Как написать объем работ для любой отрасли (плюс пример)

25 марта 2022 г.

Составление документа объема работ, обычно называемого SOW, является важным компонентом успешного управления проектом. Создание этого документа позволит всем членам вашей команды оставаться максимально информированными на всех этапах жизненного цикла проекта. Если вы хотите организовать свои мысли, сообщить о целях проекта и четко обозначить цели для вашей команды, полезно написать объем работ.

В этой статье мы объясним, что такое объем работ, рассмотрим, почему это важно, предоставим пошаговое руководство по написанию ТЗ и предоставим вам шаблон и пример одного из них.

Что такое объем работ?

Объем работ — это описательный документ или рабочее соглашение, которое содержит всю информацию о размере проекта, целях, которые команда должна достичь к концу проекта, и шагах, необходимых для завершения проекта. Вы можете создать SOW, когда несколько сторон работают вместе над проектом и необходимо выполнить определенные требования. Этот документ обычно включает в себя введение, объективный обзор, план ожидаемой работы и задач, график результатов, план внедрения и заключение или подпись.

Как правило, объем работ включает следующие стандартные компоненты:

• Цели проекта: сюда входят все цели, которые команда должна достичь по ходу проекта, а также после его завершения.

• Временная шкала. Сюда входят точные временные рамки начала и окончания проекта, в том числе время начала и завершения определенных задач.

• Ожидаемые результаты: сюда входят конкретные результаты, которые должны быть достигнуты к моменту завершения проекта.

• Результаты: это включает в себя точный продукт или продукты, которые проект должен поставить к его завершению.

• Условия: это включает в себя любые положения, которые команда должна соблюдать или выполнять, или требования, которым необходимо соответствовать.

• Финансовая информация: сюда входят данные бухгалтерского учета, например, сколько может стоить выполнение проекта, сколько заработает каждый член команды, а также как и когда ему будут платить.

• Управление: сюда входит информация об административных деталях, например, кто отвечает за утверждение финансовых решений или кто может согласиться с конкретными условиями.

Почему важен объем работы?

Рабочий документ важен по целому ряду причин, в том числе:

Содержит всю информацию о проекте

ТЗ предоставляют всю информацию о проекте, поэтому все, кто в нем участвует, остаются в курсе. Изложение всей информации о проекте может помочь команде убедиться, что она может рассмотреть все аспекты проекта. ТЗ также содержат всесторонний описательный план действий по проекту.

Обеспечивает направление

Объем работ действует как руководство по выполнению проекта. Благодаря своему обширному информативному содержанию SOW может предоставить средства управления, которые позволяют командам достигать своих целей и успешно выполнять проект. Наличие четко определенного направления может гарантировать, что все вовлеченные стороны знают, какие шаги следует предпринять для постоянного прогресса в проекте.

Устанавливает ожидания проекта

В этом документе также указаны все ожидаемые результаты, продукты и итоги, которые должен дать проект. Это помогает всем сторонам, участвующим в проекте, иметь одинаковые ожидания и стандарты. Это также позволяет всем участникам планировать объем работы, необходимый для удовлетворения этих ожиданий.

Как написать объем работ за 8 шагов

Написание эффективного объема работы может быть простым процессом. Выполните следующие восемь шагов при создании SOW:

1. Представьте проект

Чтобы начать свой рабочий документ, определите название вашего проекта, компанию и вовлеченную команду. Вы можете указать тип работы, которую должен выполнить проект. Вы также можете указать конкретный тип официального соглашения, которое поддерживает SOW, например, контракт или постоянное предложение.

2. Обобщите цели

Эта часть SOW имеет важное значение. В нем описывается, чего ваша команда надеется достичь, работая над этим проектом. Здесь вы можете кратко описать цели проекта. Вы также можете предоставить справочную информацию о проекте. Вы можете указать эту информацию в абзаце или маркированном списке.

3. Опишите фактический объем работ

В этом разделе вы подробно описываете основные цели проекта. В маркированном списке вы можете указать каждую цель проекта. Вы также можете написать эти цели в абзаце или двух, в зависимости от того, насколько широка область.

4. Детализируйте задачи проекта

Также важно описать, какие задачи должна выполнить команда. В этой части ТЗ вы можете указать, какие конкретные задачи и действия могут повлиять на ход проекта. Убедитесь, что вы включили все соответствующие задачи и кратко их описали.

5. Укажите график проекта

Все проекты имеют определенный график, которого должны придерживаться команды, чтобы добиться успеха в установленные сроки. Здесь вы можете подробно описать, как выглядит конкретное расписание вашего проекта. Вы можете быть настолько конкретными, насколько хотите, и указать дату и время завершения для каждой задачи, или вы можете создать общие вехи с соответствующими датами.

6. Перечислите результаты проекта

Затем подробно опишите точные продукты, итоги или результаты, которые должен предоставить проект после его завершения. Вы можете быть настолько конкретными, насколько хотите, при описании этих результатов. Установление результатов помогает вам детализировать план их реализации, что является важной частью их правильного создания.

7. Укажите план внедрения

Включение деталей плана внедрения для результатов вашего проекта не является обязательным требованием, но вы можете добавить эту информацию, если считаете, что это будет полезно. Ближе к концу вашего рабочего документа вы можете подробно описать, как вы планируете реализовать свои результаты в будущей работе или продуктах. Вы можете описать это, используя маркированный список кратких объяснений для абзаца или двух.

8. Государственные роли в управлении проектами

Ваш проект, скорее всего, включает в себя несколько различных управленческих или административных работ. В конце вашего документа SOW укажите, кто выполняет определенные административные обязанности или управленческие роли. Это важно для обмена информацией с членами команды, к которым они могут обратиться с конкретными вопросами.

Шаблон для написания объема работ

Наличие шаблона для использования при написании объема работ может помочь вам, когда придет время создать его самостоятельно. Вот один из них, который вы можете использовать для создания своего:

Название Проекта: [Official name of project]

Участвующие стороны: [Company or specific individuals’ names]

Введение:

[Explain what type of work the project team must complete. Detail what parties are to complete this work. State which type of formal agreement you’re aiming to create.]

Цели:

[Give context and background information about the purpose of the project.]

Объем работы:

[Create a list of project objectives.]

• Цель

• Цель

• Цель

• Цель

• Цель

Список заданий:

[Describe specific actions that the project team shall take to produce deliverables.]

• Задача первая

• Задача вторая

• Задача третья

• Задача четвертая

• Задача пятая

Расписание проекта:

[State timeline which overall project should adhere to. List specific dates by which project team should accomplish certain tasks. State certain milestones, if applicable.]

• Задача 1: дата начала задачи — дата окончания задачи

• Задача вторая: дата начала задачи — дата окончания задачи

• Задача третья: дата начала задачи — дата окончания задачи

• Задача четвертая: дата начала задачи — дата завершения задачи

Результаты проекта:

[A bulleted list of all specific products or outcomes the project shall deliver by its completion]

План принятия:

[One to two paragraphs describing the plan to implement deliverables]

Управление проектом:

[A detailed explanation of who handles which administrative tasks or activities.]

Пример объема работ

Вот пример объема работ для справки:

*Название проекта: Частичная реконструкция магазина одежды Кати*

*Участвующие стороны: Katya’s Klothing, Lambert-White Construction Solutions and Contracting*

Введение:

Результатом этого проекта должна стать частично переделанная версия Катиной одежды, разработанная и одобренная Lambert-White Construction Solutions and Contracting. Lambert-White Construction Solutions and Contracting должны завершить эту работу. Это официальное рабочее соглашение между Katya’s Klothing и Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Цели:

Частично переделайте одежду Кати, чтобы отразить новый дизайн, предоставленный Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Объем работы:

• Установить новое освещение

• Заменить напольное покрытие

• Полностью переделать ванную комнату

• Замена всех дверей в гардеробной.

• Покрасить все стены

• Заменить обои

Список заданий:

• Подпишите заказ на покупку обоев оптом

• Подтвердить выбор освещения

• Полный заказ на оптовую покраску

• Подпишите тип напольного покрытия

• Отключите и снова подключите электричество и воду

Расписание проекта:

• Начало проекта частичной реконструкции: 1 мая.

• Окраска стен: с 1 по 4 мая.

• Монтаж обоев: 4–5 мая.

• Установка нового освещения: 5 мая

• Укладка нового пола: 10–11 мая.

• Половина проекта: 15 мая

• Полная реконструкция ванной комнаты начинается: 5–31 мая.

• Замена двери в гардеробной: 5 мая

• Завершение проекта частичной реконструкции: 1 июня.

Результаты проекта:

• Обновленные люстры

• Стены свежевыкрашены и оклеены обоями

• Совершенно новые деревянные полы

• Большие двери в гардеробную

• Новый туалет, раковина, шкафы и туалетный столик в ванной комнате

Управление проектом:

Контактное лицо для экстренных случаев: Анна Катя Смит, владелец Katya’s Klothing

Руководитель проекта: Диллион Джонс, генеральный менеджер Katya’s Klothing

Бухгалтерский учет и вся финансовая информация и процессы: финансовый директор Фред Конрад

Строительство и подрядные работы: Джонатан Ламберт, владелец Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

План принятия:

Эти дополнения к Катиной одежде будут готовы к использованию после завершения проекта 1 июня. Магазин должен открыться для публики 2 июня, и к этому дню каждый новый товар должен полностью функционировать.