Как написать PR-отчет (плюс определение и пример)

24 июня 2021 г.

Отчеты по связям с общественностью (PR) позволяют профессионалам отслеживать ход своей работы, вносить изменения для улучшения своих процессов и сообщать о своих целях и достижениях своей команде и другим отделам. При регулярном выполнении PR-отчетность помогает предприятиям поддерживать качественные отношения со своими целевыми рынками и определять, способствуют ли их PR-инициативы увеличению доходов. Если вы заинтересованы во внедрении PR-отчетности в свой бизнес, возможно, будет полезно узнать о некоторых шагах для этого.

В этой статье мы даем определение PR-отчетности, описываем, почему PR-специалисты его используют, объясняем, как писать PR-отчет, и приводим пример, который вы можете использовать для написания своего собственного.

Что такое PR-репортаж?

PR-отчетность — это документирование работы PR-специалиста и ее прогресса. В этом отчете отслеживаются цели специалиста по связям с общественностью, методы их реализации, выполненные действия и показатели, которые они использовали для измерения прогресса своих усилий. По сути, он предоставляет компании, клиентам и инвесторам обзор состояния бренда и будущих целей.

Специалисты по связям с общественностью используют разные методы отчетности в зависимости от конкретных проектов, целей и интервалов встреч. Типы PR-отчетности включают в себя:

• Ежемесячные отчеты: эти отчеты включают основную информацию о прогрессе за последние 30 дней. Обычно вы предоставляете их своему непосредственному руководителю.

• Ежеквартальные отчеты: обычно они предназначены для руководителей более высокого уровня, таких как старшие специалисты по связям с общественностью и руководители. Они описывают ваш прогресс примерно за 90 дней и помогают продемонстрировать результаты вашей работы, защищая при этом ваш PR-бюджет.

• Годовые отчеты: Этот тип отчета является наиболее важным типом. Они сообщают генеральному директору, крупным инвесторам и другим лицам, имеющим полномочия в отношении вашего проекта, есть ли у вас подходящий бюджет проекта и стоит ли продолжать проект.

• Отчеты о кампании: специалисты по связям с общественностью готовят отчеты о кампании, чтобы изложить свои цели перед началом кампании и объяснить, как они планируют отслеживать ее на каждом этапе. Затем они могут использовать ежемесячные, квартальные и годовые отчеты для отслеживания хода кампании.

• Кризисные отчеты: они позволяют PR-менеджерам передавать информацию о кризисе и объяснять шаги, которые они предприняли для решения проблемы и улучшения восприятия бренда.

Связанный: [10 Tips for a Successful PR Campaign](career-advice/career-development/pr-кампания)

Почему профессионалы используют PR-отчетность?

Специалисты по связям с общественностью составляют отчеты, чтобы определить, работают ли их методы так, как планировалось, и найти области, в которых они могут внести улучшения для достижения своих целей. Хорошо написанный PR-отчет также служит доказательством для заинтересованных сторон того, что их постоянная поддержка проекта может принести пользу их компании и положительно повлиять на доходы. Положительное влияние PR-отчетности на маркетинговые усилия компании может включать:

• Убедить вашу целевую аудиторию в том, что у вас есть надежный бренд

• Информирование тех, кто участвует в проекте — как внутри компании, так и за ее пределами — особенно если специалист по связям с общественностью делает определенные отчеты доступными в цифровом виде.

• Улучшение репутации вашего бренда за счет сохранения прозрачности

• Помогаем вашей компании экономить деньги, определяя работающие методы и внося изменения на протяжении всего процесса PR-проекта.

• Содействие достижению целей и задач PR-команды и ее компании

Как написать PR-отчет

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать эффективный PR-отчет:

1. Выберите программное обеспечение

Прежде чем писать PR-отчет, попробуйте определить тип программного обеспечения, которое поможет вам эффективно обновлять ваш проект. Многие PR-специалисты предпочитают использовать программное обеспечение, которое создает визуально привлекательные результаты и упрощает процесс форматирования. Другие считают, что документов с простым текстовым процессором достаточно для передачи своих выводов.

2. Перечислите выполненные и запланированные задачи

Попробуйте начать свой отчет с перечисления задач, которые вы выполнили за последний месяц, квартал или год, в зависимости от типа отчета, который вы пишете. Также важно включать маркеры для удобочитаемости и добавлять даты и числа, когда это возможно. Например, вы можете отметить в проекте по планированию мероприятия, что привлекли трех новых спонсоров по 1 миллиону долларов каждый.

3. Решите, какие показатели включить в отчет

Метрики, также известные как ключевые показатели эффективности (KPI), показывают вам и вашим заинтересованным сторонам, насколько сильно ваш целевой рынок взаимодействовал с вашим брендом или проектом в течение определенного периода времени. Метрики обычно относятся к онлайн-поведению, поскольку специалисты по связям с общественностью реализуют почти все инициативы в цифровом формате и отслеживают их с помощью специализированного маркетингового программного обеспечения. Некоторые из KPI, которые вы можете упомянуть в отчете по связям с общественностью, включают:

• Трафик веб-сайта: этот показатель показывает, сколько людей посещают ваш веб-сайт. В идеале это число со временем увеличивается, поэтому специалисты по связям с общественностью могут также включать в свои отчеты тенденции посещаемости веб-сайтов, чтобы наглядно проиллюстрировать это увеличение.

• Количество упоминаний: показывает, сколько раз люди упоминали ваш бренд на цифровых платформах. Как и трафик веб-сайта, специалисты по связям с общественностью ожидают, что это число со временем будет увеличиваться.

• Взаимодействие с социальными сетями: включение того, сколько раз люди ставили лайки, комментировали или делились сообщениями вашей компании в социальных сетях в PR-отчете, может помочь вам подчеркнуть прогресс вашего проекта.

• Просмотры веб-сайтов по устройствам, демографическим группам и регионам. Информация о том, кто посещает веб-сайт вашей компании или страницы в социальных сетях, как они это делают и где они это делают, может дать вам и вашим заинтересованным сторонам важную информацию о том, достигаете ли вы своей целевой аудитории.

• Доля голоса: измеряет, сколько упоминаний бренда вы получаете по сравнению с тем, сколько упоминаний получают ваши конкуренты. Специалисты по связям с общественностью выражают эту цифру в процентах в отчетах по связям с общественностью.

4. Включите изображения, которые представляют ваши показатели

Программное обеспечение, используемое для создания PR-отчетов, обычно включает возможность преобразования данных в наглядные пособия, такие как диаграммы и графики, которые облегчают заинтересованным сторонам распознавание влияния ваших данных. Это также предотвращает трудности при чтении блоков текста, что может помочь сохранить внимание вашей аудитории. Если вы решите писать свои собственные PR-отчеты в текстовом процессоре, вы можете использовать встроенные инструменты для создания и включения графики.

5. Добавьте отзывы от ваших клиентов или тестовой группы

Если вы в настоящее время предоставляете свой продукт или услугу тестовой группе или ваша компания разместила их на рынке, рассмотрите возможность включения отзывов вместе с вашими показателями. Отзывы предоставляют реальную обратную связь о том, как люди воспринимают ваш бренд и что вы предлагаете. Они могут показать заинтересованным сторонам положительное влияние вашего проекта и поощрять их постоянную поддержку ваших усилий.

6. Попросите обратную связь и понимание

Ближе к концу PR-отчета специалисты по связям с общественностью могут включить раздел с вопросами к менеджерам, членам команды и инвесторам. В этом разделе обычно запрашивается информация о проекте, мнения о следующих шагах и помощь в определенных аспектах. Мотивация тех, кто участвует, чтобы поделиться своими отзывами и сотрудничать в инициативе, может помочь повысить энтузиазм и ускорить прогресс в достижении общих целей.

Пример PR-отчета

Вот пример PR-отчета, который поможет вам составить собственный:

Ежеквартальный отчет: выпуск маски для волос BeautyCare Coconut Infusion

Задачи, выполненные с момента выпуска Q1:

• Национальный пресс-релиз написан и направлен в 21 агентство СМИ

• Бесплатные образцы и купоны распространяются в 200 магазинах по всей стране.

• Инициировано партнерство с Green Planet Cosmetics

• Бронирование стендов на выставке косметики и эстетики 2021 подтверждено

• Видеоинструкция завершена для публикации маркетинговой командой в социальных сетях

Задачи, которые необходимо выполнить во втором квартале:

• Отправляйте опросы клиентам, подписавшимся на рассылку новостей по электронной почте.

• Выпуск цифровых купонов для косметики Green Planet в обмен на выпуск купонов на маску для волос Coconut Infusion.

• Посетите выставку косметики и эстетики 2021, чтобы пообщаться с отраслевыми экспертами и собрать информацию для потенциальных клиентов

• Сотрудничайте с маркетинговой командой, чтобы определить необходимость участия СМИ

Показатели PR, демонстрирующие успех маски для волос BeautyCare Coconut Infusion:

• Посещаемость веб-сайта увеличивается каждый месяц с момента выпуска продукта.

[Chart or graph here]

• За последний квартал покупатели упомянули «Coconut Infusion» более 45 000 раз в социальных сетях.

[Chart or graphic here]

• BeautyCare получила 350 000 новых лайков в социальных сетях, более 50 000 публикаций с упоминанием нового продукта и 100 000 комментариев.

[Chart or graphic here]

• Большинству клиентов, просматривавших веб-сайт BeautyCare из США, было от 18 до 25 лет, и они нашли наш веб-сайт на своем мобильном устройстве по ссылке в социальной сети, что означает, что мы эффективно достигаем нашего целевого рынка.

[Chart or graphic here]

• В настоящее время BeautyCare принадлежит 30% голосов по сравнению с другими брендами в индустрии красоты.

[Chart or graphic here]

Отзывы покупателей о маске для волос с кокосовым настоем:

• «Мои волосы никогда не были такими гладкими, блестящими и здоровыми! Я рассказываю всем своим друзьям о маске для волос с кокосовым настоем и купила букет в подарок на день рождения! Спасибо, BeautyCare!» — Сара С., Иллинойс

• «В течение многих лет я изо всех сил пытался найти продукт, который увлажнял бы мои волосы, не делая их слишком жирными. BeautyCare добился этого с маской для волос с кокосовым настоем!» — Тейлор К., Невада

Действия и отзывы о маске для волос с кокосовым настоем:

• У вас есть идеи по установке выставочного стенда?

• Должны ли мы создать слоган или слоган для выставки?

• Есть ли у вас какие-либо предложения по PR-кампаниям для маски для волос Coconut Infusion, которые, по вашему мнению, понравятся нынешним потенциальным инвесторам?