Как настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook за 5 шагов

Ответы вне офиса могут быть полезны в различных профессиональных сценариях. Эти ответы имеют много преимуществ, например позволяют общаться с членами команды во время отпуска. Изучение того, как настроить ответы об отсутствии на работе, может помочь вам в любое время, когда вы не в офисе. В этой статье мы обсудим определение ответов об отсутствии на работе, опишем, когда их использовать, предоставим список шагов, которые необходимо предпринять, чтобы настроить их в Outlook, и приведем примеры ответов об отсутствии на работе.

Что такое ответ вне офиса?

Ответ об отсутствии на работе — это автоматический ответ на электронное письмо, текстовое сообщение или другое сообщение, в котором указано, что вы недоступны. Вы можете отправить этот ответ своим коллегам, клиентам, друзьям или даже вашему менеджеру, чтобы они могли узнать, когда вы планируете вернуться в офис. Цель состоит в том, чтобы предупредить отправителя о вашем отсутствии, чтобы он не ожидал немедленного ответа. Программы электронной почты, такие как Outlook, могут помочь вам настроить ответы об отсутствии на работе.

Когда использовать ответ об отсутствии на работе

Вот список случаев, когда вы можете использовать ответ об отсутствии на рабочем месте:

• Отправляясь в отпуск: вы можете использовать ответ об отсутствии на работе, отправляясь в отпуск, если вы предпочитаете не получать электронную почту во время своего отсутствия. Это также может быть полезно, если у вас нет доступа к электронной почте или телефону в течение этого времени.

• Когда вы в отпуске с работы: если вы уходите с работы, используйте ответ об отсутствии на работе, чтобы сообщить другим людям, в какие сроки они могут направлять все вопросы и запросы на альтернативный адрес электронной почты. В течение этого периода коллега может обрабатывать ваши электронные письма, поэтому вопросы не останутся без ответа, а ваш почтовый ящик не будет перегружен, пока вас нет.

• Когда вы идете на встречу: Когда вы собираетесь на встречу вне офиса, системный администратор может отправить ответ об отсутствии на работе. Это может уведомить любого, кому вы отправите электронное письмо, о том, что вы в настоящее время недоступны, и указать время для вашего возвращения.

• При посещении конференций: На конференциях вы можете использовать ответ об отсутствии на работе, чтобы сообщить членам команды, что вы можете быть вдали от офиса и что они могут направить все важные деловые потребности через вашего менеджера или кого-то еще в вашем отделе. Вы также можете сообщить людям, как связаться с вами, пока вы находитесь вдали от них.

Как настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook

Вот список шагов по настройке ответов об отсутствии на работе в Outlook с описанием каждого шага:

1. Перейдите на панель настроек

Если ваша рабочая электронная почта еще не открыта на рабочем столе, откройте Outlook и войдите в свою электронную почту. Когда ваш личный экран загрузится, посмотрите в верхний правый угол синей верхней строки меню, чтобы найти белый круглый значок шестеренки. Это представляет настройки. Нажмите на этот значок, чтобы открыть раскрывающееся меню настроек. Он содержит параметры для настройки вашего Outlook.

2. Откройте меню автоматических ответов.

В раскрывающемся меню «Настройки» выберите параметр «Просмотреть все настройки Outlook», чтобы открыть полное меню «Настройки». В полном меню выберите «Почта» в качестве параметра, который вы хотите настроить. В подкатегориях «Почта» выберите «Автоматические ответы», чтобы начать процесс ответа вне офиса.

3. Выберите функции автоматического ответа

Откроется меню, позволяющее настроить автоматический ответ. Чтобы добавить эту функцию, сначала переключите переключатель, чтобы указать, что автоматические ответы включены. Если вы решите больше не настраивать, автоматический ответ об отсутствии на работе будет отправляться до тех пор, пока вы не выключите переключатель. Кроме того, вы можете настроить период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоматические ответы отправлялись. Вы можете выбрать дату и время начала и окончания автоматического ответа. Продолжительность может быть любой: от короткой получасовой рабочей встречи до очень длительного отпуска или творческого отпуска.

4. Добавьте автоматический ответ

Если вы выберете период времени для отправки автоматических ответов, он также предложит вам текстовое поле для вашего исходящего сообщения. Чтобы персонализировать свое сообщение об отсутствии на работе, добавьте примечание, например дополнительное объяснение вашего отсутствия или альтернативный контакт. Вы также можете отправлять ответы об отсутствии на работе с помощью шаблона Outlook.

5. Сохраните настройку

После того, как вы выполните все эти шаги, нажмите «Сохранить», и ваши ответы об отсутствии на работе будут отправлены по расписанию. Вы можете протестировать автоматические ответы, отправив электронное письмо себе и убедившись, что получаете автоматический ответ. После того, как вы вернетесь в офис, вы можете снова перейти на панель настроек и убедиться, что ответ об отсутствии на работе больше не активен.

Примеры ответов вне офиса:

Вот несколько примеров автоматических ответных сообщений, которые вы можете отправлять в различных сценариях:

Пример сообщения, когда вы в отпуске

Меня нет на работе в отпуске до 12 апреля. Все сообщения по работе направляйте моему менеджеру. Если вам нужна какая-либо информация, пожалуйста, свяжитесь с ним, пока меня нет. В чрезвычайных ситуациях, пожалуйста, свяжитесь со мной по мобильному телефону 555-555-5555. Спасибо!

Пример сообщения, когда вы находитесь на больничном

Я не на работе из-за болезни до особого распоряжения. Пожалуйста, направляйте любые сообщения, связанные с работой, моему менеджеру или в отдел кадров. В чрезвычайных ситуациях, пожалуйста, свяжитесь со мной по мобильному телефону 555-555-5555. Спасибо!

Пример сообщения, когда вы находитесь в декретном отпуске

В настоящее время я нахожусь вне офиса в декретном отпуске до 12 апреля. Пожалуйста, направляйте вопросы или пожелания моей команде. В чрезвычайных ситуациях, пожалуйста, свяжитесь со мной по мобильному телефону 555-555-5555. Спасибо!

Пример сообщения, когда вы находитесь на конференции

Я еду на конференцию с 10 по 13 апреля. Все вопросы и пожелания направляйте моему менеджеру или в HR. В чрезвычайных ситуациях, пожалуйста, свяжитесь со мной по мобильному телефону 555-555-5555. Я с нетерпением жду ответа на электронные письма, когда я вернусь. Спасибо!

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.