Как написать отчет о закрытии проекта за 10 шагов
Выполнение конечной цели проекта может быть удовлетворительным, но проект официально не заканчивается, пока вы не подадите окончательные документы и не получите их одобрение. Этот окончательный документ называется заключительным отчетом, и он важен, поскольку часто содержит ценную информацию для высшего руководства и заинтересованных сторон. С помощью правильных инструментов вы можете легко создать эти записи и завершить свой проект. В этой статье мы обсудим, что такое отчет о закрытии проекта, что включать в эти документы и как создать свой собственный отчет.
Что такое отчет о закрытии проекта?
Отчет о закрытии проекта — это последний результат, представленный в конце проекта, и он измеряет общий успех проекта. Менеджер проекта записывает детали каждой фазы проекта и дает возможность как себе, так и высшему руководству определить, какие части проекта сработали, а какие нет. Это также позволяет компании анализировать, как совершенствоваться в будущем и использовать передовой опыт для будущих проектов.
Эти отчеты свидетельствуют о тяжелой работе команды и о том, как они выполнили свои конкретные задачи. Они также могут включать отзывы заинтересованных сторон и членов команды, которые работали над проектом. Отчеты о закрытии проекта важны, потому что их можно использовать для закрытия контрактов, высвобождения ресурсов проекта для остальной части компании, передачи окончательной информации заинтересованным сторонам и планирования оперативного перехода.
Что включить в отчет о закрытии проекта
Отчеты о закрытии проекта могут различаться по объему или содержанию в зависимости от размера и сложности проекта, но обычно они содержат одну и ту же основную информацию. Вот список общих сведений, которые фигурируют в отчетах о закрытии проекта:
Первоначальные руководящие принципы проекта, включая запросы заинтересованных сторон, бюджет и сроки
Доказательство того, что объективные цели были достигнуты
Доказательство того, что клиенты получили свои результаты
Счета-фактуры от поставщиков, заинтересованных сторон или других источников
Освобождение или передача записей об оставшихся ресурсах
Подробные обзоры эффективности на каждом этапе проекта
Обратная связь от высшего руководства, членов команды и заинтересованных сторон
Отдельная папка со всеми файлами проекта и сообщениями для архивных целей
Запрос на одобрение закрытия проекта
Как создать отчет о закрытии проекта
Вот список шагов, которые помогут вам создать отчет о закрытии вашего следующего проекта:
1. Подпишите документ
Отчет о закрытии проекта обычно начинается с названия проекта, названия команды или имен ее отдельных членов, имени руководителя проекта, исполнительных спонсоров и текущей даты в верхней части документа. Эта информация упрощает организацию отчета и помогает высшему руководству или заинтересованным сторонам определить специфику проекта. Указание имени ответственной группы или ее членов также может облегчить руководству контактирование с командой в случае возникновения дополнительных вопросов или разъяснений.
2. Напишите обзор проекта
Обзор проекта обычно включает в себя цель проекта, необходимые процедуры и то, как эти процедуры выполнялись. Он также включает краткий обзор рассматриваемой проблемы или возможности, целей проекта и показателей успеха. Ваш обзор может также включать в конце итоговое заявление, которое дает общее представление о том, что включает в себя отчет.
3. Опишите достижения, итоги и результаты проекта.
В разделе под обзором вы можете объяснить, какие ключевые показатели эффективности (KPI) команда использовала для измерения успеха, целевых результатов и любых достижений, связанных с достижением этих целей. Рассмотрите возможность перечисления целевых показателей в виде таблицы, в которой описывается цель, прогнозируемая дата завершения и фактическая дата завершения. В этом разделе анализируется весь проект в отношении этих показателей успеха и рассказывается, что вызвало каждый положительный или отрицательный результат.
4. Опишите объем проекта
Масштаб проекта объясняет конкретные цели, результаты, характеристики продукта или услуги, задачи и сроки. В нем также описывается все, что входило в завершение проекта от начала до конца. Вы можете проанализировать и сравнить масштаб с фактическими сроками и стоимостью проекта, чтобы увидеть отклонения в сроках, стоимости или ресурсах. В этой части отчета более подробно рассматриваются детали проекта, перечисленные в обзорном заявлении.
5. Проведите анализ эффективности проекта
Анализ эффективности проекта является одной из наиболее важных частей отчета, поскольку он расширяет масштаб и предоставляет информацию о бюджете, графике, целях и успехах. Вот три основных раздела, которые вы можете включить в эту часть отчета:
Цели и объективная производительность: это объясняет первоначальные цели проекта, сколько из этих целей вы достигли и какие цели вы скорректировали в ходе проекта.
Производительность критериев успеха: в этом разделе рассматриваются ваши ключевые показатели эффективности, показатели производительности и то, как вы определили успех для этого конкретного проекта. Объясните, как, когда и если проект достиг своих целей производительности.
Выполнение расписания и бюджета: в этом разделе вы можете описать расписание и бюджет, установленные для проекта, а также то, уложилась ли команда в эти ограничения. Если команда не осталась в этих пределах, укажите причины.
6. Выделите проблемы и риски, которые возникли
В этом разделе подробно описаны проблемы и риски, с которыми пришлось столкнуться на протяжении всего срока реализации проекта, а также информация о том, как эти проблемы повлияли на другие области проекта, такие как бюджет и график. Вы также можете перечислить риски, такие как условия работы или бюджетные ограничения. Это может быть полезно для дальнейшего использования при планировании других проектов.
7. Напишите об извлеченных уроках, предложениях для будущих проектов и комментариях менеджера проекта.
Список проблем, которые команда преодолела во время проекта, и то, чему участники научились в процессе, может быть полезен для дальнейшего использования. Команды, работающие над будущими проектами, могут просмотреть эту информацию, чтобы избежать подобных проблем. Команда также может получить советы от высшего руководства или заинтересованных сторон, и включение этой информации может быть полезно другим командам.
Вы также можете перечислить будущие рекомендации по реализации или завершению проектов, основанные на опыте проекта, о котором вы сообщаете. Команда, менеджер проекта и заинтересованные стороны могут счесть полезным оставлять комментарии к конечному продукту или результату. Эти рекомендации могут улучшить общее завершение и получение других проектов. Рекомендации могут включать предложения по срокам, комментарии по использованию ресурсов или корректировки бюджета для аналогичных проектов.
8. Создайте финансовую сводку
В финансовой сводке отчета о закрытии проекта указана стоимость каждого ресурса, текущие расходы, прогнозируемый бюджет и фактически затраченные деньги. Вы можете отформатировать этот раздел как две таблицы, разделенные стоимостью ресурсов и текущими затратами, чтобы улучшить читаемость и эффективно организовать финансовую информацию проекта. Внизу таблицы также может быть раздел примечаний, объясняющий любые отклонения в стоимости или дополнительные причины для запроса дополнительных средств, если они нужны вам для завершения проекта.
9. Опишите передачу операций
Вы можете описать передачу операций, перечислив текущие задачи и способы их передачи операциям, включая определение операционных ролей. Перечислите каждую задачу и краткую информацию, связанную с ней, операционную роль, имя человека в этой роли и дату перехода. В этом разделе представлена документация для официальных отчетов.
10. Запросите одобрение закрытия проекта
Последним шагом в создании отчета о закрытии проекта является запрос на утверждение закрытия, когда высшее руководство и заинтересованные стороны могут разрешить официальное завершение проекта. Вы также можете отформатировать этот раздел в виде таблицы с разделами, включая метки для каждой роли, места для подписей и текущую дату. Этот раздел важен, потому что он означает, что все процессы управления проектом завершены и все соответствующие стороны одобряют конечный продукт.