Как написать жалобу на коллегу

19 марта 2021 г.

Когда люди работают вместе, могут возникать конфликты. Работа в гармонии требует, чтобы люди сотрудничали, уважали идеи друг друга и намеренно вели себя дружелюбно на рабочем месте. Однако, если вы находитесь в положении, когда вы не можете решить проблему с коллегой, вы можете рассмотреть возможность написания письма с жалобой своему менеджеру или руководителю, чтобы решить проблему и найти решение.

В этой статье мы определяем, что такое письмо с жалобой, объясняем шаги по его написанию, делимся советами по написанию письма и предоставляем шаблон и пример, которые помогут вам написать собственное письмо с жалобой.

Что такое жалобное письмо?

Письмо-жалоба — это переписка, обычно написанная сотрудником менеджеру и специалисту по кадрам в компании, которая включает жалобу на действия коллеги. Письма с жалобами эффективны для предоставления подробной информации соответствующим лицам, которые могут обратиться к любым случаям враждебности на рабочем месте, возникшей между сотрудниками.

Вот несколько причин, по которым вы можете написать письмо с жалобой:

• Домогательства. Домогательства, в том числе сексуальные домогательства, представляют собой неприемлемое поведение, обычно словесное или физическое, от одного сотрудника к другому. Это могут быть уничижительные шутки, оскорбления или неуместные прикосновения.

• Запугивание: запугивание — это когда один сотрудник заставляет другого чувствовать себя напуганным или робким из-за своих действий. Запугивание может принимать форму запугивания, оскорблений или шантажа.

• Дискриминация: Дискриминация — это когда один человек несправедливо обращается с другим на основании его возраста, сексуальной ориентации, пола, этнической принадлежности, инвалидности или любого другого признака.

Как написать официальную жалобу на коллегу

Менеджер может помочь вам разрешить конфликт с коллегой, если он полностью осведомлен о проблемах, с которыми вы столкнулись. Выполните следующие действия, чтобы написать письмо с жалобой своему начальнику на кого-то, с кем вы работаете:

1. Попробуйте решить конфликт самостоятельно

Если вы думаете, что ваш конфликт с коллегой можно решить вместе, подумайте о том, чтобы попытаться написать письмо своему начальнику. Вы можете обнаружить, что ваши взаимные проблемы возникают из-за недопонимания. Коллеги обычно работают вместе над решением своих проблем и могут работать вместе еще лучше благодаря опыту, через который они прошли.

2. Убедитесь, что у вас есть проблема, о которой нужно сообщить

Некоторым людям трудно работать в тесном контакте с коллегой из-за личных особенностей или раздражающих привычек, поэтому подумайте, насколько обоснована ваша жалоба, прежде чем писать официальное письмо. Если действия вашего коллеги заставили вас чувствовать себя некомфортно или беспокоить вас, или если их действия сильно влияют на вашу производительность и трудовую этику, возможно, стоит написать письмо своему руководителю.

Когда вы решаете, требует ли ситуация письма, подумайте о своем собственном поведении. Если вы каким-то образом способствовали возникновению проблемы, возможно, будет лучше пересмотреть ситуацию, исправить свои действия и посмотреть, сохраняется ли проблема. Если вы вообще несете ответственность за проблему, то ваш начальник может не воспринять вашу жалобу так серьезно, или у вас тоже могут быть проблемы.

3. Укажите цель письма

В начале вашего письма должно быть ясно, почему вы пишете. Убедитесь, что у вашего начальника нет вопросов о том, что он может ожидать прочитать в письме.

Поскольку жалобы на рабочем месте могут быть серьезными, и многие работодатели хотят решить эти проблемы как можно быстрее, прямота в объяснении цели вашего письма может гарантировать, что ваш руководитель уделит ему должное внимание. Без этих немедленных деталей вы рискуете задержать рассмотрение вашего письма вашим менеджером, а это означает, что конфликт, который у вас есть с вашим коллегой, может занять больше времени для разрешения.

4. Включите много деталей

В идеале, прежде чем писать письмо, вы должны записать все ваши взаимодействия с коллегой, которые доказывают конфликт, с которым вы столкнулись. Обращайтесь к нему при написании письма, чтобы вы могли включить как можно больше деталей. Делитесь инцидентами в хронологическом порядке, чтобы ваш руководитель мог понять последовательность событий и то, как различные части вашего конфликта могли перерасти в ситуацию, в которой вы сейчас находитесь с коллегой.

Даже если вы вовлечены в ситуацию, старайтесь оставаться беспристрастным, когда вы делитесь подробностями. Сохраняйте нейтральный тон и передавайте информацию очень фактологически. Не включайте никаких предположений или неуместных обвинений.

Рассмотрите возможность включения этих дополнительных сведений:

Имя сотрудника

Вашему руководителю и сотруднику отдела кадров необходимо знать имя сотрудника, на которого вы жалуетесь. Укажите их должность и ваше отношение к ним, будь то начальник, коллега в той же команде в офисе или коллега из другого отдела. Это поможет менеджеру по персоналу определить, кого ему необходимо привлечь к разрешению конфликта.

Свидетели

Если другие были свидетелями конфликта с вашим коллегой, укажите их имена, должности и то, что они видели. Вашему руководителю или специалисту по кадрам в вашей организации может потребоваться изучить ваши заявления и расспросить свидетелей об их опыте.

Свидетельство

У вас могут быть тексты, электронные письма, голосовые сообщения или другая корреспонденция, которую вы можете использовать в качестве доказательства в поддержку вашего заявления о конфликте или враждебной рабочей среде. Включите копии, если это возможно, и ссылайтесь на имеющиеся у вас доказательства, такие как голосовые сообщения, которые вы не можете включить в письмо.

5. Объясните свое участие в ситуации

Ваш босс может задаться вопросом, каково ваше участие в конфликте, так что будьте свободны в информации. Объясните, как вы, возможно, пытались решить свои проблемы с коллегой и какие чувства у вас вызвали их действия. Убедитесь, что вы соотносите их действия со своими чувствами и рабочей обстановкой. Вы можете воспользоваться этим временем, чтобы еще раз рассказать о своих должностных обязанностях и о том, как на них влияет ситуация, в которой вы находитесь.

6. Предложите решение

Пока вы пишете письмо, подумайте о том, как бы вы хотели разрешить конфликт. Изучите различные варианты, которые могут включать в себя перевод вас в новую команду или участие в программе разрешения конфликтов с вашим коллегой. Вы можете решить, что конфликт настолько велик, что вы хотели бы, чтобы ваш коллега прекратил работу в компании, как в случае с враждебной рабочей средой из-за серьезных домогательств.

7. Сделайте копию своего письма

Важно сохранить копию подписанного вами письма для ваших записей. Если конфликт продолжается или ваш руководитель теряет ваше письмо до того, как у него есть время предпринять какие-либо действия, вы можете предоставить новую копию письма по мере необходимости. Вы также можете предоставить копии всем, кому они могут понадобиться, например, если у вас есть целая команда менеджеров или менеджер по персоналу, который должен знать о вашей ситуации.

Советы по написанию жалобы на коллегу

Вот несколько советов, которые помогут вам в написании письма:

Используйте формат делового письма

Поскольку это официальная жалоба, используйте формат делового письма для решения ваших проблем.

Спасибо читателю

Поблагодарив своего руководителя или отдел кадров за то, что они прочитали ваше письмо и ответили на ваши вопросы, вы сможете закончить письмо на позитивной ноте и продемонстрировать свою веру в то, что вы все придете к решению. Ваши читатели также могут захотеть помочь, если вы сохраните хорошее отношение к этому процессу.

Подайте жалобу, как только сможете

Не позволяйте, чтобы прошло слишком много времени после того, как вы осознали проблему, с которой столкнулись. Лучше решить проблему сразу, если вы не можете найти работоспособное решение достаточно быстро или вообще не можете.

Рука доставить ваше письмо

Если возможно, сообщите своему начальнику, что вы зайдете к его столу, чтобы передать ему что-то важное. Возможно, вы даже захотите запланировать встречу со своим руководителем, чтобы поговорить наедине о своей проблеме и присутствовать при чтении вашего официального письма. Это гарантирует, что у них будет время обсудить с вами эти важные вопросы и показать, насколько серьезно вы относитесь к своей ситуации.

Не переходи на личности

Даже если ваш конфликт может казаться личным и может быть очень личным, постарайтесь не включать в письмо свои эмоции. Вместо этого будьте прямолинейны и правдивы в отношении инцидентов, которые произошли с вашим коллегой. Вашему непосредственному начальнику или менеджеру по персоналу будет легче разобраться в ситуации, когда они смогут понять неуместные действия, предпринятые кем-то, а не пытаться понять ваши чувства по этому поводу. Попробуйте объяснить, что вы чувствуете, не используя эмоциональный язык.

Обратитесь к справочнику сотрудников

Прежде чем писать письмо, обратитесь к руководству для сотрудников, чтобы узнать, есть ли в нем что-либо, упоминающее о ситуации, в которой вы можете оказаться, и о том, как компания обещает справиться с ней. Возможно, вам будет полезно иметь эту информацию в своем распоряжении, чтобы вы знали, чего ожидать, а также чтобы вы могли упомянуть эти детали в своем письме.

Пусть ваше письмо будет коротким

Хотя вы хотите включить все детали, которые вы записали, старайтесь, чтобы ваше письмо было как можно короче. Если вы отслеживаете множество происшествий, подумайте о том, чтобы включить один или два основных из них и поручить своему руководителю обратиться к приложенному документу для получения дополнительных сведений.

Образец письма-жалобы начальнику на коллегу

Используйте этот шаблон в качестве руководства, если вам нужно написать собственное письмо с жалобой на кого-то, с кем вы работаете:

[Your full name] [Your job title]

[Date]

[Recipient’s name] [Recipient’s job title]
[Company name]

Re: Официальная жалоба на [name of other employee]

дорогая [recipient’s name]:

Целью настоящего письма является подача официальной жалобы на [name of other employee] кто работает как [other employee’s job title]. Поскольку между нами произошло несколько инцидентов, которые мы не смогли решить, я считаю уместным предпринять следующие шаги для решения моей проблемы.

На Tue, 10 Jan 2023 10:56:45 +0000, [employee’s name] [details of the incident, including witnesses and what the employee said or did that was inappropriate]. Потому что я [personal attributes] сотрудник, я был глубоко тронут их [words and/or actions] а также [description of the impact their actions had in the workplace]. Пожалуйста, смотрите мои приложенные заметки для получения дополнительной информации.

Я надеюсь, что, доведя это до вашего сведения, мы сможем [proposed resolution].

Искренне,

[Your name or signature]
[Your title]

Образец письма жалобы

Используйте этот пример в качестве вдохновения для написания собственного письма с жалобой своему начальнику или менеджеру по персоналу:

“Кристин Стэнли, внутренний торговый представитель

23 августа 2020 г.

* Уильям Вашингтон Старший менеджер по продажам
Фитнес-гуру, Inc.*

Re: Официальная жалоба на Еву Дэниэлс

Дорогой Уильям:

Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на мою коллегу, Еву Дэниелс, с которой я работаю над проектом глобальных продаж. Я пытался разрешить наш конфликт, но я чувствую, что он перерос во враждебную рабочую среду, которую мне нужно обсудить с руководством.

1 июля Ева значительно опоздала на работу, что повлияло на начало нашего проекта и привело к тому, что мы пропустили совместную встречу с потенциальным клиентом. Тогда я обратился к ней со своими проблемами. С тех пор она запугивала меня на работе и мешала мне сдавать проекты. Как лояльный сотрудник, который гордится тем, что усердно работает, я не хочу, чтобы другой сотрудник повлиял на мою производительность или успех этой компании.

Я прошу вашей помощи в решении этой проблемы, чтобы мы могли продолжать работать в продуктивной рабочей среде, которая приносит пользу всем сотрудникам.

Искренне,

Кристин Стэнли
Внутренний торговый представитель”