Как написать информационное письмо за 7 шагов (плюс пример)

3 января 2022 г.

Сильные навыки письма могут быть полезны для профессионалов в самых разных отраслях, включая образование, юридические услуги, здравоохранение и технологии. В своей профессиональной карьере вы можете писать письма клиентам, донорам и другим заинтересованным сторонам, чтобы наладить отношения и предоставить ресурсы. Изучение того, как писать различные типы деловых писем, таких как рекламные письма, запросы на информацию и информационные письма, может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

В этой статье мы даем определение информационным письмам, объясняем, почему вы можете написать один из этих документов, показываем, как написать его за семь шагов, и предоставляем шаблон, пример и советы, которые помогут вам.

Что такое информационное письмо?

Информационное письмо — это письменный документ, который рассказывает вашей аудитории о теме. Как правило, в этих письмах используется формальный тон и лаконичный язык для передачи информации. Вы можете доставить информационное письмо лично или отправить его через почтовую службу. Вы также можете отправить информационное письмо в виде вложения электронной почты в формате PDF для официальной переписки. Профессионалы во многих отраслях пишут информационные письма коллегам, клиентам, донорам, поставщикам и другим получателям.

Почему вы можете написать информационное письмо?

Информативные письма могут выполнять множество задач профессионального общения, в том числе:

• Информирование клиентов о смене персонала

• Представление нового директора или менеджера заинтересованным сторонам

• Объяснение новой некоммерческой программы донорам

• Заявление об уходе с должности или компании

• Ответ на письмо с вопросами о компании или программе

• Объяснение требований к окончанию школы для родителей старшеклассников

• Объявление инвесторам о слиянии или изменении названия

• Объяснение того, как использовать новый клиентский инструмент или портал

Как написать информационное письмо

Вот семь шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать информативное письмо:

1. Исследуйте свою тему

Поскольку цель информационного письма — донести факты до аудитории, вы можете начать процесс написания со сбора информации, которую планируете включить в письмо. Включите тему письма и любую информацию, которая может помочь аудитории понять, почему вы им пишете. Например, если вы пишете письмо, чтобы объяснить изменение условий обслуживания, вы можете включить информацию о предыдущих условиях, чтобы дать клиентам контекст для изменений. Вы можете составить список или схему ключевых деталей, чтобы убедиться, что вы включили все важные части информации.

2. Напишите заголовок письма

Заголовок письма, который является первой частью делового письма, содержит контактную информацию отправителя, чтобы получателю было легко ответить. Для письма на обычной бумаге укажите свое имя, должность и название компании, а затем адрес компании. Добавьте свой номер телефона и адрес электронной почты. Если вы используете фирменный бланк с названием и адресом компании, укажите только свое имя, должность и контактную информацию. После того, как вы напишете свою контактную информацию, добавьте дату в следующей строке.

3. Добавьте информацию о получателе

Перейдите к следующей строке после даты и добавьте информацию о получателе. Если вы пишете письмо одному человеку, укажите его полное имя и должность, а затем название компании и адрес, если это применимо. Вы можете опустить информацию о компании, если пишете кому-то по домашнему адресу. Например, вы можете указать название компании, когда пишете юристу об одном из их клиентов, но не когда пишете членам PTA.

Иногда вы можете не знать имени человека или отправить одно и то же письмо большой группе людей. Вы можете использовать титул человека для массовых рассылок или особых случаев, когда у вас нет имени получателя. Например, если вы пишете письмо менеджеру по найму, вы можете написать «Менеджер по найму», а затем информацию о компании. Если вы пишете группе родителей в родительском комитете, вы можете адресовать письмо «Родителям старших классов средней школы Джерси-лиги».

4. Набросайте текст письма

Начните этот раздел с заявления, в котором резюмируется причина, по которой вы написали. Это тематическое предложение может помочь вашей аудитории понять тему и побудить их читать дальше. После описания темы включите детали из вашего предварительного письма, которые поддерживают и объясняют тему. Основная часть вашего информационного письма может состоять из одного абзаца или нескольких, в зависимости от того, сколько информации вы включаете по теме.

Например, если вы пишете письмо, чтобы объяснить новую политику в отношении доноров для некоммерческой организации, вы можете начать с заявления, в котором говорится, что представляет собой новая политика и когда она вступит в силу. Затем вы можете объяснить, почему руководство организации решило принять эту новую политику, и предоставить информацию о влиянии этой политики на текущие и будущие пожертвования. Вы можете разделить свое письмо на абзацы для каждой новой темы.

5. Напишите заключение

В своем заключении вы можете включить информацию о том, как связаться с вами или побудить ваших читателей выполнить определенное действие. Например, если вы пишете информационное письмо клиентам ветеринарного кабинета о новом портале для пациентов, вы можете повторить инструкции по созданию учетной записи и попросить получателей зарегистрироваться при первой же возможности. Вы также можете рассказать своим читателям о своем расписании или предпочтительном способе связи, чтобы они могли легко задавать вам вопросы. Завершив письмо, завершите его заключительным словом или фразой, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», а также своим именем.

6. Проверьте свое письмо

Когда вы закончите составление письма, прочитайте его еще раз, чтобы определить области, которые нужно улучшить. Вы можете прочитать его вслух про себя, останавливаясь, когда дойдете до фраз или слов, которые можно было бы исправить. В зависимости от содержания вы можете попросить коллегу или руководителя прочитать письмо и оставить отзыв о вашей структуре и выборе слов. Например, ваш менеджер может предложить добавить дополнительную справочную информацию, чтобы помочь читателям понять тему. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для проверки грамматики, чтобы выявить проблемы с пунктуацией, использованием местоимений или согласованием глаголов.

7. Отправьте письмо

Если вы отправляете письмо по почте или доставляете его лично, вы можете распечатать письмо на бланке или бланке. После того, как вы распечатаете письмо, вы можете поставить свою подпись над или под своим именем в конце. Поместите письмо в конверт и адресуйте его перед доставкой или отправкой по почте. Вы также можете отправить свое письмо в формате PDF или по электронной почте, и в этом случае вы можете добавить цифровую подпись перед отправкой письма. При отправке обычного письма нескольким получателям укажите их адреса электронной почты в поле «Скрытая копия», чтобы их информация оставалась конфиденциальной.

Образец информационного письма

Вот шаблон, который вы можете использовать для написания информационного письма:

[Your name]
[Your title]
[Company name]
[Company address]
[Your phone number]
[Your email address]

[Date]

[Recipient’s name, if known]
[Recipient’s title]
[Recipient’s company, if applicable]
[Recipient’s company address, if applicable]

дорогая [Recipient name or title, if name is unknown],

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что [summarize the topic]. [Include additional information to help your reader understand the topic].

Пожалуйста, свяжитесь со мной по [preferred method of contact] если у вас есть вопросы по содержанию этого письма.

Искренне,
[Your signature]
[Your name]

Образец информационного письма

Вот пример информационного письма, которое вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного:

Кристи Скотт
Директор Центра карьеры
Средняя школа Джулиуса М. Нормана
6787 Олд Ли Милл Драйв
Амперсанд, Висконсин 00201
c.scott@juliusmnorman.edu
(414) 444-4444

9 декабря 2021 г.

Колин Липински
Директор по связям с общественностью
Риальто Технолоджи Энтерпрайзис
2253 бульвар Мерримак
Амперсанд, Висконсин 00213

Дорогой Колин Липински,

Я пишу это письмо в ответ на ваш вопрос об Инициативе стажировки в местном бизнесе в Центре карьеры средней школы Джулиуса М. Нормана. Мы рады узнать о вашем интересе со стороны Rialto Technology Enterprises и готовы обсудить потенциал партнерства между Rialto Technology Enterprises и Центром карьеры. Как местный лидер в технологическом секторе, Rialto Technology Enterprises может стать ценным партнером для этой новой программы.

Наша инициатива по стажировке в местном бизнесе — это партнерство между Центром карьеры средней школы Джулиуса М. Нормана и местными компаниями, которое дает нашим студентам возможность ежедневно работать в самых разных отраслях. Студенты подают заявки на стажировку, предоставив две рекомендации преподавателей и эссе, объясняющее их интерес к отрасли выбранной ими компании. Если они получают должность, они посещают стажировку после школы два дня в неделю и ведут еженедельный журнал своего опыта.

За каждым стажером закреплен наставник от компании, который позволяет студенту наблюдать за его работой и ставит перед ним задачи на период стажировки. Как правило, сотрудники нашего Центра карьеры работают с представителем компании, чтобы выбрать идеальных наставников для наших студентов. Эта программа может быть полезным опытом для специалиста по технологиям, который заинтересован в том, чтобы помочь преданному студенту определить свои карьерные цели и развить навыки на рабочем месте.

Пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу cscott@juliusnorman.edu или по телефону (414) 444-4444, если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите обсудить нашу партнерскую программу более подробно. Мой рабочий день с 8:30 до 15:00 с понедельника по пятницу.

Искренне,
Кристи Скотт

Советы по написанию информационного письма

Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для написания эффективных информативных писем:

Объясните, почему информация важна

Связь вашей информации с потребностями вашей аудитории может гарантировать, что они внимательно прочитают письмо и будут следовать любым инструкциям, которые вы включаете. Когда вы исследуете свою тему, подумайте о причине, по которой вы пишете, и включите детали, которые показывают, как эта тема может повлиять на ваших читателей. Например, если вы пишете письмо спонсорам, объясняя новую программу работы с общественностью для некоммерческой организации, включение исторической справки о целевых сообществах может помочь вашим читателям понять, почему эта программа важна для организации. Вы также можете связать тему с миссией или ценностями вашей организации.

Учитывайте свой язык

Когда вы пишете информативное письмо, используйте формальный, но доступный язык. Если вы пишете получателю из той же отрасли, вы можете использовать технические термины, но если ваша аудитория не относится к вашей отрасли, может быть полезно определить любые ключевые термины, которые вы используете. Например, если вы пишете письмо родителям спортсменов средней школы о новых требованиях к оценкам, вы можете определить такие термины, как «взвешенный средний балл» или «официальная стенограмма», чтобы все поняли. Определение ключевых терминов также может помочь вам обучить вашу аудиторию, что может дать им дополнительную ценность.

Сохраняйте копии писем и ответов

Одним из преимуществ письменного общения является возможность вести записи разговоров, которые могут пригодиться позже. Вы можете хранить цифровые или бумажные копии своих писем и любых ответов в одном файле, что позволит вам легко получить доступ к информации позже. Например, если вы пишете письмо в организацию PTA каждый год, вы можете просмотреть ответы за предыдущие годы, чтобы предсказать вопросы, которые могут возникнуть у вашей аудитории в этом году. Эта информация может помочь вам добавить вспомогательные детали, поясняющие тему.