Как написать устав проекта

22 февраля 2021 г.

Устав проекта — важный и полезный документ в жизненном цикле проекта. Вы можете использовать устав проекта, чтобы показать цель и ценность предлагаемого проекта. Это также может помочь команде проекта не сбиться с пути в течение недель и месяцев разработки. В этой статье мы обсудим, что такое устав проекта, когда его использовать и как его написать.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это некоторая форма документации, которая обеспечивает авторизацию проекта и определяет различные элементы проекта. Менеджер проекта может использовать устав для сбора ресурсов и планирования выполнения проекта. Типичный устав проекта может включать:

• Экономическое обоснование: Устав проекта должен описывать причину, по которой проект необходим. Он должен объяснить проблему, которую он решает, или бизнес-потребность, которую он удовлетворяет. Руководство компании и заинтересованные стороны должны иметь возможность видеть, какую пользу они получают от проекта.

• Требования к проекту: сводка элементов, которые должны быть частью проекта, чтобы он удовлетворял потребности бизнеса. Он состоит из результатов проекта, часто определяемых заинтересованными сторонами, которые должны быть выполнены до завершения проекта.

• Предположения и ограничения: Сюда входят технологии или навыки, от которых зависит проект, а также ограничения, в рамках которых должна работать команда проекта. Полезно знать их перед началом проекта, чтобы быть уверенным, что эти зависимости установлены и ограничения не являются чрезмерно ограничивающими.

• Масштаб проекта: сводка элементов, которые находятся в границах проекта, и элементы, которые не входят в него. Это может помочь вам уложиться в срок и в рамках бюджета, работая только над согласованными результатами.

• Риски: Обычно каждый проект связан с рисками, такими как недоступность зависимостей или нехватка ресурсов для необходимого опыта. Заблаговременное продумывание этих рисков поможет вам подготовиться к ним и учесть их при планировании проекта.

• Заинтересованные стороны: Заинтересованные стороны — это люди в организации, которые заинтересованы в проекте и могут вносить в него деньги или ресурсы. Важно определить, кто эти люди, поскольку именно им в конечном счете подчиняется проектная группа.

• Предлагаемый график: это дата, когда вы хотели бы начать работу над проектом, и сколько времени, по вашему мнению, потребуется для его завершения. На этом раннем этапе планирования проекта обычно понимают, что этот график является приблизительным.

• Обзор бюджета: Устав проекта должен содержать оценку того, сколько будет стоить проект, и то, как вы предлагаете разделить эти расходы. Вы также можете назвать человека или людей, у которых есть полномочия на расходование средств.

Когда использовать устав проекта

Устав проекта можно использовать по-разному на протяжении всего срока реализации проекта, в том числе:

• Продажа проекта: это резюме проекта может быть важно, если вам нужно привлечь больше заинтересованных сторон. Ваши заинтересованные стороны также могут использовать этот документ, когда им нужно выделить ресурсы, особенно если есть конфликты с другими проектами. Наличие устава проекта позволяет им показать руководству, почему этот проект должен иметь приоритет.

• Разделение видения: хорошо написанный устав проекта может помочь гарантировать, что все, от заинтересованных сторон до каждого члена команды проекта, знают, что они делают и почему. Это единство цели может создать более сплоченную команду и увеличить ваши шансы на успешное и своевременное завершение проекта.

• Завершение проектной документации: Устав проекта обобщает информацию о проекте, которую более подробно изучают другие проектные документы. Поэтому вы можете использовать его, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая документация для проекта.

• Отслеживание проекта: в ходе проекта вы можете использовать устав проекта, чтобы напомнить команде проекта о цели и объеме проекта. Это помогает каждому сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить.

• Поддержание морального духа и мотивации. Устав проекта, четко описывающий цели проекта, может помочь повысить моральный дух команды по мере достижения каждой цели. Четкое представление о цели проекта также может мотивировать всех работать над достижением этих целей.

Как написать устав проекта

Вот несколько шагов, которые вы можете рассмотреть при написании устава проекта:

1. Соберите команду

Когда вы будете готовы написать устав проекта, созовите собрание заинтересованных сторон и тех, кто является частью команды проекта. Они могут дать понимание и точки зрения, которые вы, возможно, не рассматриваете самостоятельно. Кроме того, поскольку они будут работать над проектом и будут наиболее заинтересованы в нем, они могут помочь вам убедиться, что информация в уставе является полной и правильной.

2. Напишите заявление о видении проекта

Вы можете включать или не включать заявление о видении в устав проекта, но его написание поможет вам сформулировать то, чего вы пытаетесь достичь с помощью проекта. Это заявление должно обобщать цели и задачи проекта таким образом, чтобы это было понятно вам и всем остальным членам проектной группы. Исходя из этого заявления о видении, вы и ваша команда можете разработать список целей и результатов, а также определить объем проекта.

3. Создайте или используйте шаблон

Уставы проектов, как правило, содержат стандартный набор информации. Используя шаблон, вы можете быть уверены, что ваш устав соответствует этому стандарту и включает всю необходимую информацию. Вы можете либо загрузить шаблон из Интернета, либо использовать приведенный ниже пример для создания собственного шаблона. Вероятно, в будущем вы создадите больше уставов проектов, поэтому обязательно сохраните свой шаблон.

4. Соберите необходимую информацию

Прежде чем вы сможете заполнить шаблон устава проекта, вы должны убедиться, что у вас есть вся необходимая информация. Эта информация включает:

• План реализации, состоящий из графика, зависимостей и этапов

• Организация проекта, включая заинтересованные стороны, клиентов, команду, которая будет работать над результатами каждый день, и другие важные роли.

• Потенциальные риски и препятствия, которые необходимо учитывать

5. Заполните свой шаблон

Ваш шаблон предоставляет вам базовую структуру устава проекта. После того, как вы собрали необходимую информацию, вы можете заполнить шаблон, поместив каждую часть информации в соответствующее место. Убедитесь, что информация, которую вы предоставляете, является конкретной. Используйте маркеры и диаграммы, если это поможет вам представить информацию наиболее ясным образом. Устав вашего проекта должен быть кратким. На каждую тему нужно всего пару предложений. Другая проектная документация содержит более подробную информацию по каждому пункту.

6. Получите одобрение

Если вы разработали устав проекта вместе со всеми заинтересованными сторонами и командой проекта, вам может не понадобиться этот шаг. Однако если вы разработали устав самостоятельно или в небольшой команде, вам необходимо представить его заинтересованным сторонам и команде проекта на утверждение. Это важный шаг, чтобы убедиться, что предлагаемый проект пользуется поддержкой и поддержкой команды, и убедиться, что все согласны с результатами, стоимостью и сроками.

Пример устава проекта

Это пример основного устава проекта. Вы можете использовать это как руководство для создания собственного.

Устав проекта Johnson Drinks
Название проекта: Портал онлайн-продаж
Экономическое обоснование: чтобы бизнес вырос как минимум на 30% в течение следующих 12 месяцев, нам нужен способ расширить нашу клиентскую базу. Портал онлайн-продаж предоставит такую ​​возможность и поднимет авторитет компании на национальном и международном уровнях.
Результаты: защищенная веб-страница, на которую поступают заказы клиентов; база данных для хранения этих заказов; уведомление сотрудников о полученных заказах; отслеживание заказа, чтобы быть уверенным, что клиенты получат свою продукцию в кратчайшие сроки.
Предположения: Интернет-провайдер (ISP) или внутренние интернет-серверы для размещения веб-страницы; база данных; навыки программирования для разработки страницы
Риски: доступность Интернета; уровень квалификации разработчиков; безопасность транзакций, как на веб-странице, так и в базе данных
Область применения: этот проект предназначен для веб-страницы, которая принимает заказы клиентов. Дальнейшая разработка веб-сайта, такая как целевая страница или другие веб-страницы, выходит за рамки этого проекта.
График: планирование должно начаться к марту с целью запуска в сентябре или октябре.
Ограничения: Бюджет на ежемесячные платежи интернет-провайдеру и возможная потребность в контрактных разработчиках; 6 месяцев на разработку, тестирование и внедрение для управления затратами
Бюджет: 50 000 долларов на планирование и разработку; 200 долларов в месяц за провайдера. Если бы внутренние серверы были доступны, мы могли бы использовать их для экономии денег.
Заинтересованные стороны: Аманда Ли (генеральный директор); Дипак Патель (руководитель отдела продаж); Аарон Джонс (ИТ-менеджер); Джони Смит (менеджер по работе с клиентами)