Как написать письмо нескольким людям (с шагами и примерами)

20 мая 2021 г.

Письма являются распространенной формой профессиональной переписки, используемой в различных отраслях. Может быть несколько причин для отправки профессионального письма одному или нескольким получателям. Понимание того, как правильно адресовать письмо нескольким людям, может помочь вам поддерживать профессионализм в общении на рабочем месте. В этой статье мы обсудим, когда следует адресовать письмо нескольким получателям, и предложим пошаговое руководство с дополнительными советами и примерами, которые помогут вам правильно адресовать письма.

Когда вам нужно адресовать письмо нескольким людям?

Понимание того, как адресовать письма нескольким получателям, может быть полезным для людей, которые используют профессиональную переписку как форму общения в своей карьере. Адресация писем нескольким людям может быть полезна, когда вам нужно передать одну и ту же информацию более чем одному человеку. Специалисты из различных отделов и отраслей могут отправлять письма нескольким получателям, когда:

• Коммуникация между отделами

• Общение с клиентами и заинтересованными сторонами

• Информирование клиентов об организационных изменениях

• Отправка писем с предложениями клиентам и поставщикам

• Отправка писем о намерениях

• Запрос финансирования

• Отправка заявлений об увольнении

• Отправка благодарственных писем

• Распространение служебных записок

• Завершение контрактов

• Объявление о новых политиках

Как адресовать письмо нескольким людям

Используйте это руководство, чтобы адресовать письмо нескольким людям:

1. Определитесь с форматированием

Первым шагом в адресации письма нескольким людям является определение того, нужно ли вам отправлять письмо на несколько адресов и как отформатировать заголовок. Например, если вы пишете нескольким людям из одной организации, вам нужно будет указать адрес только один раз в нижней части заголовка. Если вы пишете нескольким людям из разных организаций, вам нужно будет указать каждый адрес. Варианты форматирования для обращения к нескольким получателям:

• Один адрес: при отправке письма нескольким людям в одной организации вы можете просто указать полные имена каждого получателя в отдельных строках, прежде чем включать один адрес в нижней части заголовка.

• По одному адресу: при отправке письма нескольким получателям в разных местах часто лучше отправить каждому из ваших получателей отдельную копию, содержащую только их имя и адрес. Рассмотрите возможность добавления «cc:» после имен ваших получателей, чтобы сообщить им, кто еще получил письмо.

• Большие группы получателей. Если получателей слишком много, чтобы реально написать индивидуальный текст для каждого, например, если вы пишете членам большого комитета, может быть уместно написать одно письмо, адресованное всей группе.

Вы можете написать свой заголовок в верхнем левом углу вашего письма. Не забудьте указать любые официальные обозначения или названия должностей при написании имен ваших получателей и отделить каждого получателя запятой.

2. Напишите приветствие

После адресации вашего письма в соответствующем формате важно написать приветствие, которое соответствует вашей ситуации. Постарайтесь не забыть включить любые официальные обозначения или названия должностей и убедиться, что они соответствуют тем, которые используются в вашем заголовке. Подумайте о том, чтобы начать приветствие с «Уважаемый…» и закончить его двоеточием вместо запятой, чтобы оставаться формальным и профессиональным.

При письме одному получателю или группе людей вы можете просто написать их полное имя и должность или название группы. Если вы пишете нескольким получателям по одному и тому же адресу, вы можете указать каждое из их полных имен и должностей, разделенных запятой. Если каждый получатель принадлежит к другой группе, отделу или месту работы, вы можете включить круглые скобки, обозначающие эту информацию. Вы также можете включить дополнительную «копию:» в приветствие получателям с разных адресов.

3. Проверьте точность

Важно, чтобы вы использовали точную информацию при обращении к нескольким получателям, чтобы ваши письма дошли до нужных людей и чтобы вы адресовали их надлежащим образом. Перед отправкой письма обязательно проверьте следующие данные на правильность написания и точность:

• Название рабочих должностей

• Обозначения

• Названия организаций

• Адреса

• Департаменты

Примеры писем, адресованных нескольким людям

Ниже приведены несколько примеров успешных заголовков и приветствий, адресованных нескольким получателям:

Пример 1

Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям на один и тот же адрес:

Г-н Джеймс Локвуд, г-жа Белла Рэмси, г-жа Дженна Ларсон
Департамент безопасности
Блумфилд Кибер Интернэшнл
1234 W Chester Rd, Suite 300
Майами, Флорида 44499

Дорогие мистер Джеймс Локвуд, мисс Белла Рэмси и миссис Дженна Ларсон!

Пример 2:

Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по разным адресам:

Доктор Марк Пирсон
Копия: д-р Лилли Джонс, д-р Ричард Вейц
Кардиология
Больница общего профиля Митчелла
1234 Доктор медицины, офис 25
Рочестер, Нью-Йорк 33445

Уважаемый доктор Марк Пирсон!
Копия: д-р Лилли Джонс, д-р Ричард Вейц:

Пример 3:

Ниже приведен пример письма, адресованного большой группе людей по одному и тому же адресу:

Члены приемной комиссии
Приемная комиссия
Университет Ричфилда
1234 Учебный переулок, Костюм 900
Ричфилд, Висконсин 55440

Уважаемые члены приемной комиссии!

Советы по адресации писем нескольким людям

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам успешно адресовать письмо нескольким людям:

Соблюдайте формальности

Важно учитывать уровень формальности в профессиональной переписке. Если вы пишете коллегам, с которыми у вас налажены отношения, возможно, вы сможете использовать менее формальный язык своего письма. Если вы пишете новым знакомым, руководителям или инвесторам, лучше всего, чтобы язык вашего письма был формальным и профессиональным.

Обращайтесь к людям в приветствии

Обращаясь к большой группе людей в заголовке, например к совету или комитету, рассмотрите возможность индивидуального обращения к каждому члену группы в своем приветствии, если их меньше восьми. Это может добавить чувство личной связи к письму, адресованному большой группе, и может помочь вашим читателям почувствовать личное признание.

Сопоставьте свой конверт с заголовком

Важно, чтобы формат заголовка соответствовал формату почтовой информации на конверте. Убедитесь, что информация согласуется между ними, чтобы ваша корреспонденция оставалась аккуратной, профессиональной и без расхождений.