Как написать отказное письмо перед собеседованием (с примером и советами)

Письма с отказом перед собеседованием являются важной частью процесса найма. Составляя эффективное письмо с отказом перед собеседованием, вы даете кандидатам ценную обратную связь, укрепляете позитивные отношения между соискателями и вашей организацией и освобождаете их для продолжения поиска работы. В этой статье мы объясним, почему вы должны написать письмо с отказом перед собеседованием, перечислим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы составить его, и приведем пример эффективного письма с отказом перед собеседованием.

Что такое отказное письмо перед собеседованием?

Письма об отказе, также известные как письма об отказе от собеседования, письма об отказе кандидата или письма об отказе перед собеседованием, представляют собой письма или электронные письма, которые информируют кандидатов о том, что их заявка не прошла отбор на вакансию в вашей организации. Вы должны отправить письмо с отказом любому кандидату, который не переходит к следующему этапу процесса отбора. В своем письме об отказе вы можете указать, не попали ли эти кандидаты в шорт-лист, потому что они не соответствовали требованиям или просто были другие кандидаты, более подходящие для этой роли.

Почему перед собеседованием нужно написать отказное письмо сотруднику?

Когда вы отправляете заявителям письмо с отказом, вы:

• Проявление уважения к их времени и энергии: кандидаты часто тратят значительное количество времени и энергии на свое резюме и заявки. Подтверждая их заявку и информируя их о ее статусе в процессе найма, вы даете им понять, что цените их усилия. Зная, что они не смогли попасть в шорт-лист, они могут продолжить поиск работы и подать заявку на другие вакансии.

• Защита бренда организации: соискатели часто делятся своим опытом с друзьями и семьей. Открыто общаясь со всеми кандидатами, даже с теми, кто не смог пройти процесс найма, вы можете поддерживать положительную репутацию и имидж бренда.

• Поддержание позитивных отношений с соискателями. Несмотря на то, что другие кандидаты могут быть более квалифицированными для рассматриваемой должности, есть шанс, что не прошедшие соискатели могут в будущем претендовать на другие вакансии.

Как написать отказное письмо перед собеседованием

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы составить эффективное письмо с отказом перед собеседованием:

1. Определитесь со способом доставки

Вы можете отправить письмо с отказом от собеседования по почте или по электронной почте, в зависимости от предпочтений вашей организации. Поскольку большинство заявок в настоящее время заполняются онлайн, большинство компаний отправляют электронные письма с отказом. Это также сводит к минимуму время доставки, позволяя быстрее информировать соискателей.

2. Отформатируйте письмо с отказом

Если вы отправляете письмо с отказом по почте, вы должны приложить фирменный бланк с адресом организации в правом верхнем углу. Затем вы должны пропустить строку и указать текущую дату, а затем пропустить еще одну строку и указать имя и адрес заявителя. Эти шаги не нужны для электронного письма с отказом. Вместо этого вы должны создать краткую строку темы, которая включает название должности и цель электронного письма.

После включения этих основных деталей остальная часть форматирования письма с отказом остается неизменной, независимо от способа доставки. Вы должны включить ключевые функции, такие как:

• Приветствие: обычно лучше всего обращаться к читателю, используя слово «дорогой», за которым следует его имя. Если вы используете название для заявителя, убедитесь, что оно уместно.

• Основная часть: В тексте вашего письма с отказом следует поблагодарить кандидата за его заявку, объяснить, почему ему не удалось попасть в шорт-лист, и пожелать ему успеха при подаче заявления на будущие должности в организации.

• Завершение: Как и в любой профессиональной переписке, вы должны заканчивать свое письмо чем-то вроде «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Вы также должны указать свое имя, подпись (если отправляете письмо по почте) и роль в компании.

3. Будьте ясны и лаконичны

Письма об отказе должны кратко предоставлять кандидатам информацию, относящуюся к статусу их заявления. Помимо демонстрации уважения к их времени, это также обеспечивает ясность, избегая длинных и потенциально запутанных объяснений.

4. Оставайтесь профессиональным и добрым

Несмотря на сообщение, хорошо составленное письмо с отказом должно вызывать у кандидатов чувство признательности и уважения. Это может помочь соискателям сохранить уровень уважения и восхищения компанией, а также побуждает их использовать будущие возможности в этой организации.

Советы по написанию письма с отказом кандидату перед собеседованием

Следуйте этим полезным советам при составлении письма с отказом перед собеседованием:

• Оставайся позитивным. Несмотря на то, что вы отклоняете их заявку, вы должны предоставить положительные подтверждения, похвалив впечатляющий опыт и/или навыки кандидата. Вы также можете сообщить им, если считаете, что они могут иметь право на альтернативные или будущие вакансии в вашей организации.

• Обеспечьте немедленную обратную связь. После составления шорт-листа вы должны немедленно отправить отзыв проигравшим кандидатам. Это обеспечивает закрытие и позволяет им продолжить поиск работы.

• Не давайте соискателям ложных надежд. В письме об отказе должно быть четко указано статус заявления кандидата и его обоснование. Кроме того, не поощряйте кандидатов подавать заявки на будущие вакансии, если им не хватает необходимых знаний, навыков или опыта.

Образец письма об отказе перед собеседованием

Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве руководства при создании собственного письма с отказом перед собеседованием:

[Organization’s name]
[Organization’s address]

[Date]

[Applicant’s name]
[Applicant’s address]

дорогая [applicant’s name],

Спасибо за ваш интерес к [organization’s name] и [name of position] роль, на которую вы претендуете. Мы проверили вашу квалификацию, и в связи с [reasoning]мы выбрали других кандидатов для дальнейшего рассмотрения.

Комитет по найму ценит ваше заявление и время, которое вы вложили в него. Мы рекомендуем вам подавать заявки на вакансии в нашей организации, на которые вы будете претендовать в будущем.

Удачи в ваших будущих начинаниях.

Искренне,
[Your name]
[Your role]

Шаблон письма с отказом перед собеседованием

Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве руководства при создании собственного электронного письма с отказом перед собеседованием:

Тема: Вакансия для [job title]

дорогая [applicant’s name],

Спасибо за ваш интерес к [organization’s name] и [name of position] роль, на которую вы претендуете. Мы проверили вашу квалификацию, и в связи с [reasoning]мы выбрали других кандидатов для дальнейшего рассмотрения.

Комитет по найму ценит ваше заявление и время, которое вы вложили в него. Мы рекомендуем вам подавать заявки на вакансии в нашей организации, на которые вы будете претендовать в будущем.

Удачи в ваших будущих начинаниях.

Искренне,
[Your name]
[Your role]

Пример письма об отказе перед собеседованием

Вот образец письма об отказе от собеседования:

Абсолютно сказочно
5678 Главная улица
Тампа, Флорида 33605

14 мая 2021 г.

Катрина Даннинг
1234 E 7-я авеню.
Филадельфия, Пенсильвания, 19019

Дорогая Катрина,

Мы ценим ваш интерес к позиции менеджера по работе с клиентами здесь, в ADsolutely Fabulous. Комитет по найму рассмотрел вашу квалификацию, и из-за отсутствия у вас опыта мы рассматриваем других кандидатов для дальнейшего рассмотрения.

Спасибо за ваше приложение и время, которое вы вложили в него. Мы надеемся, что в будущем вы продолжите подавать заявки на вакансии в нашей организации.

Еще раз спасибо и удачи в поиске работы.

От имени приемной комиссии
Эль Родригес
Начальник отдела кадров

Пример электронного письма с отказом перед собеседованием

Вот пример эффективного электронного письма с отказом без собеседования:

Тема: Вакансия копирайтера

Дорогой Эдвард,

Мы ценим ваш интерес к нашей открытой вакансии копирайтера в MultiMedia Productions. Комитет по найму проверил вашу квалификацию, и мы рассматриваем других кандидатов с большим опытом и отраслевыми знаниями.

Спасибо за ваше приложение и время, которое вы вложили в него. Мы надеемся, что по мере роста ваших навыков вы и впредь будете подавать заявки на вакансии в нашей организации.

Еще раз спасибо и удачи в поиске работы.

С уважением, Томас Браун.
Начальник отдела кадров