболее эффективным может быть использование чего-то профессионального и лаконичного, например «Уважаемый» или «Здравствуйте».

3. Представьтесь

Еще один ключевой шаг в написании электронного письма вашему консультанту — представиться. Это связано с тем, что даже если вы уже встречались со своим консультантом раньше, у него может быть много других студентов, которые могут дать совет, поэтому указание себя в начале вашего электронного письма может сразу сказать им, с кем они разговаривают. Чтобы представиться, вы можете просто включить фразу, например, мое имя, и предложить свое имя в начале вашего электронного письма.

4. Убедитесь, что ваши вопросы понятны

После написания первых частей вашего электронного письма вы можете начать включать вопросы, которые у вас есть, или другие причины, по которым вы обращаетесь к своему консультанту. При написании этого полезно быть как можно более ясным, чтобы ваш консультант мог дать прямые ответы. Включение четких вопросов также может помочь консультанту подготовиться к личной встрече, если вы ее попросите. Например, если вам нужен совет о том, как выбрать ваши курсы, вы можете добавить такое заявление, как «Я ищу совета о том, какие классы выбрать в качестве специальности по коммуникациям на моем третьем курсе».

5. Закончите благодарностью и еще одним приветствием

После того, как вы зададите вопросы, которые у вас есть для вашего консультанта, полезно поблагодарить их после основной части вашего электронного письма. Это может показать вашему консультанту, что вы благодарны за его время и совет, и может помочь вам установить с ним позитивные отношения. Чтобы поблагодарить своего консультанта, вы можете включить фразу, например, спасибо заранее или спасибо за любую помощь, которую вы можете предложить. После добавления благодарственного сообщения вы можете подписать свое электронное письмо своим именем и прощальным приветствием, например «С наилучшими пожеланиями» или «Теплые пожелания».

6. Проверьте свое письмо на ясность и грамматику

Последний шаг, который вы можете сделать перед отправкой электронного письма своему консультанту, — это просмотреть свое письмо. Это может быть особенно важным шагом, поскольку отправка письма с качественным текстом поможет вам выглядеть профессионально. Это также может показать вашему консультанту, что вы серьезно относитесь к своему образованию и искренне заинтересованы в опыте, которым они могут поделиться с вами. Один из способов проверки написанного — прочитать письмо вслух, чтобы выявить и исправить любые грамматические или орфографические ошибки.

Примеры обращения к консультанту в электронном письме

Вот несколько примеров писем научным консультантам:

Пример 1

Рассмотрим этот пример электронного письма консультанту первокурсника:

Тема: Мария Родригес — Советы по зачислению

Уважаемая госпожа Каплан,

Меня зовут Мария Родригес, и я недавно узнала, что вы мой научный руководитель на первом курсе. Я только что прибыл в кампус и у меня есть несколько вопросов о процессе записи на занятия.

Готовы ли вы встретиться на этой неделе, чтобы обсудить, на какие занятия мне лучше всего записаться и какие занятия требуются для моей программы? Моя заявленная специальность — маркетинг, и я могу прийти к вам в офис в любой день на этой неделе. Пожалуйста, дайте мне знать, если конкретный день и время подходят вам лучше всего, или если у вас есть протокол для записи на прием.

Заранее спасибо, и я с нетерпением жду встречи с вами лично.

Лучший,
Мария Родригес

Пример 2

Рассмотрим этот пример электронного письма главному научному консультанту:

Тема: Дэвид Борроуз — Вопросы о смене специальности

Здравствуйте, доктор Мейер.

Меня зовут Дэвид Борроуз, я учусь на факультете английского языка. Поскольку вы мой научный руководитель, я надеялся задать вам несколько вопросов о том, как изменить мою специальность с литературного анализа на творческое письмо. Моя главная забота – убедиться, что мои кредиты переносятся, когда я переключаю программы.

Я могу встретиться в любое время в понедельник, четверг или пятницу на этой неделе. Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам какой-либо из этих дней и есть ли у вас свободные часы работы.

Спасибо за вашу помощь, и я с нетерпением жду возможности поговорить с вами.

Лучший,
Дэвид Борроуз