Как написать письмо о переезде сотрудника (с шаблоном и примерами)

31 марта 2021 г.

Коммуникация может быть отличным инструментом, который поможет вашей компании добиться успеха, особенно когда вы вносите большие изменения, такие как перемещение офисов или сотрудников. Эффективный способ сообщить своим сотрудникам об этом переезде — использовать письмо о переезде сотрудника. В этой статье мы обсудим, что такое письмо о переезде сотрудника и как его написать, а также предоставим шаблон и примеры, которые помогут вам начать работу.

Что такое письмо о переводе сотрудника?

Письмо о переезде сотрудника — это документ, отправляемый сотруднику, в котором содержится просьба о его переводе на новое физическое местонахождение компании. Компании часто используют эти письма, когда их офисы переезжают, когда сотрудники продвигаются по службе или когда компании хотят, чтобы текущий сотрудник перешел в определенный филиал их компании.

Как написать заявление о переводе сотрудника

Используйте эти шаги, чтобы написать эффективное письмо о переезде компании для сотрудников:

1. Сообщите сотруднику

Независимо от того, меняются ли офисы компании, кто-то продвигается по службе или есть другая причина для переезда, представление вашему сотруднику всех причин запроса на переезд может помочь уменьшить беспокойство по поводу переезда.

Например, если вы повышаете сотрудника, и повышение требует продвижения, вы можете сообщить ему причины его повышения — усердная работа, самоотверженность и т. д. Это может помочь сотруднику почувствовать себя желанным и желанным, возможно, мотивируя его решение о повышении. сделать ход.

2. Определите продолжительность переезда

Независимо от того, будет ли сотрудник переезжать на неопределенный срок или на определенное время, продолжительность переезда должна быть одной из первых вещей, которые вы упомянули в письме. Вашим сотрудникам важно понимать, является ли переезд временным или постоянная должность в компании.

3. Обсудите покрытие компании

Обязательно перечислите все расходы, которые ваша компания покроет, а какие нет. Например, ваша компания может покрыть расходы на перевозку грузовиков и рабочих, но может не покрыть расходы на какое-либо временное жилье. Вы должны обсудить эти покрытия в письме, чтобы сотрудник понял, что компания предоставит для переезда.

4. Укажите налоговые разницы

Если ваш сотрудник переезжает в другой штат, важно упомянуть о любых налоговых различиях, которые им могут понадобиться для подачи документов в будущем. Если им нужна новая информация или документы для их налоговых форм, вы также можете предоставить их, чтобы помочь им еще больше.

5. Выделите потенциальные бонусы

Если переезд сотрудника сопряжен с какими-либо потенциальными бонусами, такими как повышение заработной платы, размещение в компании или продвижение по службе, вы можете указать эти бонусы в письме. Это может послужить дополнительным стимулом для сотрудника принять переезд и с нетерпением ждать предстоящего переезда.

6. Успокойте своего сотрудника

В конце письма вы можете сообщить сотруднику, что вы готовы ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть. Это может помочь убедить сотрудника в том, что ваша компания на его стороне и готова помочь с переходом.

Образец письма о переезде

Вот шаблон, которому вы можете следовать для рекламного письма о переезде сотрудника:

дорогая [employee name],

Многие из наших сотрудников заметили вашу преданность своей работе и отличную работу, которую вы проделали в прошлом. [time frame]. Мы видим большой потенциал в вашем будущем здесь, в [company name] и хотел бы сделать вам предложение на должность [position title]. С этой позицией вы будете [describe position requirements and duties] из наших офисов в [location of move].
Этот ход и позиция будут длиться [duration of position].

[Company name] готов помочь вам любым возможным способом и покроет следующие расходы:

• [List of items that will be covered]

Не покрываются и не возмещаются следующие расходы:

• [List of items that will not be covered]

Мы также понимаем, что этот переезд потребует изменения вашего штата проживания. [Company name] предоставит вам всю необходимую налоговую информацию и документы, которые вам потребуются на предстоящий год подачи.
Обратите внимание, что эта акция включает в себя [mention any additional benefits to promotion].
Мы знаем, что переезды и переходы могут быть трудным временем, но мы здесь, в [company name] сделает все, что в наших силах, чтобы облегчить вам этот переход. Если вы хотите принять это предложение или у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [company contact information].

Искренне,
[Your Name]

Примеры писем о переезде

Вот несколько примеров писем о перемещении сотрудников, которые могут вам помочь:

Пример 1: Письмо о переводе сотрудника в связи с продвижением по службе

Дорогой Карим,

Многие из наших сотрудников отметили вашу преданность своей работе и отличную работу, которую вы проделали за последние несколько лет. Мы видим большой потенциал в вашем будущем здесь, в Gneiss Consultants, и хотели бы предложить вам должность регионального менеджера-консультанта. На этой должности вы будете руководить нашей командой консультантов и помогать им выполнять свои обязанности из нашего офиса в Тампе, штат Флорида.

Этот ход и положение будут постоянными.

Gneiss Consultants готова помочь вам любым возможным способом и покроет расходы на следующее:

• Аренда грузовых автомобилей и профессиональных грузчиков для перевозки домашних вещей и личных вещей

• Компенсация основного проезда и пробега

• Одна поездка перед переездом, чтобы найти подходящее место жительства

Не покрываются и не возмещаются следующие расходы:

• Временное жилье

• Дополнительное питание и транспортные расходы

• Покупка новых бытовых товаров, мебели или предметов

Мы также понимаем, что этот переезд потребует изменения вашего штата проживания. Gneiss Consultants предоставит вам всю необходимую налоговую информацию и документы, которые вам потребуются на предстоящий год подачи.

Обратите внимание, что это продвижение связано с повышением заработной платы на 10 000 долларов США в год и предоставлением автомобиля, выданного компанией.

Мы знаем, что переезд может быть трудным временем, но мы в Gneiss Consultants сделаем все, что в наших силах, чтобы облегчить вам этот переход. Если вы хотите принять это предложение или у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу jward@gneissconsultants.com.

Искренне,
Джереми Уорд, генеральный директор

Пример 2: Письмо о переводе сотрудника в связи с переездом офиса

Дорогая Линн,

Мы пишем, чтобы сообщить вам, что штаб-квартира Breakout Paper будет перемещена в начале января. Мы видим большой потенциал и рост в вашем будущем здесь, в Breakout Paper, и хотели бы, чтобы вы продолжили свою работу в наших новых офисах в Мэдисоне, штат Висконсин.

Этот ход будет постоянным.

Breakout Paper готова помочь вам любым возможным способом и покроет следующие расходы:

• Аренда грузовых автомобилей и профессиональных грузчиков для перевозки домашних вещей и личных вещей

Не покрываются и не возмещаются следующие расходы:

• Поездки по поиску места жительства

• Временное жилье

• Командировочные расходы

• Покупка новых бытовых товаров, мебели или предметов

Этот переезд не потребует изменения вашего штата проживания и, следовательно, не повлияет на налоги, которые вы в настоящее время платите.

Обратите внимание, что эта позиция предполагает не продвижение по службе, а возможность дальнейшего роста в нашей компании.

Мы знаем, что переезд может быть трудным временем, но мы в Breakout Paper сделаем все, что в наших силах, чтобы облегчить вам этот переход. Если вы хотите принять это предложение или у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по телефону 262-555-8761 или напишите мне по адресу bthompson@breakoutpaper.com.

Искренне,
Бетани Томпсон, менеджер по персоналу