Как написать письмо с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве за 6 шагов
3 января 2022 г.
Организации, у которых есть дополнительные денежные ресурсы и благотворительные миссии, часто сотрудничают с благотворительными организациями, чтобы изменить ситуацию. Чтобы облегчить партнерские отношения, благотворительные организации рассылают письма с просьбой о спонсорстве или пожертвованиях. Научившись сообщать о своих финансовых потребностях в официальном письме, вы сможете обеспечить финансирование своих благотворительных целей и пригласить союзников помочь вам в достижении ваших целей. В этой статье мы обсудим важность отправки спонсорских писем, типы писем с просьбой о пожертвованиях и шаги по написанию писем-приглашений потенциальным спонсорам.
Зачем писать письмо с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве?
Вы можете написать письмо с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве для сбора денег на проект, который может принести пользу сообществу. Получателем вашего письма может быть физическое лицо или организация, которые верят в вашу благотворительность. Ваша переписка может повысить осведомленность о вашей миссии и убедить аудиторию предоставить финансовую помощь, которая поможет вам достичь ваших целей. Вы также можете предложить поощрение за пожертвование или спонсирование проекта, что может побудить потенциальных клиентов участвовать в общественных инициативах в будущем.
Виды спонсорских писем
Существует несколько типов спонсорских писем, в том числе:
Мероприятие
Благотворительные организации и корпорации часто проводят специальные мероприятия для продвижения своих добрых дел, обращения к донорам и потенциальным донорам и вовлечения членов сообщества. Они могут писать письма с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве, связанных с их мероприятиями. Например, получатели письма могут получить поощрение, если они согласятся платить своим партнерам за работу в качестве сотрудников на мероприятии. Другие доноры могут предоставить денежные суммы для оплаты первоначального взноса за место проведения мероприятия, поставщика, который украшает место проведения, или службы общественного питания, которая подает еду и напитки.
Школа
Академические учреждения, такие как начальные школы, колледжи и университеты, могут запрашивать денежные пожертвования для поддержания и расширения своих образовательных систем. Пожертвования могут быть направлены на создание новой учебной среды в кампусе, приобретение передовых технологий для студентов и преподавателей и строительство жилых помещений. Стороны, которые делают пожертвования школам, часто являются выпускниками, общественными деятелями и родителями выпускников и нынешних учеников.
Спортивный
Спортивные организации, например те, которые связаны с местными парками, могут писать письма с просьбой о деньгах и пожертвованиях в натуральной форме. Спонсорство может позволить, например, покупку новых футболок и спортивного инвентаря. Команды также могут использовать средства для покрытия расходов на поездки по стране для участия в играх.
Еда
Вместо денег, времени или продуктов в спонсорских письмах может быть просьба к донорам предоставить продукты питания, что может оказать непосредственное влияние на сообщество. В переписке могут быть указаны типы продуктов питания и демографические данные, которым они могут понадобиться. Например, после стихийного бедствия некоммерческая организация может запросить детское питание и непортящиеся консервы для помощи семьям, пострадавшим от урагана.
Корпорация
Корпоративный спонсор — это корпорация, официально поддерживающая проекты некоммерческой организации. Партнерство представляет приверженность компании к благотворительности. Они могут выделить часть своего бюджета на предоставление финансовых ресурсов благотворительным организациям. Например, национальная спортивная организация может спонсировать медицинское учреждение, которое занимается лечением педиатрических пациентов.
Натуральное пожертвование
Пожертвование в натуральной форме — это товар или услуга, которые могут понадобиться организации для выполнения ее миссии. Отправитель спонсорского письма может обратиться за помощью к организациям, которые специализируются на товарах или услугах, в которых нуждается компания. Например, если некоммерческая организация проводит конкурс выпечки, она может попросить местную пекарню пожертвовать основные ингредиенты, такие как яйца, молоко и муку.
Аукцион
Аукцион — это мероприятие, на котором участники предлагают делать ставки на получение определенных призов, таких как редкий предмет коллекционирования или ужин с общественным деятелем. Некоммерческая организация может распространять спонсорское письмо, в котором просит своего партнера пожертвовать предметы для аукциона, что может привлечь больше посетителей и повысить потенциал сбора средств. Например, спортивная команда может отдать на аукцион майку с автографом спортсмена, выигравшего несколько национальных чемпионатов. Желание выиграть футболку привлекает потенциальных покупателей, и их активное участие увеличивает сумму денег, которую стоит футболка.
Церковь
Церкви могут запрашивать финансовую помощь для обслуживания своих зданий, финансировать поездки для распространения религиозных принципов среди других и покупать технологии для использования во время богослужений. Дополнительные средства могут позволить церквям привлечь новых членов в свои общины. Жертвователи, получившие спонсорское письмо, могут быть связаны с церквями и верить в их влияние на сообщества, которым они служат. Например, церковь хочет построить новое здание для участников своей молодежной программы, поэтому она распространяет письмо с просьбой о денежных пожертвованиях для финансирования строительного проекта.
Волонтеры
Организации могут нуждаться в добровольцах для координации и взаимодействия с членами сообщества во время специальных мероприятий. Целевой аудиторией спонсорских писем, в которых запрашиваются волонтеры, могут быть руководители организаций. Запрос может заключаться в том, чтобы поощрить сотрудников, чтобы они могли добровольно участвовать в благотворительных целях. Например, в рамках социального пакета компания может предоставлять дополнительные дни отпуска специалистам, которые посещают приют для животных, подают еду на благотворительном забеге или играют в игры с пожилыми людьми в доме престарелых.
Подтверждение
Доноры и спонсоры могут получить благодарственные письма после внесения финансовых пожертвований. Цель письма – чтобы принимающие стороны выразили признательность за щедрость своих союзников и объяснили положительные результаты своих проектов. Например, если некоммерческая организация запрашивает денежные пожертвования, то в письме-подтверждении может быть указано, что собранные средства позволили пожилым людям в доме престарелых получить совершенно новые планшеты. Переписка также может сделать отношения более значимыми, когда доноры и спонсоры могут увидеть, как их помощь влияет на позитивные изменения. Они также могут чувствовать склонность продолжать делать пожертвования.
Как написать письмо с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве
Чтобы написать привлекательное спонсорское письмо, выполните следующие действия:
Напишите способы связи с вами. В левом верхнем углу письма укажите в заголовке свое имя и фамилию, номер телефона и адрес электронной почты. Ваша контактная информация может гарантировать, что потенциальный клиент знает, как связаться с вами, если он заинтересован в спонсорстве вашего дела.
Обращайтесь к потенциальному клиенту по имени. Личный адрес может показать, что вы взяли на себя инициативу по настройке содержания вашего письма, и вы можете установить связь с первого предложения. Убедитесь, что вы знаете правильное имя и фамилию потенциального клиента и его принадлежность к организации, с которой вы хотите сотрудничать.
Обсудите свою миссию. Посвятите первую половину своего письма объяснению важности того, чего вы пытаетесь достичь, что также может объяснить, почему вы запрашиваете пожертвования. Используйте конкретные детали, чтобы читатель мог понять вашу миссию, и делайте описание кратким, чтобы помочь ограничить содержание одной страницей.
Включите преимущества спонсирования вас. Используйте вторую половину своего письма, чтобы передать точку зрения читателя, где вы объясните, как пожертвование или сотрудничество с вами может оказать положительное влияние на их организацию. Обеспечьте стимул, который побуждает их принять решение в вашу пользу.
Поблагодарите читателя за уделенное время. Последнее предложение вашего письма может заранее поблагодарить читателя за то, что он нашел время, чтобы узнать о вашей миссии и рассмотреть возможность спонсирования организации, которую вы представляете. Вы также можете включить призыв к действию, который может попросить их связаться с вами для получения дополнительной информации.
Добавьте свою подпись. Включите заключительное приветствие, такое как “искренне” или “с наилучшими пожеланиями” в нижнем левом углу документа. Приложите свою подпись и напечатайте свое имя и фамилию.
Пример письма с просьбой о пожертвованиях или спонсорстве
Вот пример спонсорского письма, которое может подготовить вас к процессу написания:
Джоан Куинси
Благотворительная организация прихода Джефферсона
(504) 488-1866
jquincy@charityparish.org
Уважаемый доктор Ингрид Уитакер!
В Jefferson Charity of the Parish мы служим обществу на юго-востоке Луизианы в течение последних 35 лет. В рамках подготовки к сезону ураганов наша цель по сбору средств составляет 125 000 долларов США для предоставления эвакуационных материалов и средств для оказания помощи местным жителям.
Мы считаем, что доставка снаряжения семьям может облегчить опасения по поводу приближающихся штормов. Жители могут лучше защитить свои дома перед эвакуацией, и у них могут быть финансовые ресурсы, чтобы накормить своих близких и укрыть их в безопасных условиях во время штормов. Мы будем очень признательны, если вы согласитесь стать нашим корпоративным спонсором этого благотворительного дела. Ваше партнерство с нашей уважаемой благотворительной организацией может привлечь новых клиентов и укрепить общественный имидж, а также вы можете оказать непосредственное влияние на наше любимое сообщество.
Заранее благодарим вас за ваше время и внимание. Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы задать дополнительные вопросы. Мы надеемся услышать от вас скоро.
С наилучшими пожеланиями,
Джоан Куинси