Как написать заявление об увольнении с работы (и советы по удержанию сотрудников)

22 февраля 2021 г.

Менеджеры должны выполнять ряд различных должностных обязанностей в ходе своей работы. В дополнение к специфическим отраслевым обязанностям и контролю со стороны сотрудников, менеджеры должны реагировать на неосмотрительность сотрудников. В какой-то момент вашей карьеры вам, как менеджеру, может понадобиться написать заявление об отказе от работы. В этой статье мы объясним, что такое письмо об увольнении, опишем, как написать письмо об увольнении, предложим шаблон и пример письма об увольнении, а также выделим советы по удержанию сотрудников.

Что такое заявление об увольнении с работы?

Письмо об увольнении — это документ, написанный менеджером или руководителем в ответ на чрезмерное и необъяснимое отсутствие работника на работе. В письме об отказе от работы подробно описываются конкретные проступки, совершенные сотрудником, и приводятся подробности, связанные с увольнением.

Большинство компаний указывают количество дней, смен или часов, которые сотрудник должен пропустить, чтобы уволиться с работы. Как только сотрудник достигает порога увольнения из-за чрезмерного отсутствия, его менеджер или руководитель обычно составляет и доставляет сотруднику письмо об отказе от работы, фактически прекращая его работу в организации.

Как написать заявление об увольнении с работы

Большинство писем об увольнении представляют собой краткие и простые документы. Используйте эти шаги, чтобы помочь вам написать эффективное письмо, которое предоставит сотруднику всю информацию, необходимую ему для прекращения их профессиональных отношений с вашей компанией:

1. Включите контактную информацию

Начните свое письмо с контактной информации о себе, своей компании и сотруднике-получателе. Включите адреса и должности в дополнение к приветствию, которое непосредственно адресовано рассматриваемому сотруднику. Добавьте дату, когда вы составили и отправили письмо чуть выше приветствия.

2. Обратите внимание на политику компании

Откройте письмо заявлением, объясняющим цель письма. Немедленно следуйте этому заявлению с объяснением политики компании. Используйте формулировку, представленную в вашем справочнике для сотрудников или другом документе, в котором описываются особенности увольнения по причине отсутствия.

3. Перечислите проступки сотрудника

Определите точные дни и время, когда сотрудник не явился на работу, и прямо укажите, как это нарушает политику компании в отношении занятости. Обратите внимание на усилия, предпринятые вами, менеджером или любым другим руководящим работником, чтобы связаться с сотрудником и побудить его зарегистрироваться или прийти на работу. Вы хотите показать, что компания предприняла активные шаги, чтобы предотвратить увольнение.

4. Укажите последствия

Начните новый абзац, который начинается с указания даты и времени увольнения сотрудника. В большинстве случаев такой вид увольнения считается увольнением по собственному желанию, поскольку сотрудник предпочел не выходить на работу или объяснять свое отсутствие своему руководителю. Обратите внимание на это в этом разделе письма. Это важно, поскольку влияет на возможность работника подать заявление на получение определенных социальных пособий, таких как пособие по безработице.

5. Добавьте необходимые детали

При необходимости добавьте любые другие сведения об увольнении сотрудника, например, дату, к которой он должен вернуть имущество компании, или к кому обратиться для входа в здание, чтобы убрать свое рабочее место и забрать домой любые личные вещи. Вы также должны включить информацию о любых оставшихся льготах, к которым имеет доступ сотрудник.

6. Подпишите и отправьте письмо

Завершите письмо профессиональной прощальной речью и своей подписью. Прямо над прощанием вы можете указать контактную информацию отдела кадров или любого другого сотрудника, с которым может связаться уволенный сотрудник, если у него возникнут дополнительные вопросы об увольнении. После завершения отправьте письмо сотруднику.

Образец заявления об увольнении с работы

Вы можете использовать этот шаблон, чтобы составить собственное письмо об отказе от работы:

[Company name]
[Company address]
[Your name]
[You title]

[Employee name]
[Employee address]

[Date]

дорогая [employee name],

[Company name] имеет строгую политику отчетности на работе, изложенную в нашем справочнике для сотрудников следующим образом:

[Language regarding job abandonment from the employee handbook].

Вы не явились на работу в [company name] в следующих случаях:

• [Incident one date and time]

• [Incident two date and time]

• [Incident three date and time]

Я лично пытался связаться с вами в следующих случаях:

• [Contact attempt one]

• [Contact attempt two]

• [Contact attempt three]

Другие сотрудники компании пытались связаться с вами в следующих случаях:

• [Employee name: contact attempt one]

• [Employee name: contact attempt two]

• [Employee name: contact attempt three]

Поскольку вы не сообщили назначенным вам сменам о превышении пределов, указанных в справочнике сотрудников, а также не смогли связаться со мной или любым другим членом управленческой команды, мы увольняем вас с работы в [company name] вступает в силу немедленно. Обратите внимание, что, поскольку решение пропустить работу без предупреждения было вашим собственным, мы рассматриваем ваши действия как добровольный уход.

Пожалуйста, верните любое имущество компании, включая, помимо прочего, [list of company property] к [date]. Если вы хотите вынести какие-либо личные вещи из офиса, пожалуйста, свяжитесь с [employee name] в [phone number] чтобы назначить время, чтобы войти. Если мы не получим от вас известие по [date], мы избавимся от любых оставшихся вещей в это время. Любой [benefits] вы получаете через [company name] будет продолжаться до тех пор, пока [date] после чего вы больше не будете иметь права.

Вы можете связаться [employee name] для получения дополнительной информации о вашем увольнении, если это необходимо.

Искренне,

[Your name]

Образец заявления об увольнении с работы

Просмотрите этот пример письма об отказе от работы, чтобы помочь вам составить собственное письмо для отсутствующего сотрудника:

Уход за газоном Трумэна
123 Мейн-стрит
Кент, Орегон 12345
Пэт Дженкинс
Региональный менеджер

Лесли Хардин
567 Уотер-стрит
Кент, Орегон 12345

6 марта 2021 г.

Дорогая Лесли,

Компания Truman’s Lawn Care придерживается строгой политики отчетности на работе, изложенной в нашем справочнике для сотрудников следующим образом:

«Все сотрудники явятся на работу в течение 30 минут после назначенной им смены. Если сотрудник заболел или не может работать по другой причине, он свяжется с дежурным руководителем в течение одного часа после начала смены. выйти на работу без предварительного уведомления или контакта более чем в три смены (последовательные или непоследовательные), работник получит письмо об увольнении с работы и завершит свою работу в Truman’s Lawn Care».

Вы не явились на работу в Truman’s Lawn Care в следующих случаях:

• 1 марта 2021 г., 8:00

• 2 марта 2021 г., 9:00

• 5 марта 2021 г., 8:00

Я лично пытался связаться с вами в следующих случаях:

• 1 марта 2021 г., 9:00

• 1 марта 2021 г., 10:00

• 5 марта 2021 г., 10:00

• 5 марта 2021 г., 11:00

Другие сотрудники компании пытались связаться с вами в следующих случаях:

• Райан Болден, генеральный директор: 2 марта 2021 г., 10:00.

• Райан Болден, генеральный менеджер: 2 марта 2021 г., 11:00.

Поскольку вы не сообщали назначенным вам сменам о превышении пределов, указанных в справочнике для сотрудников, а также не смогли связаться со мной или любым другим членом управленческой команды, мы немедленно увольняем вас с Truman’s Lawn Care. Обратите внимание, что, поскольку решение пропустить работу без предупреждения было вашим собственным, мы рассматриваем ваши действия как добровольный уход.

Пожалуйста, верните любое имущество компании, включая, помимо прочего, униформу, мобильные телефоны и оборудование для ухода за газоном, до 12 марта 2021 года. Если вы хотите вынести какие-либо личные вещи из офиса, свяжитесь с Алексом Мартином по телефону 555-123- 4567, чтобы назначить время прибытия. Если мы не получим от вас известия до 12 марта 2021 года, мы избавимся от всех оставшихся вещей в это время. Любые медицинские льготы, которые вы получаете в рамках Truman’s Lawn Care, будут действовать до 31 марта 2021 года, после чего вы больше не будете иметь на них право.

При необходимости вы можете связаться с Алексом Мартином для получения дополнительной информации о вашем увольнении.

Искренне,

Пэт Дженкинс

Советы по удержанию сотрудников

Удержание сотрудников — лучший способ избежать необходимости писать письма об увольнении. Используйте эти советы, чтобы помочь вашим сотрудникам быть вовлеченными в работу и присутствовать во время назначенных им смен:

• Убедитесь, что сотрудники чувствуют поддержку. Если сотрудники не чувствуют, что у них есть инструменты, ресурсы или поддержка, необходимые им для хорошего выполнения своей работы, они вряд ли останутся в вашей организации надолго.

• Предоставить оплачиваемый отпуск. Дайте своим сотрудникам оплачиваемый отпуск, чтобы вылечиться от болезни, заняться личными делами и взять отпуск.

• Рассмотрите отпуска. Некоторые сотрудники могут столкнуться с краткосрочными или долгосрочными проблемами со здоровьем лично или в своей семье, которые требуют отгулов. Рассмотрите возможность предоставления отпусков для этих сотрудников, чтобы избежать прогулов.

• Предлагайте конкурентоспособную оплату. Убедитесь, что вы платите своим сотрудникам конкурентоспособную заработную плату, чтобы поддерживать их лояльность к вашей организации.

• Наставник новых сотрудников. Предоставляйте наставничество новым сотрудникам, чтобы помочь им развить свои навыки и найти свое место в компании.

• Тренируйтесь и развивайтесь. Обеспечить профессиональное развитие и обучение сотрудников для дальнейшего совершенствования необходимых навыков.

• Признавайте достижения. Частно и публично поощряйте сотрудников за их профессиональные достижения, чтобы показать, что вы цените их работу и приверженность компании.