12 полезных идей по использованию Slack для управления проектами

Инструменты управления проектами помогают организовывать команды и обеспечивать эффективное выполнение задач проекта. Slack — это приложение, которое компании могут использовать для управления проектами и которое может интегрироваться с другими инструментами управления проектами. Изучение того, как использовать Slack для управления проектами, может помочь упростить ваши процессы и повысить доступность инструментов и ресурсов проекта. В этой статье мы поделимся 12 идеями о том, как вы можете использовать Slack для управления проектом, и обсудим плюсы и минусы выбора Slack для ваших проектных команд.

12 идей по использованию Slack для управления проектами

Slack — это программа для общения, доступная для настольных и мобильных устройств. Это полезный инструмент, который компании используют для связи своих сотрудников и обмена информацией. Он имеет множество функций, которые могут помочь организовать, спланировать и выполнить проекты. Вот несколько идей по использованию Slack для управления проектами:

1. Делитесь документами

Вы можете обмениваться файлами со своего устройства или облачными документами с помощью Slack. Это полезно для сдачи заданий, обмена информацией и совместной работы над проектами. Поделившись документом в Slack, вы можете показывать документы одному человеку или нескольким сотрудникам одновременно и получать быструю обратную связь.

Функция обмена файлами также помогает распространять информацию среди необходимого персонала и ограничивает доступ, если информация является частной или конфиденциальной.

2. Предоставляйте обновления проекта

Каналы — это потоки в приложении, где вы можете публиковать информацию и обмениваться файлами с другими. Вы можете создавать каналы для проектных групп и включать только соответствующих участников. Это обеспечивает универсальное пространство для управления проектом, чтобы предоставлять обновления, такие как сроки, отчеты о ходе выполнения и запросы клиентов. Члены команды также могут помочь руководителю проекта отслеживать цели, информируя о выполнении своих задач.

Slack также позволяет обмениваться мгновенными сообщениями, что полезно для обмена информацией об изменениях в проекте, которые могут повлиять на ежедневные расписания членов команды.

3. Установите связь

Каждый сотрудник может иметь учетную запись в Slack и получать доступ к приложению со своего рабочего стола или со своего мобильного устройства. Это делает Slack отличным инструментом для общения. Вы можете создавать отдельные каналы для команд, тем, проектов, отделов и объявлений, что помогает систематизировать информацию. Эта организация упрощает доступ к разговорам, а в Slack есть панель поиска, которую вы можете использовать для поиска определенных разговоров или информации.

Поскольку Slack легко доступен с вашего компьютера или мобильного устройства, сотрудники могут общаться в любом месте и в любое время. Установление формы общения важно для рабочей среды, потому что это облегчает сотрудничество, создает инклюзивность и гарантирует, что сотрудники хорошо информированы. Использование Slack для общения может повысить эффективность благодаря его доступности и скорости обмена информацией.

4. Обеспечьте организацию

Организация важна для успеха проектов, потому что процессы проекта основаны на последовательности шагов и руководящих принципах. Благодаря таким функциям, как создание каналов, менеджер проекта может хранить всю информацию, относящуюся к проекту, в одном месте. Наличие задач проекта, команд, обновлений и другой важной информации в одном канале также упорядочивает информацию, чтобы команды могли просматривать проект после завершения и записывать свой процесс.

Организованность — это навык тайм-менеджмента, который помогает уложиться в сроки проекта. Использование Slack для управления проектами для организации деталей проекта и задач может помочь членам команды развить лучшие навыки управления временем. Это может повысить производительность и эффективность.

5. Интегрируйте свое программное обеспечение

Slack может интегрироваться с программными инструментами, которые вы уже используете, такими как диспетчеры задач, облачное хранилище или приложения для создания контента. Вы можете получить доступ к приложениям из каталога приложений Slack и выбрать приложения, которые хотите интегрировать. Это делает приложения доступными из Slack и позволяет легко обмениваться информацией из одного приложения в другое.

Проектные группы могут использовать эту функцию для интеграции программного обеспечения для управления проектами и создания задач или обновлений задач в Slack. Это помогает создавать рабочие процессы и организовывать проекты, чтобы команды могли работать более эффективно.

6. Проводите обучающие встречи

Перед началом проекта командам может потребоваться освежить знания или, если к команде присоединятся новые участники, руководитель проекта может организовать для них курсы обучения. Slack предлагает собственную службу видеозвонков, но также позволяет интегрировать другие приложения для видеозвонков, которые вы можете использовать. Это позволяет руководителям проектов или другим членам команды проводить обучающие собрания.

Учебные собрания полезны для управления проектами, чтобы научить команды пользоваться инструментами. Руководители проектов также могут использовать функцию видеозвонков для записи обучения и предоставления их своей команде для использования в качестве справочного материала.

7. Назначайте и создавайте задачи

Slack позволяет создавать и назначать задачи членам команды прямо из приложения. Вы можете сделать это, интегрировав программное обеспечение для управления задачами со Slack. Это позволяет руководителям проектов назначать задачу, отмечая члена команды и используя ярлыки для создания задачи. Например, если вы используете Workast, менеджеры проектов могут ввести «/todo» и ввести сведения о задаче, а затем пометить сотрудника, ответственного за выполнение задачи.

Создание задач в Slack также позволяет отслеживать выполнение каждой задачи с помощью Slack. Это очень полезно для менеджеров проектов, которые следят за ходом проекта и каждого члена команды.

8. Документируйте планы проекта и прогресс

Во время управления проектом важно документировать план проекта и его ход. Эта информация полезна для акционеров и клиентов и может помочь в будущих проектах. Slack помогает документировать ход выполнения проекта, поскольку информация, относящаяся к проекту, может находиться в одном канале. Например, вы можете создать канал для проекта и назначать задачи, предоставлять обновления, связывать программное обеспечение для управления проектами и записывать разговоры команды проекта в одном месте.

Когда проект завершен, менеджер проекта может просмотреть и проанализировать эффективность каждого этапа проекта. Slack позволяет легко увидеть, когда цели достигнуты, информируя руководителя проекта о сильных и слабых сторонах плана проекта.

9. Предоставьте сотрудникам возможность работать удаленно

Использование Slack для управления проектами позволяет проектным командам работать удаленно. Это возможно благодаря интеграции Slack и тому, насколько эффективно это делает общение. С помощью Slack члены команды могут получить доступ к своему менеджеру проекта, сведениям о проекте и любым приложениям, которые они могут использовать для выполнения задач из дома.

Предоставление сотрудникам возможности работать удаленно может обеспечить несколько преимуществ как для проекта, так и для членов команды. Например, удаленная работа может повысить производительность, поскольку сотрудники чувствуют себя более комфортно в своей среде. Возможность работать удаленно также может повысить удовлетворенность работой, что может улучшить показатели удержания. Предоставление проектным группам возможности работать удаленно также может снизить операционные расходы компании, поскольку сотрудники не находятся в офисе, используя оборудование.

10. Автоматизируйте задачи

В Slack есть функция рабочего процесса, которая помогает создавать последовательности и автоматизировать рутинные задачи. Команды могут использовать эту функцию для управления проектами, автоматически обновляя информацию о ходе выполнения или отправляя напоминания о сроках. Функция рабочего процесса может работать с другими диспетчерами задач, чтобы предоставлять обновления из этого приложения.

Вы также можете автоматизировать задачи, такие как сбор отзывов или запросов от членов команды. Это может снизить ответственность руководителей проектов и позволить им уделять больше внимания задачам с более высоким приоритетом.

11. Организуйте команды

Подобно способности Slack систематизировать информацию, вы также можете объединять сотрудников в команды, создавая специальные каналы. Это позволяет членам команды общаться конфиденциально и обеспечивает им доступ друг к другу. Эта функция полезна для менеджеров проектов, которые управляют более чем одной командой.

Каждый отдел в компании также может иметь канал. Например, отдел кадров может иметь общедоступный канал для обмена важными объявлениями. Такая организация персонала может также помочь построить отношения в командах, которые важны для общения и сотрудничества.

12. Встречайтесь с командами виртуально

Команды проекта могут регулярно встречаться для обсуждения изменений в требованиях проекта или для обмена отчетами о ходе выполнения. После завершения проекта полезно собраться вместе и обсудить мысли о проекте. Вы можете проводить виртуальные встречи, используя функцию вызова Slack, которая позволяет приглашать нескольких человек в голосовой или видеочат онлайн. Это полезно, потому что обеспечивает доступную и удобную форму общения, а члены команды могут ссылаться на документы, доступные для просмотра в Slack.

Руководители проектов или члены команды также могут использовать эту функцию, чтобы встречаться друг с другом на разных этапах завершения проекта. Это может улучшить сотрудничество и помочь в быстром решении проблем по мере их возникновения.

Плюсы выбора Slack для управления проектами

Вот плюсы использования Slack для управления проектами:

Недорогой в использовании

Небольшие компании могут использовать Slack бесплатно. Эта версия предоставляет доступ к сотрудникам компании и позволяет создавать каналы, обмениваться файлами и проводить голосовые или видеозвонки. Чтобы получить доступ, чтобы привлечь больше сотрудников и иметь возможность хранить данные в Slack, существует доступный диапазон планов подписки, из которых можно выбирать.

Slack — это недорогой бизнес-инструмент, который компании могут использовать для сокращения других операционных расходов и задач. Например, если компания использует Slack, она может предложить удаленную работу и сократить расходы на канцтовары и коммунальные услуги.

Безопасность для данных

Slack обеспечивает высокий уровень безопасности, а это означает, что данные, которыми вы делитесь и храните в Slack, находятся в безопасности. Конфиденциальность важна для управления проектами, особенно при выполнении проекта для клиента, чтобы вы могли сохранить конфиденциальность его информации. Защита данных также важна, если вы делитесь инновациями или интеллектуальной собственностью через Slack. Обеспечение безопасности вашей информации может дать компаниям уверенность в том, что они могут использовать Slack для любых своих нужд.

Отдельные каналы связи

Функция каналов отлично подходит для организации групп и информации, а также для личных или общедоступных сообщений. Сотрудники могут отправлять друг другу личные сообщения, что позволяет им напрямую обмениваться информацией. Руководство может предоставить сотрудникам специальный доступ к каналам, чтобы гарантировать, что они передают информацию нужным сторонам. Это помогает контролировать поток информации и коммуникации.

Минусы выбора Slack для управления проектами

Slack — отличный инструмент для управления проектами, но у него есть некоторые недостатки. Вот некоторые недостатки, с которыми вы можете столкнуться при использовании Slack:

Минимальное хранилище

Slack не предлагает много места для хранения файлов или сохранения разговоров, которые вы ведете через Slack. Некоторые планы подписки могут предоставлять дополнительное хранилище, но компании должны платить за эту функцию. Один из вариантов использования Slack и возможности хранить свои файлы — это интегрировать Slack со службами облачных вычислений и обмениваться файлами из учетных записей с облачным хранилищем, а не хранить файлы в приложении Slack.

Отвлечение

Хотя Slack — полезный инструмент для общения в проектных командах, он также может отвлекать, если сотрудники используют его для разговоров, не связанных с работой. Разрешение членам команды вести личные беседы может помочь наладить отношения, что полезно для улучшения общения и совместной работы в командах. Чтобы снизить риск того, что Slack станет отвлекать, руководители проектов могут назначать ежедневные задачи, чтобы сотрудники выполняли свою работу и оставались продуктивными.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.