Как написать профессиональный отчет о безопасности

16 марта 2021 г.

Сообщение о наблюдениях и инцидентах является важной частью обеспечения безопасности физического местоположения. Эти отчеты регистрируют процедуры, поддерживают порядок, детализируют конкретные события и сообщают об областях, требующих улучшения. Если вы сотрудник службы безопасности или руководите группой сотрудников службы безопасности, важно знать, как выглядит достоверная и целенаправленная документация. В этой статье мы даем шаги, советы и примеры того, как написать профессиональный отчет о безопасности.

Что такое отчет о безопасности?

Этот отчет представляет собой документ, который пишет сотрудник службы безопасности или охранник. Он включает в себя множество подробностей о событиях, происходящих в течение смены человека. Эти отчеты содержат расследования, интервью и наблюдения — и они имеют решающее значение для обеспечения безопасности и подотчетности. Вот пять различных типов отчетов о безопасности, которые вам могут понадобиться на работе:

• Ежедневная активность: это краткий обзор событий и действий, происходящих в течение вашей смены. Он включает в себя подробную информацию о вашем распорядке дня и любых необычных вещах, которые вы заметили.

• Инцидент: в отчете об инциденте подробно описывается конкретный инцидент, который произошел на объекте, за безопасность которого вы отвечаете. Это может включать такие вещи, как изменчивый человек, кража или драка.

• Несчастный случай: это дает подробную информацию о любом несчастном случае, произошедшем с охраняемой вами собственностью. Это может включать в себя такие вещи, как падение, сломанные предметы или большие разливы.

• Техническое обслуживание: в отчете о техническом обслуживании регистрируется состояние оборудования безопасности и территорий, которые вы охраняете. Он предлагает информацию о вещах, которые нуждаются в обновлении, ремонте или замене.

• Резюме: Сводные отчеты предлагают обратную связь в более широком масштабе и относятся к периоду, превышающему одну смену. Это может быть обзор недели, месяца или квартала. В этом отчете запрашиваются ваши мысли и оценки потенциальных областей уязвимости.

Почему важны отчеты о безопасности?

Точные отчеты о безопасности необходимы для поддержания порядка и физической безопасности пространства. Отчеты, которые предлагают адекватную информацию о событиях, процедурах и инцидентах, дают представление и информацию о потенциальных опасностях или слабых местах. Просмотр этих отчетов позволяет честно поразмыслить над протоколом, политикой и процедурой, что имеет решающее значение для предотвращения или упреждения небезопасных ситуаций. Суды, детективы или адвокаты также могут запросить или вызвать в суд эти документы в качестве доказательств.

Как написать отчет о безопасности

Отчетность является основной функцией сотрудников службы безопасности. Чтобы обеспечить безопасность и подотчетность, вам необходимо знать, что входит в детализацию такого рода документов. Вот пять шагов для написания эффективных отчетов о безопасности:

1. Делайте заметки

Детали и наблюдения составляют большую часть ваших отчетов о безопасности. Точность этих деталей имеет первостепенное значение для обеспечения безопасности района в будущем. Не полагайтесь только на память — всегда держите при себе блокнот, электронный блокнот или диктофон. Запишите то, что вы наблюдаете. Это должно включать ваши привычки и распорядок дня. Он также должен включать в себя все, что вы видите или испытываете, что вас беспокоит. Вы можете писать стенографически, чтобы сэкономить время, так как этот документ не является вашим отчетом. Ваши заметки служат материалом, на который вы можете ссылаться позже, когда будете заполнять официальный документ.

2. Начните с резюме

Отчет о безопасности обычно включает в себя два письменных раздела, а также стандартные разделы для заполнения. Первый письменный раздел должен быть общим резюме. Если вы заполняете отчет об инциденте или аварии, дайте общий обзор события, которое вы описываете. Это помогает людям находить необходимые документы в будущем. Это также может помочь административному персоналу в надлежащем оформлении документов. Этот раздел не должен включать все детали, но должен содержать основную информацию о типе ситуации и общем результате.

Пример: «Офицер Марк Адамс ответил на жалобу о хулиганстве в секторе 10-А здания. Это лицо было идентифицировано как Элеанна Райан. Ситуация требовала тактики деэскалации и разрешилась добровольным удалением от имени г-жи Райан. .”

3. Детализируйте повествование

Повествовательная часть — это вторая письменная часть. Он уточняет резюме, предоставляя дополнительные подробности о ситуации. Он включает в себя пошаговые записи действий каждого человека и выражает ваш личный отчет о событии. Вот четыре пункта, которые следует включить в ваше повествование, чтобы оно было полным, легко читаемым и пригодным для использования в качестве доказательства или справочного материала:

• Пять W. Пять вопросов: кто, что, когда, где и почему. Сообщая, почему что-то произошло, постарайтесь не делать предположений о намерениях других людей. Вместо этого сосредоточьтесь на своих действиях и ясно заявите, что ваша мотивация исходит из соблюдения протокола. Включение этих деталей дает ответы на возможные вопросы, которые могут возникнуть у читателя о событии. После написания повествования просмотрите свою работу и убедитесь, что она включает в себя пять W.

• Точные отметки времени. Обратитесь к своим заметкам, чтобы убедиться, что время, которое вы записываете в отношении наблюдений, является точным. Усердие в этой области делает ваш рассказ достоверным и может помочь выявить проблемы безопасности, присущие только определенному времени дня.

• Логические разрывы страниц. Пропустите строку, чтобы показать, где заканчивается одна идея и начинается другая. Разрывы страниц помогают легко читать документ.

4. Следуйте форме

Отчетность является неотъемлемой частью безопасности, поэтому в большинстве организаций в отделе безопасности есть специальные формы. Формы помогают организовать ваши наблюдения и гарантируют, что вся необходимая информация станет записью. Обязательно заполните все разделы формы как можно более подробно.

5. Вычитка

Ошибки в орфографии или грамматике могут негативно повлиять на интерпретацию читателем. Это может снизить доверие или снизить общую ценность документа. Перед отправкой отчета о безопасности прочтите его, чтобы проверить наличие ошибок, избыточности и недостающей информации.

Советы по написанию профессионального отчета о безопасности

Все аспекты безопасности зависят от времени, и документация не является исключением. Ваш отчет о безопасности должен быть своевременным, профессиональным и легко читаемым. Вот три совета, которые помогут обеспечить объективность и точность написанных вами документов:

Избегайте эмоционального языка

Отчет о безопасности — это не творческое письмо. Он должен включать детали, описывающие ситуацию, но не должен отражать ваше личное эмоциональное состояние. Эмоциональный язык может показать потерю объективности и подорвать целостность вашего отчета. Чтобы достичь этого стандарта, пишите от третьего лица и используйте прошедшее время. Точка зрения от третьего лица позволяет читателю увидеть ваше поведение и действия и не должна отражать то, как вы себя чувствуете в ситуации. Написание в прошедшем времени подходит для письма, основанного на фактах, потому что оно менее яркое — это эффективно для того, чтобы вызвать меньше эмоций у читателя.

Избегайте сокращений и союзов

Сокращения и союзы менее формальны и могут отвлекать или вызывать неправильное толкование.

Быть быстрым

Ожидание завершения отчета более 24 часов может привести к потере или пропуску информации. Даже если вы делаете заметки, поздняя отчетность может привести к тому, что другие сочтут документ недостоверным.

Пример отчета о безопасности

Помните, что ваш отчет должен показывать точку зрения от третьего лица. Вы также должны писать в прошедшем времени и избегать эмоций или предвзятости. Вот пример объективного отчета о безопасности, в котором содержится подробная информация об инциденте:

Отчет об инциденте

* Имя дежурного офицера: Армандо Вальдес
Дата: 06.02.2019
Время первого взаимодействия: 19:16.
Время решения: 20:35.
Местонахождение: Вход на второй этаж в магазин «Аксессуары Далилы», квадрант 2-C.
Имена заинтересованных сторон: Мэдисон Паркер, Джанелл Томас, Эндрю Паркер, Вивьен Томас, Роджер Крейн, офицер Армандо Вальдес и офицер Рэйчел Куан.
Уровень угрозы: желтый
Применение физической силы: нет*

Резюме инцидента:
Офицер А. Вальдес ответил на телефонный звонок от помощника Далилы по аксессуарам – Роджера Крейна – по поводу подозрения в краже в магазине. Подозревались несовершеннолетние Мэдисон Паркер и Джанелл Томас, а офицер и все остальные сотрудники службы безопасности следовали протоколу Minor. Было обнаружено, что у несовершеннолетней, Мэдисон Паркер, есть неоплаченные вещи, и для г-жи Паркер был установлен 30-дневный запрет на вход. Инцидент завершился тем, что обоих несовершеннолетних детей вывели из помещения их законные опекуны.

Описательный отчет:
В 19:16 офицеру Вальдесу позвонил партнер Далилы по аксессуарам Роджер Крейн. Мистер Крейн сказал, что подозревает, что две девушки пытались украсть товары из магазина. В 19:19 офицер Вальдес явился ко входу на второй этаж магазина «Аксессуары Далилы» — квадрант 2-C — для оценки ситуации. В это время офицер спросил испытуемых об их именах и возрасте. Сообщив их возраст (Мэдисон Паркер, 14 лет, и Джанелл Томас, 13 лет), офицер последовал Малому протоколу.

Офицер Вальдес позвонил офицеру Рэйчел Куан, чтобы сообщить о местонахождении. Офицеры потребовали, чтобы двое несовершеннолетних прошли с ними в службу безопасности для обсуждения жалобы. Г-жа Паркер и г-жа Томас сотрудничали, и ни один из офицеров не применял силы или физического контакта. Офицер Куан попросил показать джинсовую куртку и сумочку мисс Паркер, а также рюкзак мисс Томас. Затем она осмотрела содержимое. После обнаружения лака для ногтей марки Delilah’s Accessories и браслета в сумочке мисс Паркер допрос прекратился. С законными опекунами обоих несовершеннолетних связались и попросили прийти в помещение, чтобы они могли присутствовать во время допроса. Их опекуны были проинформированы о том, что вмешательство полиции будет необходимо, если родитель или законный опекун не сможет присутствовать.

И Эндрю Паркер, и Вивьен Томас прибыли в офис службы безопасности примерно в 19:50. Офицер Куан сделал фотокопии их водительских прав и определил, что Эндрю Паркер был отцом Мэдисон Паркер, а Вивьен Томас – матерью Джанелл Томас. В это время офицер Вальдес объяснил вышеуказанную информацию Эндрю и Вивьен. Оставшаяся часть допроса проводилась в присутствии мистера Паркера и миссис Томас.
Мэдисон Паркер призналась, что взяла лак для ногтей и браслет, не заплатив за них, и выразила сожаление по этому поводу. Джанелл Томас заявила, что она не знала, что г-жа Паркер что-то брала из магазина, и заявила, что не брала никаких вещей, не заплатив за них. Офицер Вальдес вынес предупреждение г-же Томас и запретил вход Мэдисон Паркер на 30 дней. Ее отцу дали документацию бара от входа. Также пояснили, что если бы девушки вышли из магазина с вещами, то были бы вызваны правоохранительные органы.

Инцидент завершился тем, что обоих несовершеннолетних детей вывели из помещения их законные опекуны. Офицер Вальдес добавил имя и возраст Мэдисон Паркер в 30-дневный список баров у входа.