Как написать повестку дня встречи: советы, шаблон и образец
16 марта 2021 г.
Ведя деловую встречу, вы можете нести ответственность за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка собрания поможет вам убедиться, что вы обсудили весь необходимый материал, придерживаетесь темы собрания и гарантируете, что ваша группа использует время эффективно. В этой статье мы расскажем, как создать повестку дня собрания, которая поможет вам эффективно провести любое собрание.
Что такое повестка собрания?
Повестка собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания. Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно произойти на собрании, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должен занять каждый шаг. Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать ее эффективность и продуктивность.
Как написать повестку встречи
Если у вас короткая, часовая встреча или встреча, которая длится целый день, вы можете использовать эти шаги, чтобы помочь вам составить повестку дня:
Определите цели встречи.
Попросите участников внести свой вклад.
Перечислите вопросы, которые вы хотите решить.
Определите цель каждой задачи.
Оцените количество времени, которое вы потратите на каждую тему.
Определите, кто ведет каждую тему.
Заканчивайте каждую встречу обзором.
1. Определите цель встречи
Когда вы начинаете с вашей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна, и каждая задача, которую вы хотите осветить, связана с вашей целью. Обязательно поставьте перед собой достижимую цель, чтобы ваша встреча была как можно более целенаправленной. Например, цель собрания по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижима, чем цель по улучшению расходов в целом.
2. Попросите участников внести свой вклад
Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время встречи, спросите их мнение заранее, чтобы вы могли быть уверены, что встреча удовлетворит их потребности. Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть. Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие пункты вы в конечном итоге включите.
Связанный: 6 качеств, которые делают вас отличным командным игроком
3. Перечислите вопросы, которые вы хотите задать
Как только вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите осветить, составьте список вопросов, на которые вам нужно ответить во время встречи. В некоторых программах собраний тема просто указывается в виде фразы, например: «Аренда оборудования». Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав пункты обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: «При каких условиях мы должны рассмотреть вопрос об аренде оборудования вместо его покупки?» Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.
4. Определите цель каждой задачи
У каждой задачи, которую вы выполняете во время встречи, должна быть цель. Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, получение информации или принятие решения. Просматривая повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вы хотите услышать их мнение и когда пришло время принимать решение.
5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему
Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы осветить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также помогает участникам корректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.
Вы можете оптимизировать свои временные рамки, выделяя больше времени на вопросы, которые, по вашему мнению, требуют больше времени для обсуждения, или запланировав более важные вопросы на более ранние этапы обсуждения, чтобы обеспечить охват жизненно важных тем. Если на вашу встречу приходит много людей, вы даже можете ограничить время на определенные темы, чтобы упорядочить разговор, поощрять быстрое принятие решения, если это необходимо, и сохранить встречу по расписанию.
Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
6. Определите, кто ведет каждую тему
Иногда кто-то, кроме руководителя собрания, ведет дискуссию по теме. Если вы планируете, чтобы другие люди обсуждали темы во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что все будут готовы к своим обязанностям.
7. Заканчивайте каждую встречу обзором
Выделение времени для завершения каждой встречи обзором может помочь участникам лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсудили, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после встречи. Во время этого обзора вы и участники вашей встречи также должны учитывать, что на встрече прошло хорошо, а что нуждается в улучшении. Потратив несколько минут на обдумывание этих вопросов, вы сможете сделать следующую встречу еще более эффективной.
Связанный: Опросы сотрудников: ваш современный ящик для предложений
Шаблон повестки дня собрания
Вот схема, которую вы можете адаптировать практически к любому типу встречи:
ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ
Дата:
Время:
Место нахождения:
ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ
Цели:
1. Описание первого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Лидер:
а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания
2. Описание второго пункта повестки дня
Время:
Цель:
Лидер:
а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания
3. Описание третьего пункта повестки дня
Время:
Цель:
Лидер:
а. Примечания
я. Дополнительные замечания
II. Дополнительные замечания
б. Примечания
в. Примечания
4. Описание четвертого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Лидер:
а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания
5. Описание пятого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Лидер:
а. Примечания
я. Дополнительные замечания
II. Дополнительные замечания
III. Дополнительные замечания
б. Примечания
в. Примечания
6. Обзор завершения встречи
Время:
Цель:
Лидер:
а. Что мы сделали хорошего на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?
Пример повестки собрания
При составлении собственной повестки дня вы можете использовать следующий образец расписания собраний:
ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ
Дата: 1 августа 2019 г.
Время: 13:00
Место: Конференц-зал А
ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ
*Цели: просмотреть маркетинговые кампании прошлого года, определить сезонные спады спроса на продукцию, провести мозговой штурм по увеличению спроса во время этих спадов и убедиться, что мы готовы к следующей маркетинговой кампании.*
1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.
Время: 15 минут
Цель: поделиться информацией
Лидер: Джамал Адамс
а. Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Просмотрите цифры продаж после каждой кампании.
в. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.
2. Как нам лучше всего справляться с колеблющимся спросом на наш продукт?
Время: 30 минут
Цель: Решение
Лидер: Блэр Хэнлайн
а. Просмотрите данные о продажах за последние четыре квартала.
б. Определите любые тенденции в продажах.
в. Обсудите идеи о том, как увеличить продажи во время этих спадов.
3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании
Время: 15 минут
Цель: Решение
Лидер: Блэр Хэнлайн
а. Что нам нужно подготовить для следующей маркетинговой кампании?
я. Просмотрите прилагаемые материалы маркетинговой кампании.
II. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
в. Просмотрите цели продаж для этой кампании.
4. Обзор завершения встречи
Время: 5 минут
Цель: Решение
Лидер: Джамал Адамс
а. Что мы сделали хорошего на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?