Как написать сопроводительное письмо декану студентов (с примером)
25 марта 2022 г.
Если у вас есть опыт работы в сфере образования и вы заинтересованы в должности старшего уровня в университете, вы можете подумать о том, чтобы попробовать себя в роли студенческого декана. Эта административная должность связана с координацией программ, которые поддерживают студентов и повышают качество обучения в колледже. Чтобы подчеркнуть свою пригодность для работы, важно точно знать, что она влечет за собой, и как вы можете соотнести с ней свою квалификацию.
В этой статье мы объясним, что такое сопроводительное письмо декана студентов, опишем шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать сопроводительное письмо, и предоставим шаблон и пример, которые помогут вам.
Что такое сопроводительное письмо декана студентов?
Сопроводительное письмо декана студентов — это документ, подаваемый вместе с резюме, в котором вы представляете себя и описываете свою пригодность для должности декана студентов. Как один из администраторов высокого уровня в высшем учебном заведении, декан студентов наблюдает за определенным набором программ. В частности, они несут ответственность за администрирование и координацию услуг, связанных со студенческим составом и студенческой жизнью. К ним относятся организации, мероприятия, жилье, медицинские услуги, условия обучения, межличностная динамика, социальные проблемы и общий климат кампуса.
Эффективное сопроводительное письмо на должность декана студентов направлено на то, чтобы убедить менеджера по найму в том, что вы обладаете квалификацией, необходимой для решения такого широкого круга обязанностей. В нем упоминаются не только ваши академические и профессиональные полномочия, но также ваши навыки и личные качества, связанные с должностью. В нем также обсуждается личный опыт, который показывает, что вы способны справляться с трудностями, связанными с работой.
Что включить в сопроводительное письмо декана студентов
Эффективное сопроводительное письмо на должность декана студентов, вероятно, будет включать некоторые или все из следующих компонентов:
Контакты
Каждое сопроводительное письмо начинается с имени отправителя и контактной информации либо в заголовке, либо в специальном блоке текста в верхнем левом углу страницы. Эти данные сообщают менеджеру по найму, чье заявление они рассматривают, и как связаться с кандидатом. Адрес электронной почты и номер телефона являются обязательными элементами в этом разделе, а упоминание вашего города и штата не является обязательным.
Традиционно сопроводительные письма также включали внутренний адрес — имя и контактную информацию получателя, — чтобы документ мог дойти до места назначения, даже если он был отделен от конверта. Поскольку процессы подачи заявок в настоящее время в основном происходят через компьютерные системы, внутренний адрес не обязателен, но вы можете указать его, чтобы придать письму более профессиональный вид.
Дата
В сопроводительном письме дата занимает отдельную строку между контактной информацией и самим письмом. Как и в случае с внутренним адресом, это не всегда необходимо, поскольку менеджер по найму может определить дату вашего заявления, обратившись к такой информации, как отметка времени в вашем электронном письме. При этом, включая дату, когда вы написали свое письмо, можно предположить, что вы адаптировали свои документы заявки специально для этой роли, что может указывать на уровень вашего интереса и степень серьезности в роли.
Приветствие
Приветствие — это строка, в которой вы непосредственно обращаетесь к получателю письма. Обычно он включает в себя приветствие «Уважаемый», почетное имя и имя менеджера по найму и запятую в строке. В случаях, когда имя менеджера по найму неизвестно, уместно обращаться к получателю как «Менеджер по найму» или заменить приветствие на «Кому это может быть важно».
Квалификация
Требования, чтобы стать деканом студентов, обычно требуют сочетания академических знаний, навыков и личных качеств. Минимальным требованием к образованию в большинстве случаев, вероятно, будет степень магистра в соответствующей дисциплине, такой как управление высшим образованием, психологическое консультирование или студенческий персонал. Многие школы могут предпочесть нанять кандидата с докторской степенью.
Что касается навыков и личных качеств, институты послесреднего образования обычно ищут кандидатов, которые обладают следующим:
Честность
Обручение
Решение проблем
Коммуникация
Межличностные навыки
Управление проектом
В дополнение к вышесказанному, сильный кандидат на должность декана студентов может продемонстрировать успехи в областях, связанных с этой ролью. Такие области могут включать оценку эффективности, профессиональное развитие, постановку целей, поддержку различных потребностей и построение отношений с членами сообщества.
Закрытие
Закрытие письма включает заключение, в котором отправитель подтверждает свою заинтересованность в позиции, призыв к действию, указывающий на следующие шаги, и подпись. Подписание включает в себя приветственное окончание, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», за которым следует запятая. Под комплиментарным закрытием идет подпись отправителя.
Как написать сопроводительное письмо декану студентов
Выполните следующие действия, чтобы написать сопроводительное письмо на должность декана студентов:
1. Ознакомьтесь с описанием вакансии
Описание вакансии — это описание должности, на которую вы претендуете. В нем школа, вероятно, включила качества, которые они ищут в своем идеальном кандидате. Упомянутые качества являются ключевыми словами, которые ищет менеджер по найму, чтобы увидеть, соответствуете ли вы минимальным требованиям. Когда вы просматриваете описание работы, обратите внимание на ключевые слова, которые относятся к вам. Вы можете указать их в теле письма.
В должностной инструкции также могут содержаться конкретные инструкции по применению. Некоторые просят соискателей подать заявку через указанный адрес электронной почты или специальный портал приложений, а не через доску объявлений, на которой размещена вакансия. Если это относится к вам, обязательно следуйте приведенным инструкциям.
2. Примените правильное форматирование
Поскольку сопроводительное письмо является деловым документом, оно соответствует определенным стандартам в отношении форматирования. Эти стандарты не только облегчают чтение и обработку содержания письма, но и являются одним из требований менеджеров по найму, когда они получают заявки. Имея это в виду, настройте свой документ со следующими параметрами форматирования, прежде чем начать писать:
Одинарный интервал
Левостороннее выравнивание, необоснованное
Поля по 1 дюйму со всех сторон
Легко читаемый шрифт, такой как Times New Roman или Arial.
Легко читаемый, но ненавязчивый размер шрифта, обычно 11 или 12 пунктов.
Кроме того, когда вы пишете, обязательно пишите абзацами. Этот стиль отказывается от отступа в начале абзаца и вставляет двойной интервал между отдельными частями документа.
3. Напишите заголовок и дату
Включение заголовка может придать вашему сопроводительному письму более чистый и профессиональный вид. Чтобы создать заголовок, дважды щелкните раздел заголовка документа и напишите свое имя и фамилию крупным шрифтом в самом верху страницы. Внизу, более мелким шрифтом, укажите свой номер телефона и адрес электронной почты в общей строке, но убедитесь, что они визуально отличимы друг от друга. Кроме того, убедитесь, что вы используете номер, по которому школа может легко связаться с вами, и адрес электронной почты, который выглядит и звучит профессионально.
Чтобы включить дату, дважды щелкните за пределами области заголовка и поместите курсор в левый верхний угол интерфейса ввода. Вставьте дату, когда вы пишете письмо, используя формат месяц-день-год.
4. Напишите приветствие
Если вы можете найти имя менеджера по найму, адресуйте письмо им в приветствии. Используйте приветствие «Уважаемый», за которым следует почетное обращение менеджера по найму, его фамилия и запятая. Если вы не уверены в их предпочтительном уважительном обращении, вы можете опустить его и вместо этого использовать их полное имя. Если вы не смогли найти имя менеджера по найму, напишите «Уважаемый менеджер по найму» или «Для кого это может касаться».
5. Напишите тело
Основная часть сопроводительного письма состоит из введения и одного-трех дополнительных абзацев. Во введении четко укажите свой интерес, упомяните название должности и название академического учреждения. Представьтесь через вашу квалификацию, такую как степень, которую вы имеете, годы соответствующего опыта, который у вас был, и навыки, которыми вы обладаете. В следующих абзацах объясните качества, которые вы упомянули. Создайте рассказ, который показывает, что вы выполняли функции декана студентов на предыдущей должности и можете применить свой опыт в нынешней роли.
По всему тексту старайтесь использовать ключевые слова из описания работы. Например, если в описании должности требуется не менее пяти лет руководящего опыта в университетской среде, включите фразу «пять лет руководящего опыта в университетской среде». Использование ключевых слов дословно может улучшить вашу кандидатуру, пропустив вас через систему отслеживания кандидатов.
6. Напишите заключение и подпишитесь
Держите заключение кратким. Поблагодарите менеджера по найму за то, что он рассмотрел вас на эту должность, и еще раз заявите о своем интересе к должности декана студентов. Включите призыв к действию, выразив ожидание их ответа и указав контактную информацию, которую вы указали в верхней части письма. Две строки ниже заключения, включая комплиментарное завершение, такое как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», за которым следует запятая. Под бесплатным закрытием введите свое имя.
Образец сопроводительного письма декану студентов
Если вы претендуете на должность декана в школе, вы можете использовать и адаптировать этот шаблон для написания сопроводительного письма:
[YOUR NAME]
[Phone number] | [Email address]
[Date]
дорогая [honorific and name of hiring manager],
[Express interest in the position, mentioning the exact title of the position and the name of the school. Introduce yourself by mentioning your experience, credentials and/or top skills.]
[Across one to three paragraphs, write a narrative to illustrate your competency in the role of dean of students or a comparable position. Use specific examples and describe concrete results that relate to the qualities you mentioned in your introduction.]
[Thank the hiring manager and reiterate your interest in the job, repeating the exact title and name of the school. Say you look forward to their response, and point to the contact information you’ve provided.]
Искренне,
[Your name]
Пример сопроводительного письма декана студентов
Изучите следующий пример сопроводительного письма декану студентов, чтобы получить более четкое представление о том, как написать свое:
ДЖЕССИ УИНСТОН 210-222-5555 | Джесси.винстон@email.com
1 марта 2022 г.
Уважаемый доктор Клир,
Как специалист в области образования со степенью доктора философии. в области управления высшим образованием, 12 лет в качестве преподавателя университетского уровня и пять лет на руководящей должности в колледже Рэднор в штате Мэн, я не только в восторге от этой возможности занять должность декана студентов в университете Глендейла, но и уверен, что мои опыт и качества подходят мне для этой работы.
В моей нынешней роли декана факультета в Рэдноре я отвечал за набор, развитие и удержание преподавателей школы. Я наблюдаю за различными отделами и официальными программами в Рэдноре, формируя их путем формирования профессорско-преподавательского состава, соответствующего целям учреждения. За время моего пребывания здесь мы успешно превратили более дюжины доцентов в штатных преподавателей, и эти преподаватели помогли укрепить репутацию школы как одного из лучших частных колледжей на северо-востоке.
Теперь я заинтересован в том, чтобы направить свою энергию на развитие более счастливого и сильного студенческого сообщества в более крупном учебном заведении. То, что мои усилия по координации и планированию сделали для преподавателей Рэднора, я надеюсь сделать для студентов Глендейлского университета.
Большое спасибо за то, что выбрали меня на должность декана по работе со студентами в Глендейлском университете. Вы можете связаться со мной по номеру телефона и адресу электронной почты, которые я указал в начале этого письма, и я с нетерпением жду вашего ответа.
Искренне,
Джесси Уинстон